Dostawy, wdrożenia i walidacji systemu Electronic Batch Report (EBR) z funkcją MES

Numer postępowania: 2/2026 — zapytanie ofertowe z dnia 22.05.2026 r. Tryb: Postępowanie prowadzone zgodnie z Zasadą Konkurencyjności (Wytyczne kwalifikowalności wydatków 2021–2027). Nie mają zastosowania przepisy ustawy Pzp (Dz. U. (+ 2 zdania — pełna treść po zalogowaniu)

Instytut Biotechnologii Surowic i Szczepionek BIOMED S.A.

• Adres: Al. Sosnowa nr 8, 30-224 Kraków
• NIP: 6750005418, REGON: 000288024
• (+ 2 pozycje — pełna treść po zalogowaniu)

Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego w ramach zasady konkurencyjności (Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027). Zamawiający wyraźnie wskazuje, że nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2022 poz. 1710 ze zm.). (+ 5 zdań — pełna treść po zalogowaniu)

W dokumencie nie podano bezpośrednio szacunkowej wartości zamówienia ani konkretnej kwoty budżetu. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu dofinansowanego z programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki 2021–2027 (Priorytet FENG.05, Działanie: Fundusz Wsparcia Technologii Krytycznych – Biotechnologie – Strategiczna niezależność UE – Ścieżka B, nr projektu: FENG.05.01-IP.02-0005/25). Wynagrodzenie Wykonawcy ma charakter ryczałtowy i podlega podatkowi VAT w stawce 23%. (+ 3 zdania — pełna treść po zalogowaniu)

• Termin składania ofert: 01.06.2026 r. — oferty złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane (s. 1).
• Pytania do SWZ: można zadawać za pośrednictwem BK2021 nie później niż 2 dni robocze przed terminem złożenia ofert; pytania po terminie pozostają bez rozpatrzenia (s. 2).
• Termin realizacji (całość zamówienia): maksymalnie do 28.02.2029; dopuszczalne są zmiany terminu w przypadkach określonych w SWZ (epidemia, zmiana przepisów, siła wyższa itp.) (s. 5).
• Termin związania ofertą: 60 dni, licząc od upływu terminu składania ofert; możliwe przedłużenie na wniosek Wykonawcy lub zamawiającego (s. 10).
• Okres gwarancji jakości: 24 miesiące (wskazany w kontekście Gwarancji Bankowej Płatności zabezpieczającej roszczenia z tytułu kar umownych i kosztów wykonawstwa zastępczego w okresie gwarancji) (s. 4).
• (+ 5 pozycji — pełna treść po zalogowaniu)

• Rodzaj postępowania: Postępowanie prowadzone zgodnie z Zasadą Konkurencyjności (Wytyczne kwalifikowalności wydatków 2021–2027). Nie stosuje się ustawy Pzp.
• Uprawnienia: Zamawiający nie stawia warunku szczegółowego. Wymagane wypełnienie Załącznika nr 2.
• Wiedza i doświadczenie: W okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert (tj. przed 01.06.2026 r.) Oferent musiał zrealizować należycie co najmniej 2 zlecenia obejmujące wdrożenie systemu LIMS lub EBR w przemyśle farmaceutycznym i/lub kosmetycznym i/lub spożywczym na terenie UE. Należy dołączyć referencje/dokumenty potwierdzające.
• Potencjał techniczny: Wymagany aktualny certyfikat ISO/IEC 27001 (System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji) lub wykazanie, że Oferent jest w trakcie uzyskiwania certyfikatu. Najpóźniej w dniu podpisania umowy wybrany Wykonawca musi przedstawić certyfikat. Niedopełnienie = uchylenie się od zawarcia umowy.
• Osoby zdolne: Zamawiający nie stawia warunku szczegółowego.
• (+ 4 pozycje — pełna treść po zalogowaniu)

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert wyłącznie na podstawie kryterium ceny zamówienia netto o wadze 100 pkt (100%). Nie przewidziano innych kryteriów oceny. Punktacja przyznawana jest według wzoru: C = (C min ÷ C n) × 100 pkt, gdzie: - C min – najniższa cena zamówienia netto spośród ofert nieodrzuconych, - C n – cena zamówienia netto ocenianej oferty. Wyniki działań matematycznych są zaokrąglane do drugiego miejsca po przecinku. (+ 4 zdania — pełna treść po zalogowaniu)

