Po terminiePrzetarg nieograniczony · PN708924-2026
Wdrożenie systemu ERP dla oświaty – Wrocław
Centrum Usług Informatycznych we Wrocławiu3 aktualne · 40 w archiwum·NIP 8971793846·dolnośląskie
Przedmiot zamówienia
AI- Część 1 (dostawa + usługa): wdrożenie i udostępnienie systemu ERP obejmującego obsługę kadrową, płacową, finansowo-księgową i zarządzanie oświatą dla wskazanych Klientów, obejmujące dokument analizy systemowej, migrację danych z dotychczasowych systemów, udzielenie licencji, 200 roboczogodzin usługi asysty stanowiskowej, dokumentację powykonawczą oraz zrzut danych transakcyjnych.
- Część 2 (dostawa + usługa): w ramach prawa opcji wdrożenie modułów dla maksymalnie 10 Klientów dodatkowych w obszarach MZFS, MPŻ, MSM, MPLG, MDES i MRU obejmujące nowy dokument analizy systemowej, migrację danych, 800 roboczogodzin usługi asysty stanowiskowej, dokumentację powykonawczą, udzielenie licencji, 1000 roboczogodzin usług rozwoju, przeprowadzenie szkoleń dla 100 grup użytkowników i 1 grupy administratorów, przekazanie obrazu systemu, uruchomienie szyfrowania danych oraz realizację pozostałych wymogów z priorytetem „Opcja”.
Trudność: wysoka
Złożony zakres wdrożenia wielomodułowego systemu ERP dla wielu klientów z integracją danych i realizacją rozbudowanych usług rozwojowych.
Terminy realizacji
Termin wykonania
nie dłużej niż 64 miesiące od dnia zawarcia umowy
nie dłużej niż 64 miesiące od dnia zawarcia umowy
Warunki udziału
AI1Doświadczenie kadrowe — min. 1 wdrożenie systemu kadrowego dla ≥ 30 placówek oświatowych w ostatnich 5 latach (lub krótszym okresie działalności).
2Doświadczenie dziennik/stołówka — min. 1 wdrożenie systemu w obszarze opłat za pobyt/żywienie, stołówki/magazynu, planu lekcji lub dziennika elektronicznego dla ≥ 30 placówek oświatowych w ostatnich 5 latach (lub krótszym okresie działalności).
Pozostałe 3 warunki po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena (C)
60%
Funkcjonalność Systemu (F)punkty za TAK: 1, za NIE: 0
25%
Dostępność cyfrowa (D)punkty za TAK: 1, za NIE: 0
10%
Aktywizacja osób z niepełnosprawnościami (A)TAK: 5 pkt, NIE: 0 pkt
5%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
SWZ zmodyfikowany 16 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: w projekcie umowy (zał. nr 8)
Pytania i odpowiedzi
58Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Zamawiający wprowadził wymóg migracji danych z dotychczas wykorzystywanych przez siebie systemów, jednak poza systemem MPL - Płace (punkt MPL.113) nie wyspecyfikował jakich systemów używa obecnie oraz migracji jakich danych oczekuje. W związku z tym wykonawca nie jest w stanie oszacować technicznej możliwości przeprowadzenia migracji, ewentualnego nakładu pracy i kosztów celem złożenia oferty. Zważywszy, że niepowodzenie migracji zagrożone jest zgodnie z umową karami dla Wykonawcy zwracamy się z prośbą o jednoznaczne uzupełnienie wymagań dla każdego systemu podobnie jak uczyniono w przypadku modułu MPL.
