Po terminiePrzetarg nieograniczony · PN463129-2026
Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na
Instytut Adama Mickiewicza3 aktualne · 45 w archiwum·NIP 7011203621·mazowieckie
Przedmiot zamówienia
AIZamówienie obejmuje świadczenie usług rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach na terenie Polski oraz za granicą na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza przez okres 36 miesięcy. Wykonawca musi zapewnić internetowy system rezerwacji umożliwiający pracownikom Zamawiającego samodzielne dokonywanie, modyfikację i anulowanie rezerwacji, a także obsługę procesów związanych z płatnościami, reklamacjami oraz wsparcie techniczne w zakresie obsługi rezerwacji.
Trudność: średnia
Zamówienie wymaga zapewnienia dedykowanego systemu IT do rezerwacji oraz ciągłej obsługi wyjazdów krajowych i zagranicznych, co wiąże się z koniecznością bieżącej koordynacji i wsparcia operacyjnego.
Warunki udziału
AI1Sytuacja ekonomiczna lub finansowa — Wykonawca musi posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie niższą niż 1 000 000,00 zł na jedno i wszystkie zdarzenia; w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie dopuszcza się sumowanie sum gwarancyjnych.
2Doświadczenie zawodowe — Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie wykonał co najmniej dwie usługi polegające na rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych na terenie Polski oraz poza jej granicami, o wartości nie mniejszej niż 2 500 000,00 zł brutto każda; w przypadku umowy ramowej lub kilku zleceń, łączna wartość musi wynosić co najmniej 2 500 000,00 zł brutto.
Pozostałe 2 warunki po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
- Cena opłaty transakcyjnej za dokonanie rezerwacji indywidualnych (COTI) – waga 40 pkt.
- Cena opłaty transakcyjnej za dokonanie rezerwacji grupowych (COTG) – waga 20 pkt.
- Cena opłaty transakcyjnej za każdą przejmowaną rezerwację – waga 20 pkt.
- Opust od ceny dnia dokonywania rezerwacji w oferowanym hotelu (O) – waga 20 pkt.
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Termin składania ofert przypada na okres wakacyjny (4 sierpnia)
Termin w okresie wakacyjnym (lipiec-sierpień) może ograniczać liczbę oferentów ze względu na urlopy.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: w projekcie umowy (załącznik nr 2 do SWZ)
- Wadium: nie wymagane
- Zabezpieczenie należytego wykonania: nie wymagane
Pytania i odpowiedzi
8Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Wymóg przedstawienia propozycji rezerwacji w ciągu 1 godziny od momentu przesłania zapytania przez Zamawiającego jest niezwykle restrykcyjny, szczególnie w przypadku rezerwacji zagranicznych i grupowych, które ze względu na różnice w strefach czasowych oraz konieczność bezpośredniego kontaktu z hotelem często wymagają dłuższego czasu na procesowanie. Czy Zamawiający dopuszcza wydłużenie czasu na odpowiedź do 12 godzin (lub powrót do standardu 24-godzinnego), co pozwoli na przygotowanie rzetelnych i optymalnych kosztowo ofert ?.
Zamawiający podtrzymuje postanowienia określone w § 4 ust. 3 Projektu umowy stanowiącego Załącznik nr 2 do SWZ, zgodnie z którymi Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia propozycji rezerwacji w terminie 1 godziny od otrzymania zapytania od Zamawiającego.
Jednocześnie, uwzględniając specyfikę rezerwacji grupowych, Zamawiający wprowadza zmianę do Projektu umowy, zgodnie z którą w przypadku rezerwacji grupowych termin na przekazanie Zamawiającemu propozycji rezerwacji wynosi do 24 godzin od momentu otrzymania zapytania.
2Wykonawca ma obowiązek wskazania na fakturze oddzielnie "rabatu" oraz "opustu". Prosimy o precyzyjne wyjaśnienie, co Zamawiający rozumie pod pojęciem "rabat", a co pod pojęciem "opust", biorąc pod uwagę, że w § 6 ust. 5 umowy mowa jest o jednym upuście w ujęciu procentowym udzielanym od ceny dnia ?.
Zamawiający informuje, że w Załączniku A do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia, w ust. 3 pkt 19, w piątym elemencie listy wypunktowanej, omyłkowo użyto słowa „rabat”.
