RozstrzygniętyPodstawowy bez negocjacji2026/BZP 00375206/01
Usługi sportowo-rekreacyjne dla pracowników – Kraków
Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie1 aktualny · 56 w archiwum·NIP 6761161205·małopolskie
Składanie ofert: 13 sierpnia 2026
Rozstrzygnięcie
Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.
WygrałaBENEFIT SYSTEMS S.A.
NIP zwycięzcy8361676510
Kwota oferty2 459 040,00 zł
Złożonych ofert1
Widełki ofert2 459 040,00 zł – 2 459 040,00 zł
Najtańsza oferta wygrałatak
Przedmiot zamówienia
AI- Usługa: udostępnienie dostępu do obiektów i zajęć sportowo-rekreacyjnych pracownikom Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie (szac. 320 osób), dzieciom pracowników (szac. 30 osób) oraz zgłoszonym przez pracowników osobom towarzyszącym (szac. 70 osób) na podstawie imiennych kart i dedykowanej aplikacji. Dostęp obejmuje sieć co najmniej 200 obiektów w Krakowie, co najmniej 200 obiektów w województwie małopolskim (z wyłączeniem Krakowa) oraz co najmniej 2500 obiektów na terenie Polski.
Trudność: średnia
Zamówienie wymaga zapewnienia szerokiej sieci obiektów partnerskich oraz koordynacji dostępu dla wielu użytkowników.
Terminy realizacji
Czas na realizację (termin wykonania)
sukcesywnie przez okres 48 miesięcy licząc od daty rozpoczęcia świadczenia usługi (planowany termin rozpoczęcia: 01.09.2026 r.) lub do wyczerpania kwoty przeznaczonej na sfinansowanie przedmiotu zamówienia, w zależności co nastąpi pierwsze.
sukcesywnie przez okres 48 miesięcy licząc od daty rozpoczęcia świadczenia usługi (planowany termin rozpoczęcia: 01.09.2026 r.) lub do wyczerpania kwoty przeznaczonej na sfinansowanie przedmiotu zamówienia, w zależności co nastąpi pierwsze.
Warunki udziału
AI1Zatrudnienie osoby — Zatrudnienie przez Wykonawcę lub podwykonawcę, na podstawie umowy o pracę i co najmniej przez okres realizacji zamówienia, osoby odpowiedzialnej za współpracę z Zamawiającym.
2Oświadczenie o obiektach — Przed podpisaniem umowy Wykonawca musi złożyć oświadczenie o możliwości dysponowania wszystkimi zadeklarowanymi obiektami partnerskimi wraz z adresem strony internetowej, na której te dane są zawarte.
Pozostałe 9 warunków po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena ofertowa bruttoobejmująca wszystkie koszty
50%
Liczba obiektów w Krakowie (granice administracyjne miasta)
20%
Liczba obiektów w województwie małopolskim (granice administracyjne województwa) z pominięciem obiektów znajdujących się w granicach administracyjnych Krakowa
20%
Liczba obiektów w Polsce
10%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
SWZ zmodyfikowany 7 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Termin składania ofert przypada na okres wakacyjny (11 sierpnia)
Termin w okresie wakacyjnym (lipiec-sierpień) może ograniczać liczbę oferentów ze względu na urlopy.
Kary i sankcje
AI- kary umowne: w projekcie umowy (zał. nr 1)
- wadium: w postępowaniu nie wymaga się wniesienia wadium
- zabezpieczenie należytego wykonania umowy: w postępowaniu nie wymaga się wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy
Pytania i odpowiedzi
14Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1W nawiązaniu do opisu przedmiotu zamówienia uprzejmie prosimy o doprecyzowanie, czy przez „budynek lub samodzielny lokal, w którym świadczone są usługi” Zamawiający rozumie obiekt funkcjonujący pod stałym adresem (w tym obiekty takie jak np. baseny letnie, stoki narciarskie, lodowiska, parki linowe, stacje rowerów miejskich które co do zasady nie znajdują się w budynku).
