Rozstrzygnięty
Organizacja stoisk narodowych na targach zagranicznych – Warszawa
POLSKA AGENCJA INWESTYCJI I HANDLU S.A.0 aktualnych · 54 w archiwum·NIP 5260300167·mazowieckie
Rozstrzygnięcie
Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.
WygrałaKonsorcjum: GMSYNERGY SP. Z O.O. (Lider) oraz LDS SP. Z O.O. (Partner)
Kwota oferty10 551 962,91 zł
Złożonych ofert1
Widełki ofert10 551 962,91 zł – 10 551 962,91 zł
Najtańsza oferta wygrałatak
Przedmiot zamówienia
AIKompleksowa organizacja Stoisk Narodowych na 19 zagranicznych targach w 7 sektorach (kosmetyczny, maszyn i urządzeń, meblarski, motoryzacyjny, pojazdów szynowych, statków specjalistycznych/jachtów/łodzi, wysokich technologii bezpieczeństwa) w latach 2027–2028, obejmująca łącznie ok. 1 711,5 m² powierzchni wystawienniczej (pozycje 56–141 m² każda).
W ramach każdego z 19 wydarzeń wykonawca zapewnia:
- rezerwację i opłatę powierzchni (dla wybranych targów wskazanych w OPZ) wraz z dostępem do mediów;
- indywidualny projekt architektoniczny stoiska (wizualizacje, rzuty, plan instalacji, opis materiałów) wraz z uzyskaniem akceptacji organizatora targów;
- zabudowę i aranżację stoiska (ściany min. 4 m, podłoga podniesiona podświetlana LED, podwieszenie z brandingiem 3D, oświetlenie LED, przestrzeń narracyjna indywidualna dla sektora) oraz wyposażenie: lada recepcyjna z obniżonym segmentem, min. 10 stolików z 4 krzesłami, 2 hokery, 10 stojaków na materiały, infokiosk 50" 4K, gabloty ekspozycyjne podświetlane (różna liczba wg sektora, łącznie do 18 szt. na stoisko), 2 ekrany (≥70" i ≥55"), 8 donic z żywymi roślinami, salonik VIP (≥6 m²) i zaplecze kuchenno-magazynowe;
- ciągłą obsługę gastronomiczną (kawa, herbata, soki, woda, przekąski) szacowaną na 150–200 odwiedzających dziennie, w tym poczęstunek bankietowy (po 300 szt. ciastek, mini-kanapek i mini-wrapów) w wybranym dniu;
- obsługę techniczną stoisk, sprzątanie i gospodarkę odpadami;
- prywatną sieć Wi-Fi (500/100 Mb/s), nagłośnienie, tło muzyczne, mobilny zestaw konferencyjny z 2 mikrofonami bezprzewodowymi;
- obsługę audiowizualną i fotograficzną (1 osoba = operator kamery + fotograf + montażysta): 2–3-minutowy film 4K w polskiej i angielskiej wersji napisów + min. 50 zdjęć z każdych targów;
- przygotowanie cyfrowego folderu promocyjnego (PDF, 16:9, kod QR na stoiskach);
- produkcję, branding i transport materiałów promocyjnych: 1 900 toreb bawełnianych, 5 700 cukierków krówek, 5 700 śliwek w czekoladzie, 304 bombonierki z 12 śliwkami, 152 apaszki jedwabne 70×70 cm i 152 poszetki jedwabne 25×25 cm (z polskich produktów premium);
- dedykowanego Koordynatora Stoiska (ang. min. C1, doświadczenie z 6 targów narodowych, umowa o pracę), Eksperta branżowego (ang. C1, doświadczenie moderacyjne) oraz min. 2 hostessy/hostów (ang. C1, jeden dodatkowo język lokalny C2);
- transport lokalny pojazdem 9-osobowym (8 pasażerów + kierowca) do 200 km dziennie przez całe wydarzenie ±2 dni;
- ubezpieczenie OC (min. 9 mln zł, w tym min. 500 tys. zł na stoisko) oraz ubezpieczenie samych stoisk.