System musi obsłużyć dane zmigrowane z dotychczasowego systemu w taki sposób, aby były dostępne do naliczeń, korekt i sprawozdawczości na równi z danymi wprowadzonymi bezpośrednio w Systemie. System źródłowy: Vulcan Płace. Zakres czasowy: dane od 1 stycznia 2008 r. do dnia uruchomienia produkcyjnego Systemu. Zakres podmiotowy: migracja obejmuje wszystkich pracowników i zleceniobiorców ujętych w systemie źródłowym w powyższym okresie, niezależnie od tego, czy pozostają aktualnie zatrudnieni. Zakres przedmiotowy migracji obejmuje co najmniej: • dane identyfikacyjne i adresowe pracowników oraz zleceniobiorców, w tym PESEL i NIP, • umowy i angaże wraz z historią zmian: stanowisko, wymiar etatu, stopień awansu zawodowego, wysługę lat, składniki wynagrodzenia i ich wysokość oraz okresy obowiązywania, • listy płac wraz ze składnikami wypłaconymi w podziale na miesiące, w tym wynagrodzenie zasadnicze, dodatki, godziny ponadwymiarowe i doraźne zastępstwa, • podstawy naliczenia i kwoty składek na ubezpieczenia społecz
2Prosimy o potwierdzenie, że w przypadku modułu MDES Zamawiający uzna za wystarczające przeprowadzenie migracji danych obejmujące: • migracja kont uczniów, rodziców, nauczycowników, dyrektorów i administratorów; • migracja danych osobowych uczniów, rodziców i nauczycieli; • migracja wszystkich danych zgromadzonych w module świadectw i arkuszy ocen dla uczniów uczęszczających do szkół (bez danych z początku etapu edukacyjnego utrudnione jest wygenerowanie arkuszy i świadectw ukończenia szkół w kolejnych latach); • migracja danych z Księgach Ucznia i Ewidencji dla uczniów uczęszczających do szkół; • migracji danych wprowadzonych w bieżącym roku szkolnym w którym Zamawiający skorzysta z prawa opcji, w tym co najmniej: struktury organizacyjnej szkoły (przydziałów nauczycieli do zajęć w planie lekcji, przydziałów uczniów do klas i grup zajęciowych), planu lekcji, ocen, frekwencji, tematów lekcji, dzienników zajęć dodatkowych, dzienników świetlicy i specjalistów • migracja danych archiwalnych z 1 roku szkolnego سبقе
Zamawiający potwierdza, że szczegółowy zakres migracji danych w Module Dziennik elektroniczny i sekretariat zostanie ustalony w ramach Analizy Systemowej. Zamawiający nie potwierdza na obecnym etapie zakresu wskazanego w pytaniu jako wystarczającego dla spełnienia wymagań Umowy. Zamawiający nie dokonuje zmiany treści SWZ w tym zakresie.
33.Dotyczy: Załącznik nr 1 do umowy nr CUI-ZZ.022……2026, Specyfikacja wymagań, 1.11 Moduł Plan lekcji i grafik dyżurów (MPLG), MPLG.14 System musi zasilać moduł układania planów lekcji oraz grafików dyżurów nauczycieli danymi pochodzącymi z arkusza organizacyjnego szkoły. Pytanie: Czy zamawiający uzna za wystarczające umożliwienie importu z arkusza organizacji list nauczycieli, przedmiotów, klas i przydziałów nauczycieli do lekcji (który nauczyciel, jakie przedmioty, w jakich klasach, ile godzin) w formacie asc.xml (używanym powszechnie na rynku).
Zamawiający potwierdza brzmienie wymagania MPLG.14 Załącznika nr 1 do Umowy, zgodnie z którym System musi zasilać moduł układania planów lekcji oraz grafików dyżurów nauczycieli danymi pochodzącymi z arkusza organizacyjnego szkoły. Arkusz organizacyjny prowadzony jest w Module Arkusz organizacyjny i budżet oświaty (MAOB) stanowiącą część tego samego Systemu, w związku z czym Zamawiający nie dopuszcza zastąpienia zasilania danymi importem pliku w formacie zewnętrznym. Zamawiający nie dokonuje zmiany treści SWZ w tym zakresie
44. Dotyczy: Załącznik nr 1 do umowy nr CUI-ZZ.022……2026, Specyfikacja wymagań, 1.12 Moduł Dziennik elektroniczny i sekretariat (MDES), MDES.01 System musi gromadzić i przetwarzać dane uczniów pochodzące od szkoły, rodziców oraz instytucji zewnętrznych, eliminując konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych o uczniu i przebiegu jego nauki. Pytanie: Wykonawca rozumie, że w przypadku danych pochodzących ze szkoły bądź od rodziców Zamawiający oczekuje przetwarzania danych związanych z prowadzeniem dokumentacji sekretariatu szkoły oraz przebiegu procesu nauczania (jeżeli to niewłaściwa interpretacja prosimy o wskazanie poprawnej), prosimo o wskazanie jakiego rodzaju dane i z jakich instytucji zewnętrznych muszą być przetwarzane w systemie.