Tak, Zamawiający potwierdza, że przez „budynek lub samodzielny lokal, w którym świadczone są usługi” Zamawiający rozumie obiekt funkcjonujący pod stałym adresem (w tym obiekty takie jak np. baseny letnie, stoki narciarskie, lodowiska, parki linowe, stacje rowerów miejskich które co do zasady nie znajdują się w budynku).
2W związku z możliwością korzystania w ramach oferowanej karty sportowej z obiektów zlokalizowanych poza granicami Polski (np. podczas urlopów zagranicznych lub delegacji służbowych), uprzejmie prosimy o potwierdzenie, czy obiekty zagraniczne mogą zostać uwzględnione w wykazie oraz czy będą brane pod uwagę przy ocenie oferty w ramach kryterium liczby obiektów sportowych.
Nie – Zamawiający informuje, że obiekty zagraniczne nie mogą zostać uwzględnione w wykazie oraz nie będą brane pod uwagę przy ocenie oferty w ramach kryterium oceny ofert – liczby obiektów sportowych.
3W nawiązaniu do kryteriów oceny ofert, zwracamy się z pytaniem do Zamawiającego, czy Wykonawcy w ofertach maja przedstawić:
- liczbę wszystkich obiektów, które są dostępne w ramach karty?
- liczbę obiektów, w których wszystkie dostępne usługi są realizowane bez żadnych dopłat?
- liczbę obiektów, w których przynajmniej jedna usługa jest świadczona bez żadnej dopłaty?
Wykonawca chciałby zwrócić uwagę, że w części obiektów sportowych występują zarówno usługi z dopłatą ze strony Użytkownika jak i bez dopłaty. Za przykład może posłużyć obiekt, w którym są dostępne dla Użytkownika Programu 3 usługi: basen, siłownia i tenis ziemny. Basen i siłownia są realizowane na podstawie karnetu bez żadnych dopłat ze strony Użytkownika, natomiast do usługi tenis ziemny jest wymagana dopłata w wysokości np. 25 zł.
Zdaniem Wykonawcy ze względu na fakt, że w obiekcie można skorzystać z usług bez dodatkowych opłat dla uczestnika programu, obiekt taki powinien być uwzględniony w ofertach Wykonawców.
W ofertach Wykonawcy winni wskazać liczbę wszystkich obiektów, które są dostępne w ramach karty, uwzględniając zarówno liczbę obiektów, w których wszystkie dostępne usługi są realizowane bez żadnych dopłat jak i liczbę obiektów, w których przynajmniej jedna usługa jest świadczona bez żadnej dopłaty.
4Prosimy o potwierdzenie, iż w przypadku gdy Wykonawca świadczy usługi dostępu do obiektów sportowo-rekreacyjnych stosując identyfikację/weryfikację przy pomocy telefonu komórkowego, to w sytuacji, w której pracownik nie posiada telefonu komórkowego lub nie wyraża chęci korzystania z telefonu komórkowego w procesie identyfikacji/weryfikacji w obiekcie sportowo-rekreacyjnym, Wykonawca ten musi zapewnić mu możliwość podstawowej identyfikacji/weryfikacji tj. poprzez okazanie imiennego karnetu i dokumentu tożsamości?
Tak – Zamawiający potwierdza, że w przypadku gdy Wykonawca świadczy usługi dostępu do obiektów sportowo-rekreacyjnych stosując identyfikację/weryfikację przy pomocy telefonu komórkowego, to w sytuacji, w której pracownik nie posiada telefonu komórkowego lub nie wyraża chęci korzystania z telefonu komórkowego w procesie identyfikacji/weryfikacji w obiekcie sportowo-rekreacyjnym, Wykonawca ten musi zapewnić mu możliwość podstawowej identyfikacji/weryfikacji tj. poprzez okazanie imiennego karnetu i dokumentu tożsamości.
5Prosimy o potwierdzenie, że jedyne niezbędne dane jakie Użytkownicy powinni przekazać w celu przystąpienia do programu sportowo-rekreacyjnego to imię i nazwisko. W przypadku, gdy użytkownik chce skorzystać z aplikacji mobilnej – dodatkowo adres mailowy.
Tak – Zamawiający potwierdza, że jedyne niezbędne dane jakie Użytkownicy powinni przekazać w celu przystąpienia do programu sportowo-rekreacyjnego to imię i nazwisko. W przypadku, gdy użytkownik chce skorzystać z aplikacji mobilnej – dodatkowo adres mailowy.
6Zwracamy się z prośbą do Zamawiającego o potwierdzenie, iż z uwagi na bezpieczeństwo i ochronę prywatności użytkowników abonamentów, a także z uwagi na minimalizację zakresu przetwarzanych danych osobowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, Zamawiający nie dopuszcza by Wykonawca wymagał pobierania od Zamawiającego ani bezpośrednio od Użytkowników takich danych jak numer PESEL, data urodzenia i prywatny numer telefonu.
Zgodnie z zasadą minimalizacji danych wyrażoną w art. 5 RODO dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
Zbieranie danych osobowych zawsze musi mieć uzasadnienie dla celu w jakim są zbierane oraz być niezbędne dla jego realizacji.
W ocenie Benefit Systems pozyskiwanie numeru PESEL, daty urodzenia i numeru telefonu od użytkowników abonamentów sportowych przeczy zasadzie minimalizacji danych. Tak więc są to dane nadmiarowe z perspektywy Benefit Systems jako dostawcy abonamentów sportowych.
Wykonawca posiada wieloletnie doświadczenie na rynku kart sportowo-rekreacyjnych i zapewnia, iż zamówienie może zostać zrealizowane bez podawania przez Użytkowników powyższych nadmiarowych danych. Brak chęci podania takich danych jak PESEL, data urodzenia, numer telefonu nie powinno warunkować możliwości skorzystania z programu sportowo-rekreacyjnego.
Tak – Zamawiający nie dopuszcza by Wykonawca wymagał pobierania od Zamawiającego ani bezpośrednio od Użytkowników takich danych jak numer PESEL, data urodzenia i prywatny numer telefonu.
7Prosimy o potwierdzenie, ze Zamawiający nie zgadza się na wykluczenie z przedmiotu zamówienia Pracowników, którzy nie wyrażą zgody na podanie tak osobistych danych jak numer PESEL, data urodzenia czy prywatny numer telefonu.
W ocenie Wykonawcy, w celu świadczenia usług sportowo-rekreacyjnych, nie ma potrzeby przekazywania powyższych danych (innych niż imię i nazwisko oraz adres email w przypadku dostępu na podstawie aplikacji).
Zgodnie ze stanowiskiem UODO („Ochrona danych osobowych w miejscu pracy Poradnik dla pracodawców”) niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą.
W konsekwencji należy przyjąć, iż przetwarzanie powyższych danych nie jest niezbędne wobec celu jakim jest zapewnienie użytkownikom dostępu do obiektów sportowych, a więc i zgodnie ze wspomnianą zasadą minimalizacji, powyższe dane, nie powinna być przetwarzane.
Użytkownik może odmówić przetwarzania takich danych jak numer PESEL i data urodzenia w celu korzystania z obiektów sportowo-rekreacyjnych, nie powinno mieć to skutku w postaci niemożliwości korzystania z karty sportowej.
Tak – Zamawiający nie zgadza się na wykluczenie z przedmiotu zamówienia Pracowników, którzy nie wyrażą zgody na podanie tak osobistych danych jak numer PESEL, data urodzenia czy prywatny numer telefonu.
8Mając na względzie dobro i wygodę Państwa Pracowników prosimy o potwierdzenie, że każdy Wykonawca opierający podstawowy dostęp do Usług w oparciu o SMS, aplikację lub kod QR (wszystkie metody związane z użyciem telefonu komórkowego lub smartphone`a), przedstawił alternatywną możliwość korzystania z usług obiektów sportowo - rekreacyjnych w postaci imiennej karty chipowej lub magnetycznej potwierdzanej dowodem tożsamości.
Zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, wszyscy Wykonawcy składający oferty w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia winni przedstawić również alternatywną możliwość korzystania z usług obiektów sportowo - rekreacyjnych w postaci imiennej karty chipowej lub magnetycznej potwierdzanej dowodem tożsamości oprócz aplikacji, kodu QR, sms, itp.
9Zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że imienna karta powinna zabezpieczać weryfikację Użytkownika w obiekcie w taki sposób, aby wyeliminować jakąkolwiek możliwość wystąpienia nadużyć w postaci sztucznego nabijania na kartę wejść użytkowników np. poprzez zastosowanie na karcie chipa lub paska magnetycznego. Dodatkowo, w opinii Wykonawcy sposób weryfikacji stosowany przez Wykonawców powinien opierać się na okazaniu dokumentu potwierdzającego jego tożsamość.
Zdaniem Wykonawcy zastosowanie zabezpieczenia w postaci np. kodu kreskowego lub kodu QR nie jest wystarczającym zabezpieczeniem dla Zamawiającego jak i jego Użytkowników ze względu na fakt, iż taką kartę łatwo można skopiować (zrobić skan lub zdjęcie) i posłużyć się taką kopią w sposób nieuprawniony poprzez rejestrację wizyt, które w rzeczywistości się nie odbyły. Wykonawca, działając na rynku od 2005 r. wielokrotnie miał do czynienia z tego typu procederem i od lat stara się zabezpieczyć interes swój i swoich klientów stosując odpowiednie i właściwe dla procesu weryfikacji użytkowników zabezpieczenia.
Ze względu na to, iż wszyscy działający na rynku Wykonawcy rozliczają się z obiektami sportowymi za każdą zrealizowaną wizytę, każde wejście do obiektu zarejestrowane za pomocą karty ma w konsekwencji wpływ na wycenę danego kontraktu oraz jego finalną rentowność.
Każdy z Wykonawców powinien zagwarantować, że z usług nie powinny korzystać osoby do tego nieuprawnione. Tym samym weryfikacja Użytkownika w obiekcie zaproponowana przez Wykonawców powinna być tak skonstruowana, aby wykluczyć jakiekolwiek możliwości tego typu nadużyć i uniknąć ich wpływu na rentowność zawieranego kontraktu oraz nieobiektywnie zwiększonej wyceny kolejnego kontraktu i prawdopodobnej konieczności zmiany dostawcy po wygaśnięciu każdej nowo zawartej umowy.
Dodatkowo przy wydatkowaniu środków publicznych obowiązuje przede wszystkim zasada oszczędności, celowości i efektywności. Każdy podmiot zaliczony do sektora finansów publicznych, dokonujący zakupów, dostaw, usług i robót budowlanych, jest zobowiązany przestrzegać tych zasad. Ustawa nie przewiduje nieracjonalnego wydatkowania środków publicznych, natomiast dopuszczenie do sytuacji, w której karta nie zabezpiecza finansów publicznych przed nadużyciami, które mogą się pojawić ze strony osób trzecich, wg. najlepszej wiedzy Wykonawcy, definitywnie narusza te zasady.
Wykonawca bazując na swoim wieloletnim doświadczeniu na rynku kart sportowo-rekreacyjnych i stosowaniu różnych metod zabezpieczeń może potwierdzić, że w przypadku zmiany karty z kodem kreskowym na kartę chipową, zaobserwował ogromny spadek ilości nieuprawnionych wizyt.
W związku z powyższym zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że oferowana przez Wykonawców karta powinna wykluczać jakiekolwiek możliwości narażenia Zamawiającego i jego pracowników na ryzyko zewnętrznych nadużyć, właśnie poprzez zabezpieczenie jej chipem lub paskiem magnetycznym odczytywanym przez infrastrukturę Wykonawcy w…
Tak – Zamawiający potwierdza, że imienna karta powinna zabezpieczać weryfikację Użytkownika w obiekcie w taki sposób, aby wyeliminować jakąkolwiek możliwość wystąpienia nadużyć w postaci sztucznego nabijania na kartę wejść użytkowników np. poprzez zastosowanie na karcie chipa lub paska magnetycznego. Sposób weryfikacji stosowany przez Wykonawców powinien opierać się na okazaniu dokumentu potwierdzającego tożsamość Użytkownika.
Historia zmian
03.08.2026 — publikacja ogłoszenia
11.08.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (1 dokument z wyjaśnieniami · 1 modyfikacja dokumentacji)
13.08.2026 — upływ terminu składania ofert
03.09.2026 — ogłoszenie o wyniku postępowania