Zamówienie jest jednoczęściowe.
Trudność: wysoka
19 międzynarodowych wydarzeń w 7 różnych branżach, rozsianych po kilkunastu krajach, wymaga równoległej koordynacji dedykowanych zespołów, zaawansowanej zabudowy targowej premium, wielu wytwornych materiałów promocyjnych, produkcji audiowizualnej 4K i obsługi logistycznej na napiętych terminach.
Terminy realizacji
Termin realizacji
Wydarzenia targowe: 1.01.2027 – 31.03.2028; rozliczenie do 31.05.2028
Wydarzenia targowe: 1.01.2027 – 31.03.2028; rozliczenie do 31.05.2028
Warunki udziału
AI1Koordynator Stoiska — angielski C1; min. 6 wydarzeń targowych w ostatnich 3 latach; oddzielna osoba na każde wydarzenie z nakładającymi się terminami i min. 7 dni przerwy między zakończeniem demontażu a kolejnym wydarzeniem; zatrudnienie na umowę o pracę; CV najpóźniej 60 dni przed targami.
2Ekspert branżowy — min. 10 wystąpień jako moderator lub prelegent w ostatnich 3 latach; polski i angielski C1; obecność wszystkie dni targów w godzinach otwarcia; CV najpóźniej 45 dni przed targami.
Pozostałe 5 warunków po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Wstępny Projekt stoiskakryterium pozacenowe, eksperckie
0%
Cena oferty bruttokryterium cenowe, ryczałt
0%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Termin składania ofert przypada na okres wakacyjny (31 sierpnia)
Termin w okresie wakacyjnym (lipiec-sierpień) może ograniczać liczbę oferentów ze względu na urlopy.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: w projekcie umowy (zał. nr X) — stawki z PPU.
- Wadium: 200 000,00 zł (słownie: dwieście tysięcy złotych 0/100).
- Kara za brak polisy OC: jednorazowa, zgodnie z § 8 ust. 2 PPU.
Pytania i odpowiedzi
29Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Czy na projekcie ma być wskazana przestrzeń, która może zostać zaadaptowana na przestrzeń narracyjną (bez ilustrowania elementów przykładowej aranżacji).
Zgodnie z zapisem w Rozdziale XXII. Pkt. 3.2.2 Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) „W celu zapewnienia jednoznaczności i porównywalności ofert oraz zagwarantowania, że ocenie w ramach kryterium podlegać będą wyłącznie elementy uniwersalnej koncepcji stoiska, Zamawiający wymaga, aby Wstępny Projekt stoiska nie zawierał elementów przestrzeni narracyjnej. Oferta zawierająca Wstępny Projekt stoiska z elementami przestrzeni narracyjnej będzie uznana za niezgodną z warunkami zamówienia i podlegać będzie odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp.”
1Pkt 3.2.13 SWZ stanowi, że elementów projektu ocenianych w kryterium nie wolno zmieniać na etapie realizacji. Rozdz. V pkt 2 OPZ stanowi, że Zamawiający może zmienić wszystkie elementy zaprezentowane w ofercie. Które postanowienie obowiązuje? Prosimy o usunięcie jednego z tych zapisów — obecnie wykluczają się wzajemnie i nie wiadomo, co wykonawca faktycznie oferuje.