Zamawiający wyjaśnia, że dane pochodzące od instytucji zewnętrznych obejmują w szczególności dane wymieniane z Systemem Informacji Oświatowej (wymagania MDES.06 i MDES.43) oraz dane kandydatów importowane z systemów rekrutacyjnych (wymaganie MDES.48). Szczegółowy zakres danych oraz sposób ich wymiany zostanie ustalony w ramach Analizy Systemowej. Zamawiający nie dokonuje zmiany treści SWZ w tym zakresie.
5Zważywszy na obowiązujący stan prawny, zgodnie z którym nie drukuje się już tradycyjnych papierowych legitymacji szkolnych, które zostały zastąpione eLegitymacjami prosimy o potwierdzenie, że Zamawiający wymaga wyłącznie możliwości eksportu kompletnych danych (włącznie ze zdjęciem) z systemu do formatu xml i csv, z których to wydruk wykonać można na przystosowanej do tego drukarce lub zlecić wybranej drukarni.
Zamawiający potwierdza brzmienie wymagania MDES.06 Załącznika nr 1 do Umowy i nie ogranicza jego zakresu wyłącznie do eksportu danych do plików XML i CSV. Zgodnie z §2 ust. 3 Umowy oraz pkt 3.2 Załącznika nr 1 do Umowy System musi być zgodny z przepisami powszechnie obowiązującymi i na bieżąco dostosowywany do ich zmian. Zamawiający nie dokonuje zmiany treści SWZ w tym zakresie.
6Prosimy o wyjaśnienie czy wykonawca prawidłowo rozumie intencję Zamawiającego i plik XML służący do eksportu danych ze świetlicy musi być zgodny z wymaganiami rozporządzenia MEN w tym zakresie. Jednocześnie prosimy o wyjaśnienie czy eksport plików XML wymaganych rozporządzeniem dla archiwizacji dzienników lekcyjnych i dzienników zajęć dodatkowych oraz specjalistów nie są wymagane (nie zostały wymienione w specyfikacji).
Zamawiający potwierdza, że zgodnie z §2 ust. 3 Umowy oraz pkt 3.2 Załącznika nr 1 do Umowy System musi być zgodny z przepisami powszechnie obowiązującymi na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, w tym z przepisami dotyczącymi prowadzenia i archiwizacji dokumentacji przebiegu nauczania. Wymóg ten obowiązuje niezależnie od tego, czy dany format eksportu został wprost wymieniony w Specyfikacji wymagań. Zamawiający nie dokonuje zmiany treści SWZ w tym zakresie.
7Prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający wymaga udostępnienia wyłącznie panelu przez stronę www czy także za pośrednictwem natywnych aplikacji mobilnych?
Zamawiający potwierdza, że wymaganie MDES.40 Załącznika nr 1 do Umowy nie ogranicza sposobu udostępnienia panelu do wybranego kanału dostępu. Interfejs Systemu musi być obsługiwany co najmniej w przeglądarkach wskazanych w wymaganiu WT.6. Sposób realizacji wymagania zostanie ustalony w ramach Analizy Systemowej. Zamawiający nie dokonuje zmiany treści SWZ w tym zakresie.
8W przypadku wymagania udostępnienia rodzicom i uczniom panelu w aplikacjach mobilnych, to czy Zamawiający dopuści (ze względu na wysoki koszt utrzymania tego kanału komunikacji) możliwość ponoszenia przez rodziców kosztów za dostęp do wybranych funkcjonalności aplikacji mobilnej?
Zamawiający potwierdza, że wynagrodzenie określone w §14 Umowy stanowi całość wynagrodzenia Wykonawcy w związku z realizacją Umowy, a Wykonawcy nie przysługują żadne inne roszczenia (§14 ust. 7 Umowy). Zamawiający nie dopuszcza pobierania od rodziców ani uczniów jakichkolwiek opłat za dostęp do funkcjonalności Systemu. Zamawiający nie dokonuje zmiany treści SWZ w tym zakresie.
