Po terminiePodstawowy bez negocjacji2026/BZP 00494012/01
usługi pocztowe krajowe i zagraniczne – Wadowice
Gmina Wadowice2 aktualne · 49 w archiwum·NIP 5511003597·małopolskie
Przedmiot zamówienia
AIŚwiadczenie usług pocztowych krajowych i zagranicznych na potrzeby Urzędu Miejskiego w Wadowicach w 2027 r.: przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek listowych (zwykłych, poleconych, priorytetowych, ze zwrotnym poświadczeniem odbioru, z zadeklarowaną wartością), paczek pocztowych oraz przesyłek kurierskich, a także zwroty przesyłek niedoręczonych. Ilości szacunkowe roczne wg rodzaju przesyłki (tabela w OPZ), rozliczanie miesięczne wg faktycznie zrealizowanych usług; odbiór przesyłek w Wadowicach, doręczanie i awizowanie w gminie.
Trudność: niska
Standardowa usługa pocztowa dla urzędu gminy, realizowana przez operatora pocztowego, bez robót budowlanych i bez złożonej koordynacji wielu podmiotów.
Terminy realizacji
Realizacja zamówienia
od 04.01.2027 r. do 31.12.2027 r.
od 04.01.2027 r. do 31.12.2027 r.
Warunki udziału
AI1Uprawnienia — posiadanie uprawnień do wykonywania działalności polegającej na świadczeniu usług pocztowych zgodnie z ustawą Prawo pocztowe
2Ubezpieczenie OC — ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na minimum 100 000 zł
Pozostałe 1 warunek po założeniu darmowego konta.
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Sankcje za niespełnienie wymagań zatrudnienia: § 8 projektowanych postanowień umowy.
Pytania i odpowiedzi
10Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Projektowane postanowienia umowy, § 1 ust. 4
4. Wykonawca zobowiązuje się do udostępnienia dla Zamawiającego możliwości śledzenia przez Internet przesyłek poleconych krajowych lub zagranicznych na podstawie nadanego przez Wykonawcę numeru odpowiednio: śledzenie przesyłek poleconych krajowych i zagranicznych.
Wykonawca prosi o potwierdzenie, że Zamawiający bierze pod uwagę możliwość czasowego sporadycznego braku dostępu do systemu, co może być spowodowane czynnikami niezależnymi od wykonawcy np. atak na systemy informatyczne, albo wymogiem wstrzymania działania programu w związku z prowadzonymi działaniami technicznymi na stronie/aktualizacjami systemu, a same dane zawarte w systemie mają charakter poglądowy. Wykonawca deklaruje, że dołoży wszelkich starań, by system był stale dostępny, a w miarę możliwości przerwy związane z pracami technicznymi lub opóźnienia/błędy w ujawnianiu danych nie dotykały Zamawiającego np. poprzez prowadzenie prac w godzinach nocnych.
Ponadto Wykonawca informuje, że zapewnia możliwość monitorowania przesyłek w obrocie krajowym oraz w obrocie zagranicznym do momentu opuszczenia kraju. W przypadku przesyłek zagranicznych ilość i aktualność danych trackingowych uzależniona może być od operatora danego kraju docelowego, na co wykonawca nie ma wpływu. Jednocześnie wykonawca zapewnia dołożenie wszelkich starań do możliwie dokładnego ujawniana danych dla przesyłek zagranicznych.
Zamawiający bierze pod uwagę możliwość czasowego sporadycznego braku dostępu do systemu, co może być spowodowane czynnikami niezależnymi od wykonawcy np. ataku na systemy informatyczne, albo wymogiem wstrzymania działania programu w związku z prowadzonymi działaniami technicznymi na stronie/aktualizacjami systemu, a same dane zawarte w systemie maja charakter poglądowy. Jak również zamawiający bierze pod uwagę, że m.in. ilość informacji w systemie śledzenia, szybkość ich ujawniania uzależniona może być od kraju destynacji, a Wykonawca odpowiada wyłącznie za dane do momentu wysłania przesyłki z kraju.
2Projektowane postanowienia umowy, § 2 ust. 3
3. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i zagranicą.
Tak określony wymóg uniemożliwia złożenie oferty potencjalnym wykonawcom ze względu na nieograniczoność. Obszar doręczeń określony jest możliwościami operatorów danego kraju i wynika bezpośrednio z przepisów prawa pocztowego międzynarodowego oraz umów pomiędzy operatorami. Ponadto poszczególne obszary mogą być wyłączone ze względu na wydarzenia bieżące np. wojny i epidemie.