Rozdział V pkt. 2 ust. 5-7) stanowią, że „Punktem wyjścia dla opracowania projektu stoiska dla danego Wydarzenia jest propozycja przedstawiona przez Wykonawcę w Ofercie będącej załącznikiem do Umowy. […] Zamawiający, na etapie uzgadniania projektu stoiska dla danego Wydarzenia, zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w projekcie […] wpływających na funkcjonalność i estetykę stoiska, w trosce o zapewnienie efektywności działań promocyjnych, wysokiej jakości realizacji i konieczności dostosowania wyglądu i charakteru stoiska do danego Wydarzenia i specyfiki branży. […] Wszystkie zmiany projektu stoiska dla danego Wydarzenia, w stosunku do koncepcji przedstawionej w ofercie Wykonawcy, wprowadzane są na wniosek Zamawiającego lub na podstawie rekomendacji Wykonawcy zaakceptowanej przez Zamawiającego.[…]”. Oznacza to, że koncepcja stoiska przedstawiona w ofercie Wykonawcy stanowi punkt odniesienia do realizacji stoiska na danym wydarzeniu, ale każdorazowo może być modyfikowana pod kątem dostosowania do powierzchni i potrzeb Zamawiającego. Wykonawca również może rekomendować zmiany w projekcie stoiska na dane wydarzenie, które można wprowadzić po wcześniejszej akceptacji Zamawiającego.
1Pkt 3.2.13 SWZ stanowi, że elementów projektu ocenianych w kryterium nie wolno zmieniać na etapie realizacji. Rozdz. V pkt 2 OPZ stanowi, że Zamawiający może zmienić wszystkie elementy zaprezentowane w ofercie. Które postanowienie obowiązuje? Prosimy o usunięcie jednego z tych zapisów — obecnie wykluczają się wzajemnie i nie wiadomo, co wykonawca faktycznie oferuje.
Rozdział V pkt. 2 ust. 5-7) stanowią, że „Punktem wyjścia dla opracowania projektu stoiska dla danego Wydarzenia jest propozycja przedstawiona przez Wykonawcę w Ofercie będącej załącznikiem do Umowy. […] Zamawiający, na etapie uzgadniania projektu stoiska dla danego Wydarzenia, zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w projekcie […] wpływających na funkcjonalność i estetykę stoiska, w trosce o zapewnienie efektywności działań promocyjnych, wysokiej jakości realizacji i konieczności dostosowania wyglądu i charakteru stoiska do danego Wydarzenia i specyfiki branży. […] Wszystkie zmiany projektu stoiska dla danego Wydarzenia, w stosunku do koncepcji przedstawionej w ofercie Wykonawcy, wprowadzane są na wniosek Zamawiającego lub na podstawie rekomendacji Wykonawcy zaakceptowanej przez Zamawiającego.[…]". Oznacza to, że koncepcja stoiska przedstawiona w ofercie Wykonawcy stanowi punkt odniesienia do realizacji stoiska na danym wydarzeniu, ale każdorazowo może być modyfikowana pod kątem dostosowania do powierzchni i potrzeb Zamawiającego. Wykonawca również może rekomendować zmiany w projekcie stoiska na dane wydarzenie, które można wprowadzić po wcześniejszej akceptacji Zamawiającego.
1(Termin realizacji) Prosimy o wyjaśnienie rozbieżności dotyczącej terminu realizacji zamówienia. W OPZ wskazano termin 1.01.2027 r. - 31.03.2028 r., natomiast w PPU 1.01.2027 r. - 31.05.2028 r. Która z tych dat jest wiążąca?
Termin wskazany w tytule pozstępowania wskazuje na zakres wydarzeń targowych objętych zamówieniem, natomiast do 31.05.2028 roku należy zrealizować wszystkie działania związane z rozliczeniem zadania.
2(Wartość polisy OC) Prosimy o usunięcie rozbieżności w zakresie wymaganej sumy gwarancyjnej polisy OC. W OPZ widnieje kwota min. 9 000 000,00 zł (w tym co najmniej 500 000,00 zł na każde stoisko), natomiast w PPU wskazano kwotę min. 500 000,00 zł. Jaka jest prawidłowa i wiążąca wartość polisy OC?
Zamawiający wyjaśnia, że prawidłowa i wiążąca minimalna suma gwarancyjna polisy OC wynosi 9 000 000,00 zł, zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia. W celu usunięcia rozbieżności Zamawiający dokonał odpowiedniej aktualizacji Projektowanych Postanowień Umowy (PPU).
