Organizacja konferencji z usługą hotelarską – Warszawa

Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.

Kompleksowa organizacja 2-dniowej konferencji (8–9 kwietnia 2027 r.) dla grupy ok. 125 osób (z możliwością zwiększenia do 143 lub zmniejszenia do 107) w jednym hotelu co najmniej 4-gwiazdkowym, położonym w odległości do 150 km od Dworca Centralnego w Warszawie, na terenie zielonym, z basenem i strefą SPA.

W zakres wykonawcy wchodzi:

• zapewnienie min. 125 pokoi 1-osobowych ze śniadaniem (do 143 pokoi), w tym min. 20 pokoi dla gości VIP dostępnych od godz. 12:00 pierwszego dnia;
• wynajem sali konferencyjnej na 150 osób (ustawienie teatralne) na 2 dni wraz z pełnym wyposażeniem audiowizualnym (projektor, ekran, laptop, nagłośnienie, min. 4 mikrofony, flipchart) oraz zapleczem technicznym;
• wynajem dodatkowego zamykanego pomieszczenia biurowego (min. 10 m²) z komputerem i drukarką oraz punktu recepcyjnego konferencji na 2 dni;
• pełne wyżywienie uczestników: 2× śniadanie (drugi dzień), 2× obiad (bufet, w tym zupa krem, danie mięsne, rybne i wegańskie, desery), 1× kolacja pierwszego dnia (bufet z open barem do 7 godzin) oraz 2× serwis kawowy z przekąskami — łącznie 5 posiłków/serwisów × 125 osób (do 143);
• obsługa gastronomiczna i kelnerska oraz zapewnienie zastawy porcelanowej, sztućców metalowych i serwetek;
• oprawa muzyczna kolacji (DJ) wraz z uregulowaniem ZAIKS-u;
• zapewnienie personelu: koordynator obecny obligatoryjnie, 2 hostessy/hostów w jednakowych strojach, osoba do obsługi technicznej sali przez cały czas konferencji;
• zapewnienie 120 miejsc parkingowych;
• dostęp uczestników bez ograniczeń i bez dodatkowych opłat do infrastruktury hotelu (basen, SPA, kręgle, boiska itp.);
• ubezpieczenie uczestników od następstw nieszczęśliwych wypadków, w tym kosztów leczenia;
• oznakowanie i identyfikacja wizualna konferencji (oznaczenia dojścia, sali, ścianki typu roll-up, ścianka prasowa);
• świadczenie całej usługi w jednej lokalizacji (jeden obiekt hotelowy).

Wymaga skoordynowania wielu komponentów (noclegi, gastronomia, sala, obsługa, oprawa muzyczna, parking, ubezpieczenie) w jednym obiekcie hotelowym 4 dla stosunkowo dużej, ale zmiennej grupy uczestników, z zachowaniem szczegółowych standardów jakościowych posiłków i wyposażenia.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

• Kara za odstąpienie z winy wykonawcy: 10% wynagrodzenia brutto (§6 ust. 1).
• Kara za niezrealizowanie spotkania: 50% wynagrodzenia brutto (§6 ust. 4 lit. d).
• Kara za nieprawidłowe wykonanie: 5% wynagrodzenia brutto za każdy przypadek (§6 ust. 9).

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi