Po terminiePodstawowy bez negocjacji2026/BZP 00507785/01
Usługi pocztowe na rzecz Urzędu Miasta Bydgoszczy – Bydgoszcz
Miasto Bydgoszcz25 aktualnych · 351 w archiwum·NIP 9531011863·kujawsko-pomorskie
Przedmiot zamówienia
AIŚwiadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz 20 wydziałów Urzędu Miasta Bydgoszczy: przyjmowanie, przemieszczanie, doręczanie przesyłek oraz ich ewentualne zwroty. Liczby przesyłek mają charakter szacunkowy (bez ustalonych stałych ilości).
Zakres obejmuje:
- listy zwykłe i polecone, w tym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru — standardowe i priorytetowe, w obrocie krajowym,
- listy zwykłe, polecone i polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru — priorytetowe, w obrocie zagranicznym (m.in. Europa),
- paczki krajowe i zagraniczne — standardowe i priorytetowe.
Trudność: niska
Standardowe, powtarzalne usługi pocztowe o jasno określonym zakresie i typowych kategoriach przesyłek.
Terminy realizacji
Termin wykonania zamówienia
od 01.01.2027 do 31.12.2027
od 01.01.2027 do 31.12.2027
Warunki udziału
AI1Uprawnienia — wpis do rejestru operatorów pocztowych (art. 6 ust. 1 Prawo pocztowe)
2Doświadczenie — co najmniej 2 zamówienia porównywalne (usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym: przyjmowanie, przemieszczanie, doręczanie, zwroty), wykonane lub wykonywane w ostatnich 3 latach (krótszy okres prowadzenia działalności – w tym okresie)
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena
60%
Liczba placówek na terenie miasta Bydgoszczy, w których można odbierać awizowane przesyłki
40%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI- Zwłoka w złożeniu oświadczenia/dokumentów (§4): 100 zł/dzień.
- Odstąpienie (przyczyny Wykonawcy lub odstąpienie Zamawiającego z winy Wykonawcy): 0,05% niezrealizowanej wartości umowy.
- Limit kar umownych: łącznie max 20% wynagrodzenia brutto (§7 ust. 2).
Pozostałe 2 zapisy o karach po założeniu darmowego konta.
Pytania i odpowiedzi
14Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1§ 2 ust. 2 Wzoru Umowy zawiera zapis:
„Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi dostarczania przesyłek do każdego
wskazanego przez Zamawiającego adresu na terenie kraju, a za granicami kraju do państw
ujętych w wykazie umieszczonym w cenniku usług powszechnych.” oraz Opis Przedmiotu
Zamówienia pkt 8 zawiera zapis:
„Zamawiający wymaga, aby usługa dostarczania przesyłek przez Wykonawcę świadczona była
do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu na terenie kraju i poza jego granicą.”
Wykonawca zauważa, że
1) zasady doręczania, awizowania i zwracania do nadawcy przesyłek rejestrowanych, a także
postępowanie ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, w przypadku przesyłek w obrocie
zagranicznym określone są w międzynarodowych pocztowych aktach prawnych, dodatkowo
operatorzy zagraniczni stosują swoje wewnętrzne obowiązujące w tym zakresie przepisy,
2) nie wszystkie kraje świadczą usługę zwrotne potwierdzenie odbioru, na przykład nie
przyjmuje się potwierdzenia odbioru do przesyłki rejestrowanej wysyłanej do Brazylii, Danii i
Wielkiej Brytanii oraz Irlandii Płn.,
3) od 01 stycznia 2025 roku nie jest świadczona usługa potwierdzenie odbioru do paczek
pocztowych zagranicznych,
4) terminy doręczania przesyłek listowych oraz paczek pocztowych w obrocie zagranicznym są
deklarowane,
5) dla przesyłek kierowanych do Stanów Zjednoczonych od stycznia 2022 roku istnieje
konieczność wypełniania deklaracji celnych,
6) ze względu na ograniczenia nie wszystkie rzeczy dopuszczone są do przewozu w
przesyłkach do poszczególnych krajów, szczegóły dotyczące ograniczeń w przewozie do
poszczególnych krajach ujęte są na stronie internetowej Wykonawcy,
7) wykaz ograniczeń w zakresie realizacji przesyłek zagranicznych, podlega bieżącej
aktualizacji i publikacji na stronie internetowej Wykonawcy.
Prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający akceptuje powyższe uwarunkowania wynikające z
umów międzynarodowych.
Zamawiający potwierdza, że akceptuje powyższe uwarunkowania wynikające z umów
międzynarodowych.
2§ 9 ust. 10 Wzoru Umowy zawiera zapis:
„Za datę zapłaty wynagrodzenia przyjmuje się datę obciążenia rachunku bankowego
Zamawiającego.”
Pragniemy zwrócić uwagę na fakt, że takie określenie momentu zapłaty nie pozwala
Wykonawcy swobodnie dysponować środkami za wykonane usługi – co jest niezgodne z
orzecznictwem sądów w tej sprawie oraz uniemożliwia Wykonawcy monitorowanie terminowości
płatności za świadczone usługi oraz naliczanie ewentualnych odsetek za zwłokę. Termin zapłaty
należności cywilnoprawnych reguluje art. 454 Kodeksu cywilnego, który regulując miejsce
wykonania zobowiązania, traktuje także o chwili spełnienia świadczenia, co nie budzi
wątpliwości chociażby ze względu na orzecznictwo Sądu Najwyższego. W przypadku
zobowiązań cywilnoprawnych zasadą jest, że zapłata dokonana jest dopiero z chwilą uznania
rachunku bankowego wierzyciela, co gwarantuje m.in. prawidłowe monitorowanie rozliczania
stron.
Ze względu na to, że faktyczną możliwością dysponowania środkami jest data ich wpływu na
rachunek Wykonawcy, wnioskujemy o modyfikację określenia dnia zapłaty według powszechnie
stosowanej formy w obrocie gospodarczym. Proponujemy więc zapis:
,,Za dzień zapłaty wynagrodzenia przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego
Wykonawcy.”
Zapis § 9 ust. 10 Wzoru Umowy pozostaje bez zmian.
3Pytanie nr 3
W §11 ust. 1 pkt 1) lit. a-c Wzoru Umowy Zamawiający wskazuje, że Wykonawca zapłaci
Zamawiającemu kary umowne w następujących przypadkach i wysokościach:
a) w wysokości 100 zł za każdy dzień zwłoki w złożeniu oświadczenia lub któregokolwiek z
dokumentów, o których mowa w §4 umowy,
b) za odstąpienie od umowy przez Wykonawcę z przyczyn nie leżących po stronie
Zamawiającego – w wysokości 0,05% niezrealizowanej wartości umowy,
c) za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy
– w wysokości 0,05% niezrealizowanej wartości umowy
Wykonawca wskazuje, że zaproponowane przez Zamawiającego wysokości kar umownych są
nieproporcjonalnie wysokie w stosunku do potencjalnej skali naruszeń oraz rzeczywistego
uszczerbku, jaki może ponieść Zamawiający. W myśl art. 483 §1 Kodeksu cywilnego, kara
umowna ma pełnić funkcję odszkodowawczą, a nie sankcyjną czy przychodową. Zgodnie z
utrwalonym orzecznictwem (m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 19 kwietnia 2013 r., sygn. akt IV
CSK 604/12), kara umowna powinna pozostawać w racjonalnym związku z możliwą szkodą
oraz stopniem istotności naruszenia zobowiązania. Nadmiernie wysokie kary mogą zostać
uznane za sprzeczne z zasadami współżycia społecznego (art. 58 §2 KC), a także jako rażąco
wygórowane – co w praktyce może prowadzić do konieczności ich miarkowania przez sąd (art.
484 §2 KC). Dla uniknięcia tego ryzyka oraz zapewnienia równowagi stron umowy, Wykonawca
wnioskuje o obniżenie wartości kar do poziomu odzwierciedlającego rzeczywisty ciężar
naruszenia. Wysokość kar powinna być współmierna do znaczenia naruszenia i jego
rzeczywistych skutków. Zwłoka w złożeniu dokumentów formalnych nie generuje istotnej szkody
finansowej po stronie Zamawiającego, dlatego proponowana kara 50 zł zachowuje funkcję
dyscyplinującą, przy jednoczesnym zachowaniu zasady proporcjonalności. W relacjach
zamówieniowych Zamawiający ma silniejszą pozycję kontraktową; kary powinny więc być
ustalane w sposób, który nie prowadzi do nadmiernego obciążenia ekonomicznego Wykonawcy.