2Czy w ramach uniwersalności projektu można zamiast przykładowego logotypu sektorowego użyć nazwy: Logotyp sektorowy? czy to nie wpłynie na ocenę zgodności z Księgą Znaku MPG.
Zamawiający dopuszcza zastosowanie nazwy „Logotyp sektorowy” pod warunkiem, że będzie on spójny graficznie z logotypami zawartymi w Księdze Znaku MPG i będzie również obejmował hasło Poland. Business Forward.
2Skale punktowe w kryterium „Wstępny Projekt stoiska" (rozdz. XXII pkt 3.2.4 SWZ: 0–3–5–7–10, 0–3–5–7 oraz 0–3–5–7–10–13) nie mają żadnego opisu. Nie wiadomo, w związku z tym, czym różni się projekt oceniony na 3 punkty od projektu ocenionego na 7? Czym różni się 10 od 13 punktów za estetykę? Prosimy o dopisanie do SWZ, za co dokładnie przyznawana jest każda wartość punktowa w każdym z pięciu obszarów oceny. Zgodnie z wykładnią, możliwe jest stosowanie kryteriów pozacenowych wyłącznie z założeniem ich skonkretyzowania w zakresie ocenianych parametrów i wpływu na punktację oceny.
Punktacja w ramach kryterium „Wstępny Projekt stoiska" będzie przyznawana przez Komisję Przetargową w granicach określonych przedziałów punktowych, na podstawie eksperckiej oceny elementów i rozwiązań zaprezentowanych przez Wykonawcę w przedstawionej koncepcji. Ocena poszczególnych elementów ma charakter jakościowy, a przypisanie konkretnej liczby punktów zależy od stopnia spełnienia wymagań oraz poziomu dopracowania danej oferty. Zamawiający pozostawia zapisy SWZ w dotychczasowym brzmieniu.
2Skale punktowe w kryterium „Wstępny Projekt stoiska" (rozdz. XXII pkt 3.2.4 SWZ: 0–3–5–7–10, 0–3–5–7 oraz 0–3–5–7–10–13) nie mają żadnego opisu. Nie wiadomo, w związku z tym, czym różni się projekt oceniony na 3 punkty od projektu ocenionego na 7? Czym różni się 10 od 13 punktów za estetykę? Prosimy o dopisanie do SWZ, za co dokładnie przyznawana jest każda wartość punktowa w każdym z pięciu obszarów oceny. Zgodnie z wykładnią, możliwe jest stosowanie kryteriów pozacenowych wyłącznie z założeniem ich skonkretyzowania w zakresie ocenianych parametrów i wpływu na punktację oceny.
Punktacja w ramach kryterium „Wstępny Projekt stoiska” będzie przyznawana przez Komisję Przetargową w granicach określonych przedziałów punktowych, na podstawie eksperckiej oceny elementów i rozwiązań zaprezentowanych przez Wykonawcę w przedstawionej koncepcji. Ocena poszczególnych elementów ma charakter jakościowy, a przypisanie konkretnej liczby punktów zależy od stopnia spełnienia wymagań oraz poziomu dopracowania danej oferty. Zamawiający pozostawia zapisy SWZ w dotychczasowym brzmieniu.
3(Termin przedłożenia polisy) Zwracamy się z prośbą o ujednolicenie terminu oraz formy przedłożenia polisy OC. Rozdział XXIV ust. 1 pkt 1.1 SWZ wymaga przedłożenia potwierdzenia jej opłacenia przed podpisaniem umowy, § 3 ust. 11 PPU określa termin najpóźniej do dnia zawarcia umowy (oryginał), a OPZ (Rozdział V pkt 13 ppkt 1) wymaga dostarczenia kopii w terminie 3 dni od dnia zawarcia umowy. Który termin i jaka forma są wiążące dla Wykonawcy?