Prawidłowym określeniem jest „opust”, zgodnie z postanowieniami SWZ oraz Projektu umowy. W konsekwencji wszędzie tam, gdzie w ww. miejscu użyto słowa „rabat”, należy rozumieć przez to „opust”.
Zamawiający dokona stosownej zmiany treści SWZ.
3W opisie przedmiotu zamówienia wprowadzono wymóg przeliczenia kosztów rezerwacji po średnim kursie NBP z dnia rozpoczęcia usługi. Płatności na rzecz zagranicznych obiektów hotelowych czy systemów rezerwacyjnych ponoszone są najczęściej w dniu dokonania rezerwacji. Czy Zamawiający wyraża zgodę na zmianę tego zapisu i stosowanie średniego kursu NBP z dnia dokonania rezerwacji? Pozostawienie obecnego zapisu przenosi na Wykonawcę całkowite, niemożliwe do skalkulowania ryzyko kursowe, co może wpłynąć na ostateczną wycenę oferty.
Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę postanowienia określonego w ust. 3 pkt 20 Opisu przedmiotu zamówienia stanowiącego Załącznik A do SWZ. W związku z powyższym Zamawiający podtrzymuje dotychczasowe brzmienie ww. postanowienia, zgodnie z którym przeliczenie kosztów rezerwacji następuje według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia rozpoczęcia realizacji usługi.
4(RODO) Dotyczy § 6 ust. 3 projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych Pytanie: Czy Zamawiający wyraża zgodę na wykreślenie w całości § 6 ust. 3 projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych lub jego modyfikację, rezygnując z wymogu zawierania w umowach z Podprocesorami postanowień o automatycznym rozwiązywaniu umów podpowierzenia z chwilą zakończenia umowy głównej? Wymagane przez Zamawiającego rozwiązanie jest w praktyce gospodarczej niewykonalne i paradoksalnie obniża stabilność środowiska przetwarzania danych.
Wykonawca opiera współpracę z podprzetwarzającymi na długoterminowych umowach ramowych i sprawdzonym zaufaniu. Nie zawiera on oddzielnych umów podpowierzenia dla każdego pojedynczego klienta z osobna, ponieważ uniemożliwiłoby to prowadzenie stabilnej działalności. Wystarczającym i powszechnie stosowanym na rynku zabezpieczeniem dla Zamawiającego jest to, że po wygaśnięciu umowy głównej, Wykonawca traci podstawę do udostępniania danych Zamawiającego swoim podprocesorom. Ponadto to Wykonawca ponosi przed Zamawiającym pełną odpowiedzialność za działania podmiotów, którym podpowierzył przetwarzanie, w tym za należyte usunięcie danych po ustaniu współpracy.
Zamawiający uwzględnia wniosek Wykonawcy. W związku z powyższym Zamawiający dokonuje zmiany treści Załącznika nr 6 do Umowy – Zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych, poprzez usunięcie w całości postanowienia zawartego w § 6 ust. 3 dotyczącego okresu obowiązywania umowy. Odpowiednia zmiana zostanie uwzględniona w dokumentacji postępowania.
5Dotyczy czasu obowiązywania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych Pytanie: Czy Zamawiający dopuszcza zmianę projektu umowy powierzenia polegającą na wydłużeniu okresu jej obowiązywania do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych, powstałych w związku z realizacją umowy głównej? W przypadku braku zgody, czy Zamawiający zobowiązuje się do przekazania swoim pracownikom (których dane dotyczą) Klauzuli Informacyjnej Wykonawcy, po zmianie podstawy prawnej i celu przetwarzania ich danych (tj. na realizację obowiązków prawno-
podatkowych Wykonawcy) po wygaśnięciu umowy głównej?
Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę projektu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych polegającą na wydłużeniu okresu jej obowiązywania do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych powstałych w związku z realizacją umowy głównej.