Zbyt wysokie kary mogą wpływać na wzrost kosztów realizacji zamówienia i pośrednio obciążać
## Page 3
także Zamawiającego (np. poprzez wyższe oferty przetargowe lub ryzyko odstąpienia od
umowy). Kary powinny mobilizować do terminowej realizacji zobowiązań, nie zaś stanowić
narzędzie nadmiernej represji. Wykonawca zatem wnioskuje o modyfikację zapisu zgodnie z
poniższym:
„Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:
a) w wysokości 50 zł. za niezłożenie oświadczenia lub któregokolwiek z dokumentów o których
mowa w §4 umowy w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego,
b) za odstąpienie od umowy przez Wykonawcę z przyczyn nie leżących po stronie
Zamawiającego – w wysokości 0,03% niezrealizowanej wartości umowy,
c) za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy
– w wysokości 0,03% niezrealizowanej wartości umowy”
Zapis §11 ust. 1 pkt 1) lit. a-c Wzoru Umowy pozostaje bez zmian.
4Pytanie nr 4
§ 11 ust. 3 Wzoru Umowy zawiera zapis:
„Łączna wysokość kar umownych nie może przekroczyć 20% całkowitego wynagrodzenia
brutto, wskazanego w § 7 ust. 2 umowy.”
W przypadku, gdy część umowy nie zostanie faktycznie zrealizowana (np. z powodu
ograniczonego zapotrzebowania Zamawiającego), limit kary liczony od maksymalnej wartości
nominalnej umowy nie odzwierciedla faktycznej wartości wykonanych świadczeń. W efekcie
kara może być naliczana w kwocie znacznie przewyższającej realny zakres wykonania, co
narusza zasadę ekwiwalentności stron.
Wykonawca zwraca się z prośbą o modyfikację powyższego zapisu na następujący:
„Łączna wysokość kar umownych nie może przekroczyć 10% całkowitego wynagrodzenia
brutto, wskazanego w § 7 ust. 2 umowy.”
Zapis §11 ust. 3 Wzoru Umowy pozostaje bez zmian.
5§ 11 ust. 2 Wzoru Umowy zawiera zapis:
„Kary, o których mowa w ust. 1 pkt 1 będą potrącane z wynagrodzenia umownego, o którym
mowa w § 7 ust. 2 albo wpłacone dobrowolnie przez Wykonawcę na konto wskazane przez
Zamawiającego.”
Z uwagi na obowiązujące procedury reklamacyjne, Wykonawca wnosi o modyfikację zapisu i
przyjęcie jego następującego brzmienia:
„Kary, o których mowa w ust. 2 pkt 1 będą potrącane z wynagrodzenia umownego, o którym
mowa w § 7 ust. 2 albo wpłacone przez Wykonawcę na konto wskazane przez Zamawiającego
na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego w terminie nie krótszym
niż 14 dni od daty wystawienia noty, po przeprowadzonym uprzednio postępowaniu
reklamacyjnym.”
Zapis §11 ust. 2 Wzoru Umowy pozostaje bez zmian.
6Pytanie nr 11
W związku z faktem, iż Zamawiający dopuszcza możliwość świadczenia usług przez
podwykonawców zwracamy się z prośbą o odpowiedź na poniższe pytania:
1) Czy Zamawiający zakłada, że będzie zobowiązany do podziału korespondencji i tworzenia
odrębnych dokumentów nadawczych dla przesyłek nadawanych w imieniu i na rzecz
Zamawiającego przez Wykonawcę?
2) Czy Zamawiający zakłada konieczność nanoszenia przez Zamawiającego innych
nadruków/znaków opłaty na przesyłkach, które będą nadawane u różnych operatorów?