Zamawiający zaktualizował treść Opisu Przedmiotu Zamówienia (OPZ) wskazując, że „Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć Zamawiającemu kopię polisy odpowiedzialności cywilnej przed zawarciem umowy na wykonywanie Zamówienia, w tym również dowód opłacania składek.” Dostarczenie ważnej polisy jest warunkiem podpisania umowy na realizację zamówienia.
3Symulacyjnie: Wykonawca A pokazuje w projekcie wszystkie obowiązkowe elementy z OPZ: 10 stolików z 40 krzesłami, gabloty, salonik VIP, zaplecze, ladę, dwa ekrany, info kiosk, stojaki. Wykonawca B pokazuje prawie puste stoisko: ladę, cztery fotele i duże logo. Zgodnie z pkt 3.2.11 SWZ obaj muszą potem zrealizować pełny zakres OPZ, a zgodnie z rozdz. XXI pkt 2 SWZ cena obydwu musi ten zakres obejmować. Prosimy o wyjaśnienie: (a) czy Zamawiający potwierdza, że wykonawca, który rzetelnie pokazał w projekcie wymaganą gęstość zabudowy, może otrzymać mniej punktów — na przykład za estetykę i swobodę poruszania się — niż wykonawca, który obowiązkowego wyposażenia nie pokazał — ale stoisko jest przez to bardziej ergonomiczne? Prosimy o odpowiedź: tak lub nie; (b) ile punktów i w których obszarach straci Wykonawca B za pominięcie każdego z tych elementów — zapis „może wpłynąć na punktację" (pkt 3.2.11 SWZ) nie pozwala tego ustalić, a rezygnacja przez wykonawcę z przedstawienia niektórych obowiązkowych elementów, może znacząco wpłynąć na estetykę, i pozwoli na uzyskanie więcej punktów w kryteriach, niż otrzyma wykonawca rzetelny; którego stoisko może wyglądać w ujęciu porównawczym na zatłoczone (c) w jaki sposób Zamawiający zweryfikuje na etapie badania ofert, że cena Wykonawcy B rzeczywiście obejmuje elementy, których nie pokazał — Formularz ofertowy (załączniki nr 2 i 2a do SWZ) nie zawiera kosztorysu wyposażenia, a obowiązkowe wezwanie do wyjaśnienia ceny (art. 224 ust. 2 pkt 1 Pzp) następuje dopiero przy cenie o 30% niższej od kwoty wskazanej w rozdz. IV SWZ (11 128 449,68 zł), czyli poniżej około 7,8 mln zł. Wnioskujemy o wprowadzenie do SWZ jednoznacznych skutków: pominięcie elementu obligatoryjnego oznacza określoną z góry redukcję punktów, a sprzeczność projektu z OPZ — odrzucenie oferty. W innym razie, w świetle aktualnego brzmienia SIWZ Wykonawca nie musi przedstawiać kompletu wyposażenia na wizualizacji, projekt może być abstrakcyjny w wykonaniu, bo Zamawiający nie będzie w stanie sprawdzić, czy po „wstawieniu" pominiętych np. stolików i krzeseł w ogóle całość obligatoryjnego wyposażenia się zmieści, a jeżeli nie, to w praktyce z części elementów zaproponowanych w koncepcji trzeba będzie zrezygnować. Ocena nie będzie miała żadnego waloru celowościowego, jeżeli oceniane może być coś, co jest niekompletne, a jednymi z kryteriów jest funkcjonalność, ergonomia, dostępność.
Zamawiający podtrzymuje zapisy SWZ.
Historia zmian
10.08.2026 — publikacja ogłoszenia
28.08.2026 — aktualizacja ogłoszenia (Termin składania: 11.08.2026 → 31.08.2026)
28.08.2026 — wyjaśnienia treści SWZ (4 dokumenty z wyjaśnieniami)
31.08.2026 — upływ terminu składania ofert
22.10.2026 — ogłoszenie o wyniku postępowania