Po terminiePrzetarg nieograniczony · PN745399-2026
usługi kafeteryjne i sportowo-rekreacyjne – Kraków
Gmina Miejska Kraków28 aktualnych · 308 w archiwum·NIP 6761013717·małopolskie
Przedmiot zamówienia
AI- Część 1 (usługa): zapewnienie dostępu do cyfrowej platformy świadczeń pozapłacowych dla ok. 3 500 pracowników Urzędu Miasta Krakowa, umożliwiającej zakup usług, produktów i kodów wartościowych (voucherów) w kategoriach sport i rekreacja, kultura, oświata, wypoczynek i turystyka dla dorosłych i dzieci, finansowanych ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
- Część 2 (usługa): zapewnienie nielimitowanego dostępu do obiektów i zajęć sportowo-rekreacyjnych dla ok. 1 100 pracowników Urzędu Miasta Krakowa na terenie całego kraju, w szczególności na terenie Krakowa.
Trudność: średnia
Dwa odrębne zakresy usług dla różnych grup pracowników wymagają koordynacji w ramach jednego postępowania.
Terminy realizacji
Czas na realizację
36 miesięcy od dnia zawarcia umowy (część 1 i 2)
36 miesięcy od dnia zawarcia umowy (część 1 i 2)
Warunki udziału
AI1Platforma (część 1) — dysponowanie platformą umożliwiającą zamawianie i korzystanie z obiektów wypoczynkowych/turystycznych w co najmniej 100 placówkach/obiektach na terenie całej Polski
2Doświadczenie (część 2) — min. 2 zamówienia na dostęp do obiektów i zajęć sportowo-rekreacyjnych (min. basen, pilates, aqua aerobic, fitness, taniec, siłownia, sauna, joga) o wartości ≥ 500 000 zł brutto każde, należycie wykonane (rozpoczęte i zakończone) lub realizowane nieprzerwanie ≥ 12 miesięcy, w ostatnich 3 latach
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Część 1 – wartość premiowa bonów (P1)jedna kwota premiowa w PLN doliczana do bonu
60%
Część 1 – liczba dostępnych usług i punktów wypoczynku (P2)P2.1: 0/8/17 pkt za 50/+20/+50 obiektów; P2.2: 0/8/17 pkt za 100/+20/+50
34%
Część 1 – zatrudnienie osób z niepełnosprawnością (P3)6 pkt za zatrudnienie osób z niepełnosprawnością
6%
Część 2 – Cena (P1)cena ryczałtowa brutto za miesiąc dla 1 uczestnika
60%
Część 2 – Liczba placówek (P2)placówki w Krakowie z min. 1 usługą (basen, pilates, aqua aerobic, fitness, taniec, siłownia, sauna, joga)
34%
Część 2 – Zatrudnienie osób z niepełnosprawnością (P3)6 pkt za zatrudnienie osób z niepełnosprawnością
6%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Pytania i odpowiedzi
44Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Zwracamy się z prośbą do Zamawiającego o podanie wysokości dofinasowania do kart dla Pracowników (kwotowo lub procentowo).
Przedmiotowa informacja jest niezbędna do prawidłowej wyceny oferty.
Zamawiający informuje, iż wysokość dofinansowania mieści się w przedziale między 20% a 30%.
2Prosimy o potwierdzenie czy Zamawiający dopuszcza aby Wykonawca zaoferował Użytkownikom dodatkową, dobrowolną metodę weryfikacji w postaci aplikacji mobilnej, pod warunkiem obligatoryjnego zapewnienia podstawowej metody weryfikacji tj. plastikowej karty?
Tak, Zamawiający dopuszcza dobrowolną metodę weryfikacji w postaci aplikacji mobilnej, pod warunkiem obligatoryjnego zapewnienia plastikowej karty.
3Prosimy o potwierdzenie, że obie formy weryfikacji (aplikacja mobilna i karta imienna) muszą być równocześnie honorowane we wszystkich obiektach, które Wykonawcy wykażą w swoich ofertach?
W przypadku zaoferowania obu form weryfikacji (karty imiennej i aplikacji mobilnej), Zamawiający wymaga honorowania ich we wszystkich oferowanych obiektach.
4Zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że każdy z pracowników, na etapie zamawiania karty powinien mieć możliwość wyboru, jaką kartę chce zamówić – imienną fizyczną kartę, kartę elektroniczną wbudowaną w aplikację mobilną czy też chce korzystać z obu rozwiązań zamiennie.
Nie, Zamawiający wymaga dostarczenia karty imiennej dla każdego Użytkownika. Aplikacja mobilna może być dodatkową opcją.
5Prosimy o potwierdzenie, że jedyne niezbędne dane jakie Użytkownicy powinni przekazać w celu przystąpienia do programu sportowo-rekreacyjnego to imię i nazwisko. W przypadku, gdy użytkownik chce skorzystać z aplikacji mobilnej – dodatkowo adres mailowy.
Wykonawca, zgodnie z załącznikiem nr 5 do wzoru umowy, otrzyma takie dane jak: imię, nazwisko i symbol komórki organizacyjnej, w której pracuje Użytkownik. Decyzja o ewentualnym podaniu dodatkowo adresu e-mail należy do Użytkownika zainteresowanego uzyskaniem dostępu do aplikacji mobilnej.
6Prosimy o potwierdzenie, iż ze względu na to, iż zamówienie opłacane jest częściowo ze środków publicznych, tożsamość Użytkownika podczas realizacji wizyty w obiekcie powinna być każdorazowo potwierdzana dokumentem tożsamości (zarówno podczas realizacji wizyt z użyciem aplikacji, systemu sms, jak i za pomocą fizycznej karty). Ze względu na to, iż wszyscy działający na rynku Wykonawcy rozliczają się z obiektami sportowymi za każdą zrealizowaną wizytę, każde wejście do obiektu zarejestrowane za pomocą karty ma w konsekwencji wpływ na wycenę danego kontraktu oraz jego finalną rentowność. Każdy z Wykonawców powinien zagwarantować, że z usług, których płatnikiem (choćby w części) jest Zamawiający, nie powinny korzystać osoby do tego nieuprawnione. Tym samym weryfikacja Użytkownika w obiekcie zaproponowana przez Wykonawców powinna być tak skonstruowana, aby wykluczyć jakiekolwiek możliwości tego typu nadużyć i uniknąć ich wpływu na rentowność zawieranego kontraktu oraz nieobiektywnie zwiększonej wyceny kolejnego kontraktu i prawdopodobnej konieczności zmiany dostawcy po wygaśnięciu każdej nowo zawartej umowy. Dodatkowo przy wydatkowaniu środków publicznych obowiązuje przede wszystkim zasada oszczędności, celowości i efektywności. Każdy podmiot zaliczony do sektora finansów publicznych, dokonujący zakupów, dostaw, usług i robót budowlanych, jest zobowiązany przestrzegać tych zasad. Ustawa nie przewiduje nieracjonalnego wydatkowania środków publicznych, natomiast dopuszczenie do sytuacji, w której karta nie zabezpiecza finansów publicznych przed nadużyciami, które mogą się pojawić ze strony osób trzecich, wg. Najlepszej wiedzy Wykonawcy, definitywnie narusza te zasady. W związku z powyższym zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że sposób weryfikacji oferowany przez Wykonawców powinien wykluczać jakiekolwiek możliwości narażenia Zamawiającego i jego pracowników na ryzyko zewnętrznych nadużyć, dlatego każda wizyta realizowana w obiekcie powinna być potwierdzona dokumentem tożsamości.
Zamawiający potwierdza, że tożsamość Użytkownika podczas każdej wizyty w obiekcie powinna być weryfikowana dokumentem tożsamości.