Wykonawca prosi o doprecyzowanie, że Zamawiający ma na myśli, że przesyłki w obrocie zagranicznym doręczane będą na obszar określony przez destynacje dostępne dla usług powszechnych lub wybranej jego części w dniu nadania przesyłek (co stanowi najszerszy katalog możliwych doręczeń).
Zamawiający bierze pod uwagę, że przesyłki w obrocie zagranicznym doręczane będą na obszar określony przez destynacje dostępne dla usług powszechnych lub wybranej jego części w dniu nadania przesyłek (co stanowi najszerszy katalog możliwych doręczeń).
3Projektowane postanowienia umowy, § 3 ust. 11
11. Za dzień zapłaty strony przyjmują dzień obciążenia rachunku zamawiającego.
Pragniemy zwrócić uwagę na fakt, ze takie określenie momentu zapłaty, nie pozwala Wykonawcy swobodnie dysponować środkami za wykonane usługi - co jest niezgodne z orzecznictwem sadów w tej sprawie oraz uniemożliwia Wykonawcy monitorowanie terminowości płatności za świadczone usługi oraz naliczanie ewentualnych odsetek za zwłokę. Termin zapłaty należności cywilnoprawnych reguluje art.454 Kodeksu cywilnego, który regulując miejsce wykonania zobowiązania traktuje także w chwili spełniania świadczenia, co nie budzi wątpliwości chociażby ze względu na orzecznictwo Sądu Najwyższego. W przypadku zobowiązań cywilnoprawnych zasada jest, że zapłata dokonana jest dopiero z chwila uznania rachunku bankowego wierzyciela. Co gwarantuje m.in. prawidłowe monitorowanie rozliczeń stron.
Czy ze względu na to, że faktyczna, możliwością dysponowania środkami jest data ich wpływu na rachunek Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza zmianę określania dnia zapłaty według powszechnie stosowanej formy w obrocie gospodarczym:
,,Za dzień zapłaty strony przyjmują dzień wpływu środków na rachunek bankowy Wykonawcy”?
Zamawiający dopuszcza zmiany:
„Za dzień zapłaty strony przyjmują dzień wpływu środków na rachunek bankowy Wykonawcy”
4Projektowane postanowienia umowy, § 4 ust. 1 pkt 1) lit. a)
a) Za odstąpienie od umowy, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w wysokości 8 % łącznego wynagrodzenia brutto o którym mowa w § 3 ust. 1 niniejszej umowy.
Określenie procentowe naliczanej kwoty może obciążyć wykonawcę kosztami niewspółmiernymi do zaistniałych nieprawidłowości. Ponadto w umowie nie zostały jasno i enumeratywnie określone kryteria uprawniające Zamawiającego do odstąpienia, stanowiąc duże ryzyko dla potencjalnych wykonawców. Czy Zamawiający dopuszcza wykreślenie lub chociażby obniżenie kary umownej zgodnie z poniższym:
a) Za odstąpienie od umowy, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w wysokości 4 % łącznego wynagrodzenia brutto o którym mowa w § 3 ust. 1 niniejszej umowy.
Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację umowy.
5Projektowane postanowienia umowy, § 8 ust. 3 – 4
3. W celu weryfikacji zatrudniania, przez Wykonawcę/Podwykonawcę, na podstawie umowy o pracę, osób wykonujących wskazane przez zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia, Zamawiający może żądać w szczególności:
1) oświadczenia zatrudnionego pracownika,
2) oświadczenia Wykonawcy/Podwykonawcy o zatrudnieniu pracownika/pracowników na podstawie umowy o pracę (oświadczenie powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, określenie, że czynności wskazane przez Zamawiającego wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, imion i nazwisk tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy/Podwykonawcy),
3) poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o pracę zatrudnionego pracownika/pracowników,
4) innych dokumentów − zawierających informacje, w tym dane osobowe, niezbędne do weryfikacji zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, w szczególności imię i nazwisko zatrudnionego pracownika, datę zawarcia umowy o pracę, rodzaju umowy o pracę i zakres obowiązków pracownika.
4. W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie Zamawiającego, w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego nie krótszym niż 7 dni, Wykonawca/Podwykonawca zobowiązuje się przedłożyć dowody, o których mowa w ust. 3., w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane czynności.