9Załącznik nr 1 do SWZ - Formularz ofertowy - 24.08.26 Prosimy o wyjaśnienie sposobu kalkulacji pozycji cenowych w Formularzu ofertowym. Czy Wykonawca prawidłowo interprtuje, że wszędzie tam, gdzie wskazano odpowiednio „przez/dla klienta/klientów” lub „dla obszaru klienta/klientów”, lub „dla jednego klienta”, cena ma dotyczyć 146 placówek wymienionych w Załączniku nr 11 do Umowy? Anaogicznie jeśli w ofercie w poszczególnych pozycjach jest mowa o klientach dodatkowych cena ma dotyczyć 72 klientów wskazanych w Załączniku nr 12 do Umowy?
Zamawiający potwierdza, że pozycje zbiorcze Formularza ofertowego obejmują wszystkich Klientów w rozumieniu Umowy, wskazane w Załączniku nr 11 do Umowy. Pozycje oznaczone „dla jednego Klienta” stanowią cenę jednostkową przypadającą na jednego Klienta. Analogicznie pozycje dotyczące Klientów dodatkowych obejmują podmioty wskazane w Załączniku nr 12 do Umowy. Zamawiający nie dokonuje zmiany treści SWZ w tym zakresie.
10Załącznik nr 1 do SWZ - Formularz ofertowy - 24.08.26 Pozycje 1.1.1. i 1.2. 3 W obu pozycjach jest uwzględniona cena za świadczenie usług utrzymania dla klientów za 12 i 48 miesięcy dla obszarów z zamówienia podstawowego. Proszę o wskazanie, w jakim miejscu Wykonawca powinien uwzględnić cenę dla klientów za świadczenie usług utrzymania na 12 i 48 miesięcy z pozostałych obszarów z zamówienia z prawa opcji tj: MZFŚS, MPŻ, MSM, MPLAG, MDES, MRU.
Zamawiający wyjaśnia, że Usługi Utrzymania dla Klientów w zakresie Modułów MZFS, MPŻ, MSM, MPLG, MDES i MRU objęte są prawem opcji. Cenę jednostkową za jeden kwartał dla jednego Klienta dla tych Modułów należy przyjąć w wysokości ceny zadeklarowanej dla jednego Klienta dodatkowego w pozycji dotyczącej świadczenia Usług Utrzymania dla Klientów dodatkowych, natomiast wartość zbiorczą uwzględnić w pozycji dotyczącej świadczenia Usług Utrzymania dla Klientów w ramach prawa opcji. Zamawiający nie dokonuje zmiany treści SWZ w tym zakresie
11Załącznik nr 1 do SWZ - Formularz ofertowy - 24.08.26 Pozycja 1.2.10. W pozycji 1.2.10 formularza ofertowego Zamawiający przewidział wycenę Świadczenia Usług Utrzymania dla Klientów dodatkowych przez okres 48 miesięcy wraz z cenami jednostkowymi dla poszczególnych modułów. Prosimy o wyjaśnienie, w jakiej pozycji w formularzu ofertowym Wykonawca powinien uwzglenić wycenę za świadczenie usług utrzymania za okres 12 miesięcy (pierwszy rok) dla klientów dodatkowych – według oceny Wykonawcy nie ma takiej pozycji, aby uwzglenić tę cenę?
Zamawiający wyjaśnia, że Usługi Utrzymania dla Klientów dodatkowych objęte są w całości prawem opcji i świadczone są od dnia udostępnienia danego Modułu dokorzystania przez Klienta dodatkowego, zgodnie z §4 ust. 2 lit. j Umowy. Dla Klientów dodatkowych nie wyodrębniono okresu 12 miesięcy w ramach zamówienia podstawowego, w związku z czym całość wynagrodzenia z tego tytułu podlega wycenie w pozycji dotyczącej świadczenia Usług Utrzymania dla Klientów dodatkowych. Zamawiający nie dokonuje zmiany treści SWZ w tym zakresie.
Historia zmian
21.08.2026 — ogłoszenie o zamówieniu
24.08.2026 — sprostowanie
18.09.2026 — sprostowanie
23.09.2026 — sprostowanie
14.10.2026 — sprostowanie
30.10.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (1 dokument z wyjaśnieniami · 5 modyfikacji dokumentacji)
30.10.2026 — upływ terminu składania ofert