7Zwracamy się z prośbą do Zamawiającego o potwierdzenie, iż z uwagi na bezpieczeństwo i ochronę prywatności użytkowników abonamentów, a także z uwagi na minimalizację zakresu przetwarzanych danych osobowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, Zamawiający nie dopuszcza by Wykonawca wymagał pobierania od Zamawiającego ani bezpośrednio od Użytkowników takich danych jak numer PESEL, data urodzenia i prywatny numer telefonu. Zgodnie z zasadą minimalizacji danych wyrażoną w art. 5 RODO dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Zbieranie danych osobowych zawsze musi mieć uzasadnienie dla celu w jakim są zbierane oraz być niezbędne dla jego realizacji. W ocenie (nazwa Wykonawcy zadającego pytanie) pozyskiwanie numeru PESEL, daty urodzenia i numeru telefonu od użytkowników abonamentów sportowych przeczy zasadzie minimalizacji danych. Tak więc są to dane nadmiarowe z perspektywy (nazwa Wykonawcy zadającego pytanie) jako dostawcy abonamentów sportowych. Wykonawca posiada wieloletnie doświadczenie na rynku kart sportowo-rekreacyjnych i zapewnia, iż zamówienie może zostać zrealizowane bez podawania przez Użytkowników powyższych nadmiarowych danych. Brak chęci podania takich danych jak PESEL, data urodzenia, numer telefonu nie powinno warunkować możliwości skorzystania z programu sportowo-rekreacyjnego.
Tak, Wykonawca może wymagać wyłącznie danych określonych w załączniku nr 5 do wzoru umowy (z zastrzeżeniem odpowiedzi na pytanie nr 5).
8Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający nie zgadza się na wykluczenie z przedmiotu zamówienia Pracowników, którzy nie wyrażą zgody na podanie tak osobistych danych jak numer PESEL, data urodzenia czy numer telefonu. W ocenie Wykonawcy, w celu świadczenia usług sportowo-rekreacyjnych, nie ma potrzeby przekazywania powyższych danych (innych niż imię i nazwisko oraz adres email w przypadku dostępu na podstawie aplikacji). Zgodnie ze stanowiskiem UODO („Ochrona danych osobowych w miejscu pracy Poradnik dla pracodawców”) niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą. W konsekwencji należy przyjąć, iż przetwarzanie powyższych danych nie jest niezbędne wobec celu jakim jest zapewnienie użytkownikom dostępu do obiektów sportowych, a więc i zgodnie ze wspomnianą zasadą minimalizacji, powyższe dane, nie powinna być przetwarzane. Użytkownik może odmówić przetwarzania takich danych jak numer PESEL i data urodzenia w celu korzystania z obiektów sportowo-rekreacyjnych, nie powinno mieć to skutku w postaci niemożliwości korzystania z karty sportowej.
Zamawiający nie wyraża zgody na wykluczenie z możliwości korzystania z przedmiotu zamówienia Pracowników, którzy nie wyrażą zgody na podanie danych innych niż wymienione w załączniku nr 5 do wzoru umowy.
9Zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że imienna karta powinna zabezpieczać weryfikację Użytkownika w obiekcie w taki sposób, aby wyeliminować jakąkolwiek możliwość wystąpienia nadużyć w postaci sztucznego nabijania na kartę wejść użytkowników np. poprzez zastosowanie na karcie chipa lub paska magnetycznego. Dodatkowo, w opinii Wykonawcy sposób weryfikacji stosowany przez Wykonawców powinien opierać się na okazaniu dokumentu potwierdzającego jego tożsamość.
Zdaniem Wykonawcy zastosowanie zabezpieczenia w postaci np. kodu kreskowego lub kodu QR nie jest wystarczającym zabezpieczeniem dla Zamawiającego jak i jego Użytkowników ze względu na fakt, iż taką kartę łatwo można skopiować (zrobić skan lub zdjęcie) i posłużyć się taką kopią w sposób nieuprawniony poprzez rejestrację wizyt, które w rzeczywistości się nie odbyły. Wykonawca, działając na rynku od 2005 r. wielokrotnie miał do czynienia z tego typu procederem i od lat stara się zabezpieczyć interes swój i swoich klientów stosując odpowiednie i właściwe dla procesu weryfikacji użytkowników zabezpieczenia.
Ze względu na to, iż wszyscy działający na rynku Wykonawcy rozliczają się z obiektami sportowymi za każdą zrealizowaną wizytę, każde wejście do obiektu zarejestrowane za pomocą karty ma w konsekwencji wpływ na wycenę danego kontraktu oraz jego finalną rentowność.