Po zakończeniu obowiązywania umowy głównej wygasa również umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Ewentualne dalsze przetwarzanie danych przez Wykonawcę w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych lub rachunkowych, odbywa się na odrębnej podstawie prawnej, w ramach której Wykonawca występuje jako administrator danych, a nie podmiot przetwarzający. W związku z tym nie zachodzi potrzeba wydłużania okresu obowiązywania umowy powierzenia, a proponowana zmiana pozostawałaby niezgodna z art. 28 RODO oraz zasadami wynikającymi z przepisów o ochronie danych osobowych.
Jednocześnie Zamawiający informuje, że nie znajduje podstaw do zobowiązania się do przekazywania osobom, których dane dotyczą, klauzuli informacyjnej Wykonawcy. W przypadku przetwarzania danych przez Wykonawcę jako odrębnego administratora, obowiązki informacyjne wynikające z RODO obciążają Wykonawcę, zgodnie z właściwymi przepisami tego rozporządzenia.
6Dotyczy transferu danych do państw trzecich Pytanie: Czy Zamawiający wyraża wprost zgodę na transfer powierzonych danych osobowych poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG)? Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia (usługi rezerwacji hoteli) rezerwacje będą musiały być dokonywane globalnie, bez sztucznych ograniczeń wyłącznie do obiektów i dostawców zlokalizowanych na terytorium EOG. Brak jednoznacznej zgody na transfer danych do państw trzecich de facto uniemożliwi Wykonawcy realizację usług rezerwacyjnych w krajach spoza Europy, co stoi w sprzeczności z głównym celem zamówienia.
Zamawiający wyraża zgodę na transfer powierzonych danych osobowych do państw trzecich, tj. poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia. Transfer danych może odbywać się wyłącznie z zachowaniem wymogów określonych w rozdziale V Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), w szczególności przy zapewnieniu odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w przepisach RODO. Stosowna zmiana zostanie wprowadzona do treści dokumentacji postępowania.
7W załączniku A do SWZ (Opis Przedmiotu Zamówienia), w punkcie dotyczącym funkcjonalności systemu rezerwacyjnego, Zamawiający wymaga, aby system zapewniał „pełną historię zmian rezerwacji (audit trail)” oraz umożliwiał „eksport danych rezerwacji i historii zmian (PDF/XLSX)”. Czy Zamawiający uzna za spełnienie tego wymogu rozwiązanie zamienne, w którym pełna historia zmian jest stale i na bieżąco widoczna dla Zamawiającego z poziomu systemu (co umożliwia np. wykonanie zrzutu ekranu), natomiast właściwy eksport tych danych do pliku PDF nie odbywa się bezpośrednio z panelu użytkownika, lecz jest każdorazowo przygotowywany i przesyłany przez Wykonawcę na żądanie Zamawiającego?.
Zamawiający wyraża zgodę na zaproponowane rozwiązanie równoważne. Zamawiający uzna za spełnienie wymagania rozwiązanie, w którym pełna historia zmian rezerwacji (audit trail) jest stale i na bieżąco dostępna dla Zamawiającego z poziomu systemu, natomiast eksport historii zmian do pliku PDF jest przygotowywany i przekazywany przez Wykonawcę każdorazowo na żądanie Zamawiającego.
Powyższe rozwiązanie zostanie uznane za spełniające wymagania określone w Załączniku A do SWZ – Opisie Przedmiotu Zamówienia.
8Czy Zamawiający potwierdza, że w przypadku przejmowania obsługi rezerwacji dokonanych wcześniej przez inny podmiot lub Zamawiającego (za przejmowane rezerwacje COTR), Wykonawca nie jest zobowiązany do udzielania opustu od ceny dnia, o którym mowa w kryterium oceny ofert "O".
Zamawiający potwierdza, że w przypadku przejmowania obsługi rezerwacji dokonanych wcześniej przez inny podmiot lub bezpośrednio przez Zamawiającego (COTR), Wykonawca nie jest zobowiązany do udzielania opustu od ceny dnia, o którym mowa w kryterium oceny ofert „O".
Powyższe dotyczy wyłącznie rezerwacji przejmowanych do obsługi przez Wykonawcę i nie ma zastosowania do rezerwacji dokonywanych przez Wykonawcę w ramach realizacji zamówienia.
Historia zmian
06.07.2026 — ogłoszenie o zamówieniu
29.07.2026 — sprostowanie
04.08.2026 — wyjaśnienia treści SWZ
06.08.2026 — upływ terminu składania ofert