Zamawiający przewiduje w umowie następujące kary umowne nakładane na Wykonawcę: 1. Za opóźnienie w realizacji któregokolwiek z terminów etapowych – 0,1% wynagrodzenia umownego netto odpowiedniego etapu za każdy dzień opóźnienia. 2. Za opóźnienie w usunięciu wad i usterek stwierdzonych na jakimkolwiek etapie realizacji lub w okresie gwarancji i rękojmi – 0,1% łącznego wynagrodzenia umownego netto za każdy dzień opóźnienia. 3. Za odstąpienie od Umowy lub jej wypowiedzenie przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy – 20% łącznego wynagrodzenia umownego netto. 4. Za każdy przypadek naruszenia zasad poufności lub gdy oświadczenie o posiadaniu pełni autorskich praw majątkowych i wolności oprogramowania od wad prawnych okaże się nieprawdziwe – 50 000,00 zł. Łączna maksymalna wysokość obowiązku odszkodowawczego obu Stron jest ograniczona do 100% łącznego wynagrodzenia umownego brutto, z wyjątkiem sytuacji umyślnego działania lub rażącego niedbalstwa – wówczas odpowiedzialność Wykonawcy jest ograniczona do wysokości jego polisy OC. (+ 4 zdania — pełna treść po zalogowaniu)

Brak szczegółowych postanowień dotyczących podwykonawstwa w treści SWZ. W dokumentacji ofertowej wymagane jest jedynie złożenie formularza ofertowego i oświadczeń — nie ma odrębnego formularza dla podwykonawców. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w drodze aneksu, w tym w przypadkach:

• zmiany przepisów prawnych istotnych dla realizacji umowy,
• zmian dotyczących osób kluczowych dla realizacji umowy,
• zmiany stawki podatku VAT (wpływającej na wysokość wynagrodzenia),
• przesłanek zmiany terminu umowy opisanych w pkt VII (m.in. epidemia, siła wyższa, zmiana terminu projektu, brak finansowania, zmiana założeń przedmiotu zamówienia, sytuacja rynkowa, zmiana przepisów). Strona inicjująca zmianę przedstawia drugiej stronie wniosek z uzasadnieniem. Druga strona ma 7 dni na przedstawienie stanowiska. Zmiana wymaga zgody obu stron i formy pisemnego aneksu. Zmiany nieistotne (w stosunku do treści oferty) są dopuszczalne bez odrębnych przesłanek. Brak szczególnych zapisów dotyczących audytu wykraczających poza ogólne postanowienia o weryfikacji ofert i dokumentów.
• (+ 7 pozycji — pełna treść po zalogowaniu)

Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą następujące dokumenty:

1. Formularz ofertowy – wypełniony i podpisany Załącznik nr 1.
2. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału – wypełnione i podpisane Załącznik nr 2.
3. Zaparafowany wzór umowy – Załącznik nr 5.
4. Pełnomocnictwo – jeśli uprawnienie do podpisania oferty nie wynika z dokumentów rejestrowych.
5. Dokumenty potwierdzające spełnienie warunków dostępu, w szczególności:

• referencje/dokumenty potwierdzające należyte wykonanie min. 2 wdrożeń systemu LIMS lub EBR w przemyśle farmaceutycznym/kosmetycznym/spożywczym,
• oświadczenie o posiadaniu potencjału technicznego (Załącznik nr 2),
• oświadczenie o posiadaniu zdolnych osób (Załącznik nr 2),
• oświadczenie o sytuacji ekonomicznej i finansowej (Załącznik nr 2).
• (+ 9 pozycji — pełna treść po zalogowaniu)

Poniżej zidentyfikowano potencjalne sygnały ostrzegawcze w dokumentacji:

• Wysokie zabezpieczenia finansowe: Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia Gwarancji Bankowej Zwrotu Zaliczki na kwotę 30% wynagrodzenia netto, Gwarancji Bankowej Płatności w wysokości 5% wynagrodzenia netto oraz posiadania polisy OC na sumę gwarancyjną wynoszącą co najmniej 100% wartości przedmiotu umowy – łącznie stanowi to istotne obciążenie finansowe dla Wykonawcy.
• Kary umowne o wysokim pułapie: Za odstąpienie od umowy lub jej wypowiedzenie z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy przewidziano karę w wysokości 20% łącznego wynagrodzenia umownego netto, a za naruszenie poufności/nieprawdziwe oświadczenie o prawach autorskich – karę w wysokości 50 000,00 zł.
• Ograniczenie odpowiedzialności Zamawiającego: Łączna odpowiedzialność obu Stron ograniczona jest do 100% wynagrodzenia umownego brutto, przy czym w przypadku umyślnego działania/rażącego niedbalstwa odpowiedzialność Wykonawcy jest dodatkowo ograniczona do wysokości jego polisy OC – brak analogicznego górnego limitu odpowiedzialności Zamawiającego.
• (+ 3 pozycje — pełna treść po zalogowaniu)