Zamawiający zastrzegł przekazywanie przez wykonawcę na żądanie Zamawiającego, w terminie nie krótszym niż 7 dni, dokumentów zawierających dane osobowe. Wskazujemy, iż ustawa Prawo zamówień publicznych (dalej Pzp) nie ogranicza uprawnień Zamawiającego dotyczących weryfikowania spełniania warunku zamówień zastrzeżonych na etapie realizacji zamówienia publicznego. W ramach postanowień umownych Zamawiający może określić zobowiązania dotyczące kontroli i weryfikowania spełniania przedmiotowego warunku także w zakresie żądania dodatkowych dokumentów, pod warunkiem, że jest to zgodne (dopuszczalne) w świetle innych przepisów. W przypadku udostępniania umów o pracę przepisy Ustawy Pzp, jak zresztą także Kodeksu Pracy, nie przewidują jakiejkolwiek regulacji. Natomiast umowy o pracę zawierają informacje stanowiące dane chronione, wobec czego Wykonawca (będący pracodawcą), występujący jako administrator danych osobowych, powinien przestrzegać przepisów ustawy z 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. 2002 r. Nr 101, poz. 926, ze zm.) (zwanej dalej: "ustawą"). W świetle przepisów ustawy każda osoba ma zagwarantowane konstytucyjnie ochronę danych osobowych i wykonawcy zatrudniający pracowników muszą tej gwarancji dochować. Istotne jest, iż udostępnienie danych osobowych może nastąpić jedynie za zgodą zainteresowanego (art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy). Zgodnie z art. 36 ust. 1 ustawy, pracodawca ma obowiązek technicznie i organizacyjnie zagwarantować ochronę danych osobowych swoich pracowników. Udzielenie informacji o pracowniku bez jego zgody może stanowić zarówno naruszenie jego prawa do prywatności, które jest chronione, jako dobro osobiste na mocy art. 23 Kodeksu cywilnego, jak i może stanowić nieuprawnione przetwarzanie danych osobowych. Zatem w świetle powyższych uwag, stwierdzić należy, iż stawiany wykonawcom wymóg udostępnienia do wglądu treści dokumentów narusza przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.
Przekazywanie Zamawiającemu wskazanych informacji jest równoznaczne z udostępnianiem szerokiego zakresu danych osobowych, które nie są Zamawiającemu niezbędne z punktu widzenia celu, jakim jest kontrola spełniania przez Wykonawcę wymagań w zakresie zatrudnienia na podstawie Umowy o pracę osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia. Dostęp do informacji stanowiących dane
6osobowe nie jest bowiem niezbędny dla weryfikacji spełnienia określonych warunków przez Wykonawcę.
Dla Zamawiającego nie powinno być istotne kto konkretnie zatrudniony jest u Wykonawcy na podstawie Umowy o pracę, a jedynie sam fakt zatrudnienia osób w takiej formie – dla potwierdzenia którego nie jest konieczna Zamawiającemu znajomość imion, i nazwisk oraz wskazywanie miejsca ich pracy.
Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych stoi na stanowisku, iż z regulacji zawartych w ustawie Prawo zamówień publicznych nie można wywodzić podstawy do przekazywania Zamawiającemu danych osobowych pracowników, a zarówno dokumentowanie zatrudnienia osób, jak i kontrola spełniania przez wykonawcę wymagań, o których mowa w tym artykule może odbywać się w sposób, który nie będzie wiązał się z przetwarzaniem danych indywidualnych osób.
Wykonawca może złożyć oświadczenie o ilości osób zatrudnionych na umowę o pracę w wybranych obszarach firmy, np. w placówce nadawczej wykonawcy, na danym obszarze. W związku z powyższym prosimy o rezygnację ze wskazanych zapisów i zastąpienie ich formularzem oświadczenia o ilości osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w wybranych przez Zamawiającego obszarach Wykonawcy.
Z uwagi na obowiązujący art.95 oraz art. 438 ustawy Prawo Zamówień Publicznych Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację.
7Opis przedmiotu zamówienia ust. 26
26. Zamawiający wymaga, aby placówki pocztowe a co najmniej punkty awizowe odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) znajdowały się na terenie gminy, do której będą doręczane przesyłki.
a) Biorąc pod uwagę specyfikę Zamawiającego, czy Zamawiający wymaga aby Wykonawca dysponował siecią placówek zgodnie z Rozporządzeniem Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (z póżn. zmianami)?
b) Czy Zamawiający uzna za spełnione warunki dotyczące sieci placówek pocztowych nadawczo-oddawczych w przypadku zorganizowania w 5% gmin wydawania przesyłek awizowanych na obszarze gmin sąsiednich?
Zamawiający uzna za spełnione warunki dotyczące sieci placówek pocztowych nadawczo-oddawczych w przypadku zorganizowania w 5% gmin wydawania przesyłek awizowanych na obszarze gmin sąsiednich.
Historia zmian
19.10.2026 — publikacja ogłoszenia
26.10.2026 — wyjaśnienia treści SWZ
29.10.2026 — upływ terminu składania ofert