Kompleksowa organizacja i produkcja wydarzenia – Warszawa

Zamawiający oczekuje, aby wydarzenie pokazywało Culture.pl jako markę, która od 25 lat opowiada o polskiej kulturze, ale pozostaje współczesna, zmienia się i patrzy w przyszłość. Zależy nam więc mniej na podsumowywaniu 25 lat działalności, a bardziej na pokazaniu ciągłości i jednocześnie nowego otwarcia. Ważne jest dla nas również podkreślenie roli Culture.pl jako jednego z kluczowych cyfrowych narzędzi prezentowania polskiej kultury odbiorcom w Polsce i za granicą.

Zdecydowanie 25-lecie Culture.pl jest nadrzędnym powodem i osią wydarzenia. Nowa identyfikacja wizualna powinna być ważnym elementem jubileuszu i symbolicznym pokazaniem nowego etapu marki. Rocznik traktujemy jako wartościowy, ale bardziej kameralny element wydarzenia - publikację jubileuszową przygotowaną przede wszystkim dla partnerów, artystów i środowiska kultury. Nie chcemy budować wydarzenia wokół premiery Rocznika, ale oczywiście chcemy go zaprezentować.

Podstawowym językiem wydarzenia będzie język polski. Wśród gości przewidujemy jednak również gości zagranicznych, dlatego wybrane elementy komunikacji/oznaczeń powinny uwzględniać język angielski. Szczegółowy zakres komunikacji dwujęzycznej ustalimy na etapie przygotowania wydarzenia.

Przede wszystkim będą to osoby związane z kulturą i sztuką: artyści i twórcy, przedstawiciele instytucji kultury, partnerzy IAM i Culture.pl, przedstawiciele mediów, administracji publicznej oraz korpusu dyplomatycznego. Zakładamy także udział partnerów zagranicznych. Zależy nam na charakterze spotkania środowiska kultury, a nie klasycznej gali instytucjonalnej.

Lista gości, zaproszenia oraz proces zapraszania i potwierdzania obecności pozostają po stronie Zamawiającego. Obsługa gości podczas samego wydarzenia, w zakresie wynikającym z realizacji wydarzenia, pozostaje po stronie Wykonawcy.

Nie zakładamy obecnie identyfikatorów. Zamawiający planuje przygotowanie materiałów/giftpacków dla gości we własnym zakresie. Nie należy ich uwzględniać w ofercie Wykonawcy. Elementy brandingowe i aranżacyjne związane bezpośrednio z przestrzenią wydarzenia pozostają natomiast w zakresie zamówienia i realizacji przez Wykonawcę.

Zakładamy wydarzenie popołudniowo-wieczorne, trwające ok. 5 godzin. Dokładna godzina rozpoczęcia nie została jeszcze ostatecznie ustalona.

Szczegółowy scenariusz części oficjalnej nie jest jeszcze zamknięty. Zależy nam jednak na tym, aby była ona krótka – ok. 45–60 minut łącznie z elementem artystycznym – i nie składała się z długiej serii oficjalnych wystąpień. Liczba osób występujących ze strony Zamawiającego zostanie ustalona na dalszym etapie. Będzie to prawdopodobnie para prowadzących.

Nie. Nie zakładamy też obecnie klasycznego panelu dyskusyjnego jako obowiązkowego elementu programu. Jesteśmy otwarci na ciekawszą, bardziej autorską formę części „mówionej”, spójną z charakterem wydarzenia.

Powinna być spójna z charakterem Culture.pl i działalnością IAM oraz szeroko rozumianą współczesną polską kulturą, ale nie oczekujemy dosłownej ilustracji jubileuszu ani historii portalu. Zależy nam bardziej na jakości i trafności artystycznej niż na literalnym nawiązaniu do „25 lat”.

Nie chcemy na tym etapie ograniczać propozycji do jednej dziedziny. Jesteśmy otwarci na formę muzyczną, performatywną, audiowizualną lub interdyscyplinarną. Zależy nam właśnie na propozycji Wykonawcy wynikającej z jego koncepcji wydarzenia. Program powinien być stosunkowo krótki, jakościowy i dobrze funkcjonować w przestrzeni Pałacu.

Zamawiający nie chce klasycznej gali jubileuszowej, rozbudowanego koncertu „gwiazdy”, przypadkowej atrakcji eventowej ani programu o charakterze komercyjnym/korporacyjnym. Unikamy również dosłownych motywów jubileuszowych. Preferujemy rozwiązania współczesne, eleganckie, subtelne i adekwatne do charakteru instytucji oraz przestrzeni Pałacu.

Zamawiający przychyla się do prośby Wykonawcy i dokona w tym zakresie zmian treści SWZ.

Rocznik będzie publikacją jubileuszową w nakładzie ok. 1000 egzemplarzy, przeznaczoną przede wszystkim dla partnerów, artystów i osób związanych z Culture.pl/IAM. Nie zakładamy rozbudowanej prezentacji publikacji. Chcielibyśmy, aby była ona obecna i zauważalna podczas wydarzenia i została w naturalny sposób włączona w jego narrację, ale nie stanowiła głównego punktu programu. Rozważamy także włączenie Rocznika do giftpacków.

Zamawiający nie dysponuje planami dostępnych przestrzeni Pałacu Rzeczypospolitej, które mógłby udostępnić Wykonawcom w ramach niniejszego postępowania. Jednocześnie Zamawiający umożliwia zainteresowanym Wykonawcom dokonanie oględzin planowanego miejsca realizacji przedmiotu zamówienia. W tym celu zapraszamy do wizji lokalnej w dniu 11 września 2026 r. o godz. 9.30 – osoba do kontaktu – Pani Maria Peltz-Orlińska, tel. Mob.+48 604523795. Podczas wizji lokalnej przedstawiciel Pałacu udostępni Wykonawcom planowaną przestrzeń oraz umożliwi zapoznanie się z jej układem i warunkami technicznymi, w zakresie niezbędnym do przygotowania propozycji aranżacji. Udział w wizji lokalnej jest dobrowolny.

Termin składania i otwarcie ofert został już z przesunięty w dniu 7 września 2026 r. przez Zamawiającego jednakże, z uwagi na niniejsze odpowiedzi i wprowadzone zmiany Zamawiający zmieni dodatkowo termin składania i otwarcie ofert