3) Czy Zamawiający zakłada, iż odbiór awizowanych przesyłek, które nie byłyby realizowane
przez operatora pocztowego byłby możliwy w różnych placówkach pocztowych – zarówno
operatora wyznaczonego jak i innego operatora?
4) Czy Zamawiający uwzględnił, iż ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe
przewiduje odpowiedzialność operatora pocztowego za świadczoną przez niego usługę. W
przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego
wykonania przedmiotu umowy Zamawiający nie będzie mógł dochodzić odszkodowania od
pośrednika ponieważ pośrednik nie będzie realizował dla niego usługi pocztowej
5) Czy Zamawiający uwzględnił, iż w przypadku świadczenia usług przez pośrednika na
Zamawiającym będzie spoczywał obowiązek uiszczenia opłaty za zwrot przesyłki do nadawcy
(po wyczerpaniu możliwości jej doręczenia adresatowi)? To element występujący w
przypadkach odmowy przyjęcia przesyłki przez adresata bądź nieodebrania przesyłki po
awizacji w określonym przepisami czasie. Stawka opłaty za zwrot przesyłki rejestrowanej po
wyczerpaniu możliwości doręczenia/wydania odbiorcy, której nadanie zostało opłacone
znaczkiem pocztowym, pobierana byłaby na podstawie oraz zgodnie z cennikiem usług
powszechnych w obrocie krajowym i zagranicznym od nadawcy tj. Zamawiającego. Opłata
zostanie pobrana w formie gotówki, przed wydaniem przesyłki przez listonosza. Podstawę
prawną do żądania zapłaty za zwrot przesyłek stanowi art. 32 Prawa Pocztowego, zgodnie z
którym: przesyłkę pocztową, której nie można doręczyć adresatowi, operator pocztowy, który
zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej, zwraca nadawcy. Za czynności
związane ze zwrotem przesyłki operator ten może żądać uiszczenia opłaty w wysokości
określonej w cenniku usług pocztowych albo w cenniku usług powszechnych albo w umowie.
6) Czy Zamawiający jest świadomy, iż będzie zobowiązany dołączać różne druki potwierdzenia
odbioru do nadawanych przesyłek – jedne wymagane przez operatora wyznaczonego, zaś
drugie wymagane przez innego operatora? Wykonawca nadmienia, także że w takiej sytuacji
będzie następować inny sposób wykonania usługi – właściwy dla danego operatora
pocztowego, przy czym na druku potwierdzenia odbioru będzie pojawiać się jako nadawca
przesyłki nazwa operatora pocztowego, który w imieniu i na rzecz będzie nadawał przesyłki u
operatora pocztowego. Powyższe budzi ryzyko, możliwości wykorzystania takiego dowodu
odbioru przesyłki w postępowaniach…
Odpowiedź
7Pytanie nr 12
Zamawiający dopuścił możliwość powierzenia wykonania części zamówienia
podwykonawcy/om, zaś w dokumentach zamówienia określił również, że postępowanie
prowadzone jest w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych.
Czy słusznie interpretujemy, iż również w zakresie podwykonawstwa zastosowanie będą miały
właściwe przepisy przedmiotowej ustawy? W przypadku odpowiedzi twierdzącej na powyższe
pytanie, czy Zamawiający będzie wymagał dostarczenia kopii umowy o podwykonawstwo ze
wskazaniem, które części zamówienia wykonawca powierzył do wykonania podwykonawcy?
Wykonawca sugeruje określenie terminu udostepnienia umowy o podwykonawstwo
niezwłocznie po złożeniu oferty, co pozwoli zweryfikować podstawy do rzetelnego wykonania
usług przez oferentów.
Odpowiedź
Zamawiający wskazał w SWZ oraz §6 pkt 2 wzoru umowy, będącego jego załącznikiem,
jakich informacji będzie wymagał odnośnie podwykonawcy, czyli jego nazwy oraz w
jakim zakresie będzie świadczone owe podwykonawstwo. Zamawiający nie wymaga
określenia terminu udostępnienia umowy z podwykonawcą.
Historia zmian
29.10.2026 — publikacja ogłoszenia
08.11.2026 — wyjaśnienia treści SWZ
09.11.2026 — upływ terminu składania ofert