Świadczenie usług hotelarskich i konferencyjnych – Warszawa

Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.

• Zamówienie jednolita usługa – pakiet konferencyjny: kompleksowe świadczenie usług hotelarskich, konferencyjnych i gastronomicznych dla maks. 95 osób (realizacja 5–8 października 2026 r.), rozliczenie za faktyczną liczbę uczestników (min. 86 osób).
• Zakwaterowanie: miejsca noclegowe dla do 95 osób w pokojach 1‑osobowych lub 2‑osobowych do wykorzystania przez jedną osobę (zameldowanie 5.10 od 12:30, wymeldowanie 8.10 ok. 13:30).
• Wyżywienie: śniadania (bufet, 3 dni), obiady (bufet, 4 dni), kolacje (bufet, 3 dni) oraz całodzienne catering przerw konferencyjnych (kawa, herbata, woda, soki, ciastka, owoce) zgodnie z wymaganiami menu i liczbą uczestników.
• Sala konferencyjna: klimatyzowana sala min. 150 m² na wyłączność, ustawienie kinowe dla 95 osób, strefa przerw/networkingu oraz pełna obsługa techniczna (rzutnik/ekran, nagłośnienie, flipchart, laptop, obsługa techniczna) i bezpłatny Wi‑Fi dla uczestników.
• Lokalizacja i otoczenie: obiekt w jednym budynku w woj. pomorskim lub warmińsko‑mazurskim lub wielkopolskim lub świętokrzyskim lub małopolskim; w odległości do 5 km w linii prostej od lasu, jeziora lub linii brzegowej morza ORAZ min. 0,5 km od ruchliwych ciągów komunikacyjnych; dogodny dojazd kołowy; bezpłatny, monitorowany/strzeżony parking dla wszystkich uczestników.
• Standard obiektu: obiekt konferencyjno‑hotelowy kategoria 4 lub 5; wszystkie usługi (noclegi, konferencja, gastronomia) w tej samej lokalizacji (nie dopuszcza się rozdzielenia).
• Wyposażenie pokoi: pełen węzeł sanitarny, miejsce do pracy, TV, telefon, zestaw do parzenia kawy/herbaty, Wi‑Fi, suszarka, żelazko; pokoje izolowane od hałasu.
• Obsługa i dokumenty: oznakowanie wejścia i sali (wydruk z nazwą wydarzenia, tablice A3 kierunkowe), zapewnienie osoby nadzorującej realizację na miejscu, przygotowanie i podpisanie protokołu realizacji usługi oraz posiadanie OC min. 100 000 zł.
• Warunki cenowe i rozliczenie: cena za pakiet per osoba za 5–8.10.2026 podana w formularzu ofertowym, stawka VAT 23% (lub wskazana podstawa zwolnienia), cena stała, płatność jednorazowa po realizacji na podstawie podpisanego protokołu i faktury (termin płatności do 30 dni).
• Możliwość zmiany liczby uczestników: Zamawiający może zmniejszyć liczbę do 86 osób; rozliczenie za faktyczną liczbę uczestników (nie mniej niż 86).

Trudnosc: srednia

Wymaga koordynacji noclegów, obsługi konferencyjnej i gastronomicznej dla ~95 osób oraz lokalizacji i standardu 4/5, jednak zakres jest standardowy dla organizatorów konferencji i nie zawiera skrajnie złożonych wymogów technicznych.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

• kara umowna za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po drugiej stronie: 10% całkowitego wynagrodzenia z VAT
• kara umowna za odstąpienie od umowy z przyczyn nieleżących po drugiej stronie: 10% całkowitego wynagrodzenia z VAT
• kara umowna za niedotrzymanie terminu realizacji z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy: 10% całkowitego wynagrodzenia z VAT

Zamawiający unieważnił wcześniejsze postępowanie o tym samym przedmiocie.

Kwoty pochodzą z informacji z otwarcia ofert tamtego postępowania (art. 222 ust. 5 PZP). Zakres powtórki mógł się zmienić, więc nie są wprost porównywalne.

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.