Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach – Warszawa

Zamawiający podtrzymuje postanowienia określone w § 4 ust. 3 Projektu umowy stanowiącego Załącznik nr 2 do SWZ, zgodnie z którymi Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia propozycji rezerwacji w terminie 1 godziny od otrzymania zapytania od Zamawiającego. Jednocześnie, uwzględniając specyfikę rezerwacji grupowych, Zamawiający wprowadza zmianę do Projektu umowy, zgodnie z którą w przypadku rezerwacji grupowych termin na przekazanie Zamawiającemu propozycji rezerwacji wynosi do 24 godzin od momentu otrzymania zapytania.

Zamawiający informuje, że w Załączniku A do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia, w ust. 3 pkt 19, w piątym elemencie listy wypunktowanej, omyłkowo użyto słowa „rabat”. Prawidłowym określeniem jest „opust”, zgodnie z postanowieniami SWZ oraz Projektu umowy. W konsekwencji wszędzie tam, gdzie w ww. miejscu użyto słowa „rabat”, należy rozumieć przez to „opust”. Zamawiający dokona stosownej zmiany treści SWZ.

Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę postanowienia określonego w ust. 3 pkt 20 Opisu przedmiotu zamówienia stanowiącego Załącznik A do SWZ. W związku z powyższym Zamawiający podtrzymuje dotychczasowe brzmienie ww. postanowienia, zgodnie z którym przeliczenie kosztów rezerwacji następuje według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia rozpoczęcia realizacji usługi.

Zamawiający uwzględnia wniosek Wykonawcy. W związku z powyższym Zamawiający dokonuje zmiany treści Załącznika nr 6 do Umowy – Zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych, poprzez usunięcie w całości postanowienia zawartego w § 6 ust. 3 dotyczącego okresu obowiązywania umowy. Odpowiednia zmiana zostanie uwzględniona w dokumentacji postępowania.

Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych polegającą na wydłużeniu okresu jej obowiązywania do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych powstałych w związku z realizacją umowy głównej. Po zakończeniu obowiązywania umowy głównej wygasa również umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Ewentualne dalsze przetwarzanie danych przez Wykonawcę w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych lub rachunkowych, odbywa się na odrębnej podstawie prawnej, w ramach której Wykonawca występuje jako administrator danych, a nie podmiot przetwarzający. W związku z tym nie zachodzi potrzeba wydłużania okresu obowiązywania umowy powierzenia, a proponowana zmiana pozostawałaby niezgodna z art. 28 RODO oraz zasadami wynikającymi z przepisów o ochronie danych osobowych. Jednocześnie Zamawiający informuje, że nie znajduje podstaw do zobowiązania się do przekazywania osobom, których dane dotyczą, klauzuli informacyjnej Wykonawcy. W przypadku przetwarzania danych przez Wykonawcę jako odrębnego administratora, obowiązki informacyjne wynikające z RODO obciążają Wykonawcę, zgodnie z właściwymi przepisami tego rozporządzenia.

Zamawiający wyraża zgodę na transfer powierzonych danych osobowych do państw trzecich, tj. poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia. Transfer danych może odbywać się wyłącznie z zachowaniem wymogów określonych w rozdziale V Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), w szczególności przy zapewnieniu odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w przepisach RODO. Stosowna zmiana zostanie wprowadzona do treści dokumentacji postępowania.

Zamawiający wyraża zgodę na zaproponowane rozwiązanie równoważne. Zamawiający uzna za spełnienie wymagania rozwiązanie, w którym pełna historia zmian rezerwacji (audit trail) jest stale i na bieżąco dostępna dla Zamawiającego z poziomu systemu, natomiast eksport historii zmian do pliku PDF jest przygotowywany i przekazywany przez Wykonawcę każdorazowo na żądanie Zamawiającego. Powyższe rozwiązanie zostanie uznane za spełniające wymagania określone w Załączniku A do SWZ – Opisie Przedmiotu Zamówienia.

Zamawiający potwierdza, że w przypadku przejmowania obsługi rezerwacji dokonanych wcześniej przez inny podmiot lub bezpośrednio przez Zamawiającego (COTR), Wykonawca nie jest zobowiązany do udzielania opustu od ceny dnia, o którym mowa w kryterium oceny ofert „O". Powyższe dotyczy wyłącznie rezerwacji przejmowanych do obsługi przez Wykonawcę i nie ma zastosowania do rezerwacji dokonywanych przez Wykonawcę w ramach realizacji zamówienia.