Każdy z Wykonawców powinien zagwarantować, że z usług nie powinny korzystać osoby do tego nieuprawnione. Tym samym weryfikacja Użytkownika w obiekcie zaproponowana przez Wykonawców powinna być tak skonstruowana, aby wykluczyć jakiekolwiek możliwości tego typu nadużyć i uniknąć ich wpływu na rentowność zawieranego kontraktu oraz nieobiektywnie zwiększonej wyceny kolejnego kontraktu i prawdopodobnej konieczności zmiany dostawcy po wygaśnięciu każdej nowo zawartej umowy.
Dodatkowo przy wydatkowaniu środków publicznych obowiązuje przede wszystkim zasada oszczędności, celowości i efektywności. Każdy podmiot zaliczony do sektora finansów publicznych, dokonujący zakupów, dostaw, usług i robót budowlanych, jest zobowiązany przestrzegać tych zasad. Ustawa nie przewiduje nieracjonalnego wydatkowania środków publicznych, natomiast dopuszczenie do sytuacji, w której karta nie zabezpiecza finansów publicznych przed nadużyciami, które mogą się pojawić ze strony osób trzecich, wg. najlepszej wiedzy Wykonawcy, definitywnie narusza te zasady.
Wykonawca bazując na swoim wieloletnim doświadczeniu na rynku kart sportowo-rekreacyjnych i stosowaniu różnych metod zabezpieczeń może potwierdzić, że w przypadku zmiany karty z kodem kreskowym na kartę chipową, zaobserwował ogromny spadek ilości nieuprawnionych wizyt.
W związku z powyższym zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że oferowana przez Wykonawców karta powinna wykluczać jakiekolwiek możliwości narażenia Zamawiającego i jego pracowników na ryzyko zewnętrznych nadużyć, właśnie poprzez zabezpieczenie jej chipem lub paskiem magnetycznym odczytywanym przez infrastrukturę Wykonawcy w…
Tak, imienna karta powinna zabezpieczać weryfikację Użytkownika w danym obiekcie w taki sposób, aby wyeliminować jakąkolwiek możliwość wystąpienia nadużyć. Wybór konkretnej formy zabezpieczenia (np. chip lub pasek magnetyczny) należy jednak do Wykonawcy.
10Zwracamy się z prośbą o odstąpienie od wymogu przekazywania danych określonych w Załącznik nr 4 do zał. 10B - karty. Załącznik zakłada przekazywanie danych pozwalających na identyfikację konkretnego użytkownika (imię, nazwisko, komórka organizacyjna) i jednoczesne powiązanie tych danych z informacjami dotyczącymi częstotliwości korzystania przez niego z programu sportowego.
W ocenie Wykonawcy przekazywanie Zamawiającemu tak szczegółowych danych dotyczących aktywności poszczególnych użytkowników budzi istotne wątpliwości z punktu widzenia przepisów RODO, w szczególności zasady minimalizacji danych. Cel związany z rozliczeniem lub monitorowaniem realizacji umowy może być realizowany przy wykorzystaniu danych zagregowanych, bez wskazywania informacji pozwalających na identyfikację poszczególnych osób.
W związku z powyższym prosimy o potwierdzenie, czy Zamawiający odstąpi od obowiązku przekazywania przedmiotowego załącznika w obecnym kształcie i dopuści przekazywanie wyłącznie danych zagregowanych, niepozwalających na identyfikację poszczególnych użytkowników programu.
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w każdym Raporcie (załącznik nr 4 do wzoru umowy) przekazał mu dane dotyczące korzystania z programu poszczególnych Użytkowników. W tym celu przekazanie danych określonych w załączniku nr 5 do wzoru umowy jest niezbędne. Dane z raportu pozwolą Zamawiającemu na odebranie dostępu do Systemu osobom, które – pomimo iż dostają dofinansowanie do kart – to nie korzystają z niego, lub korzystają sporadycznie i przyznanie dostępu innym osobom, które z dofinansowania będą korzystać.
Historia zmian
15.10.2026 — ogłoszenie o zamówieniu
28.10.2026 — sprostowanie
30.10.2026 — sprostowanie
30.10.2026 — modyfikacja dokumentacji
06.11.2026 — upływ terminu składania ofert