Zmienione terminy - ZAPYTANIE OFERTOWE NR CSIiZ/01/2026 stan na 29.05.2026 Zaprojektowanie i przygotowanie do wdrożenia jednolitego, skalowalnego systemu elektronicznego zarządzania informacją i dokumentacją (EZD) w strukturach NSZZ „Solidarność”, dostosowanego do specyfiki organizacyjnej Związku na poziomie krajowym, regionalnym i zakładowym

Zamówienie obejmuje w szczególności: 1. a) przeprowadzenie analizy potrzeb struktur NSZZ „Solidarność” na trzech poziomach – krajowym, regionalnym i zakładowym: - analiza dokumentów organizacyjnych (statut, regulaminy, schematy organizacyjne), - wywiady i konsultacje z przedstawicielami struktur krajowych, regionalnych i zakładowych, - identyfikacja procesów obiegu informacji i dokumentów, b) analizę dokumentów organizacyjnych, w tym m.in.: - statutu, - regulaminów wewnętrznych, - schematów organizacyjnych, c) przeprowadzenie konsultacji z przedstawicielami wskazanych struktur organizacyjnych, 2. opracowanie dwóch kluczowych dokumentów normatywnych: - przygotowanie projektu instrukcji kancelaryjnej, - opracowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt, - dostosowanie dokumentów do specyfiki trzech poziomów organizacyjnych 3. opracowanie analizy stanu obecnego i rekomendacji systemowych: - przygotowanie trzech pakietów rekomendacji (po jednym dla każdego poziomu struktury), - określenie rekomendowanych funkcjonalności i obszarów działania systemu EZD, 4. zaprojektowanie systemu EZD - zaprojektowanie architektury skalowalnego systemu teleinformatycznego, - dostosowanie systemu do normatywów kancelaryjnych i rekomendacji Szczegóły dotyczące minimalnych wymagań oczekiwanego systemu zawarto w Załączniku nr 1. „Minimalne wymagania funkcjonalne dla systemu EZD”. 5. przygotowanie i realizacja szkoleń - opracowanie programu min. 2 szkoleń stacjonarnych dla kadry zarządzającej i osób nadzorujących funkcjonowanie EZD, - realizacja stacjonarnych min. 3 szkoleń ogólnych dla wszystkich pracowników uczestniczących w pilotażu, - realizacja 4 szkoleń online dla osób nadzorujących funkcjonowanie EZD. 6. realizacja pilotażu systemu EZD - dwuetapowy pilotaż w strukturach krajowych, regionalnych i zakładowych, - analiza wyników pierwszego etapu i wprowadzenie korekt, - przeprowadzenie drugiego etapu pilotażu. 7. udział w stacjonarnych spotkaniach konsultacyjnych z zespołem eksperckim Zamawiającego (min. 3 spotkania) 8. podsumowanie i rekomendacje wdrożeniowe - opracowanie raportu końcowego, - sformułowanie rekomendacji dotyczących dalszego wdrażania systemu EZD w Związku.