Zakup i wdrożenie systemu obiegu dokumentów – Gdańsk

Zamawiający nie przewiduje na obecnym etapie postępowania udostępnienia instrukcji kancelaryjnej oraz map procesów. Zamawiający wyjaśnia, że zawarty w Opisie Przedmiotu Zamówienia (OPZ) wymóg mówiący, iż: „System musi umożliwiać obsługę spraw Zamawiającego realizowanych obecnie w systemie kancelaryjnym tradycyjnym na podstawie instrukcji kancelaryjnej i mapy procesów obowiązującej u Zamawiającego” określa jedynie, że wdrożony system ma służyć do obsługi spraw, które obecnie są realizowane zgodnie z wymienionymi dokumentami. Przekazanie wspomnianej Instrukcji oraz Map nie jest na tym etapie konieczne, ponieważ szczegółowe zapoznanie się z procesami Zamawiającego jest wprost wskazane jako przedmiot Analizy przedwdrożeniowej, która będzie realizowana dopiero po podpisaniu umowy. Zamawiający przypomina zapisy OPZ (obowiązki Wykonawcy, pkt 1), zgodnie z którymi: „Wykonawca zobowiązany będzie do: Analizy przedwdrożeniowej, tj. zapoznania się z obecnymi procesami obiegu dokumentów w firmie, identyfikacji potrzeb użytkowników oraz wymagań organizacyjnych i technicznych niezbędnych do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, a następnie ich zmapowania na funkcjonalności Systemu. Na jej podstawie Wykonawca opracuje rekomendacje dotyczące konfiguracji i funkcjonalności Systemu, harmonogram wdrożenia oraz zakres integracji (...)” W związku z powyższym, wiedza wynikająca z instrukcji kancelaryjnej i map procesów będzie niezbędna Wykonawcy dopiero na etapie realizacji prac wdrożeniowych. W ocenie Zamawiającego, Opis Przedmiotu Zamówienia zawiera wszelkie informacje niezbędne do skalkulowania ceny oferty oraz prawidłowego oszacowania pracochłonności i ryzyka związanego z realizacją zamówienia. Wdrożenie Systemu u Zamawiającego będzie opierać się na standardowych, klasycznych ścieżkach obiegu dokumentów oraz powszechnie stosowanych procedurach kancelaryjno-biurowych. Szczegółowa identyfikacja, weryfikacja oraz mapowanie procesów zostaną przeprowadzone wspólnie z wybranym Wykonawcą po podpisaniu umowy, w ramach przewidzianego etapu analizy przedwdrożeniowej. To właśnie ten etap jest właściwym momentem na ewentualne doprecyzowanie architektury systemu EOD i procesów. W związku z powyższym Zamawiający nie dokonuje modyfikacji dokumentów zamówienia w tym zakresie.

Zamawiający wyjaśnia, że poza powyższymi funkcjonalnościami (wskazanymi w pytaniu) dodatkowo moduł musi umożliwiać, w szczególności: • uzupełnianie/poprawianie metadanych w spisach zdawczo-odbiorczych oraz w sprawach • kontrolę uprawnień i ochronę przed utratą danych, • generowanie wniosków o brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Ponadto, poniższe zapisy OPZ zostają w mocy: OPZ, ust. 1 pkt 4 Lp. 2 Tabeli Zarządzanie sprawami i archiwizacja, pkt 7): • Zamykanie spraw (wymuszenie kompletności metadanych przed zamknięciem sprawy i przekazaniem do składnicy akt − System sprawdza, czy uzupełniono wszystkie wymagane pola metadanych dla pism i akt sprawy (wymagane pola metadanych ustala kierownik jednostki organizacyjnej) • Blokada edycji zamkniętej sprawy; − Status zamkniętej sprawy wstrzymuje wszelkie modyfikacje danych, pism oraz metadanych. Zabezpiecza akta przed przypadkową lub nieautoryzowaną zmianą po zakończeniu postępowania. • Możliwość ponownego otwarcia sprawy przez użytkownika uprawnionego − Funkcja wznowienia lub otwarcia sprawy dostępna dla każdego pracownika. Odblokowanie przywraca aktywny status sprawy i odświeża powiązane z nią akta, umożliwiając dalsze czynności. • Obsługa procesu akceptacji przekazania do składnicy akt, − Sprawdzenie poprawności przygotowanego spisu zdawczo-odbiorczego oraz zgodności z jednolitym rzeczowym wykazem akt. − Przyjęcie akt lub odmowa w przypadku stwierdzenia błędów i braku porządku w dokumentacji. − Wpisanie spisu do ewidencji składnicy oraz ostateczne zatwierdzenie przekazania przez obie strony. • Eksport zamkniętej sprawy; − pobranie kompletnej zawartości akt zakończonej sprawy wraz z metadanymi i zapisanie jej poza systemem. Najczęściej proces ten sprowadza się do wygenerowania paczki danych (np. do celów archiwizacji, przekazania do innego organu lub migracji). • Przekazanie sprawy do archiwum elektronicznego − Uzupełniona o metadane, zakończona i zatwierdzona dokumentacja trafia do modułu archiwum elektronicznego, gdzie jest przechowywana zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.

Zamawiający potwierdza możliwość przeprowadzenia szkoleń w formie zdalnej z wykorzystaniem oprogramowania do wideokonferencji (np. MS Teams). Szkolenia powinny być przeprowadzane na środowisku testowym, z możliwością ich rejestracji w celu późniejszego odtwarzania przez użytkowników.

Zamawiający dopuszcza możliwość przeprowadzenie szkolenia z wykorzystaniem Systemu zainstalowanego w infrastrukturze Zamawiającego, pod warunkiem, że zostanie ono zrealizowane na środowisku (np. testowym) w pełni odzwierciedlającym docelowe środowisko produkcyjne, z możliwością ich rejestracji w celu późniejszego odtworzenia przez użytkowników. Zamawiający wymaga jednak, aby zajęcia były prowadzone przez trenera w czasie rzeczywistym. Zamawiający nie wyraża zgody na organizację szkolenia przez odtwarzanie wcześniej przygotowanych nagrań wideo, prezentacji z głosem lektora ani innych form e-learningu statycznego. Zamawiający oczekuje, że szkolenie nie będzie miało wyłącznie charakteru prezentacji, ale zapewni uczestnikom możliwość praktycznego zapoznania się z działaniem Systemu. Zamawiający wymaga przeprowadzenia szkolenia w dwóch terminach do wyboru (dwie osobne grupy szkoleniowe do 30 osób każda). Zamawiający nie określa maksymalnego czasu trwania szkolenia dla pojedynczej grupy. Głównym celem Zamawiającego jest pełne, merytoryczne i praktyczne poznanie Systemu przez pracowników, które umożliwi im jego samodzielną, płynną i bezproblemową obsługę (a w przypadku wyznaczonych osób – również administrowanie Systemem). Określenie optymalnego i wystarczającego wymiaru godzinowego, niezbędnego do osiągnięcia tego celu, Zamawiający pozostawia w gestii Wykonawcy, jako profesjonalisty posiadającego najlepszą wiedzę o specyfice, złożoności i stopniu skomplikowania oferowanego rozwiązania. Mając na uwadze zapewnienie najwyższej efektywności procesu dydaktycznego oraz optymalny poziom przyswajania wiedzy przez uczestników, zaleca się, aby czas trwania szkolenia w danym dniu nie przekraczał 6 godzin.