Zapytanie ofertowe numer 42/FERS/NGO/MISTIA na usługę przeprowadzenia dwóch spotkań sieciujących pn. „Kawiarenki NGO” w ramach projektu „NGO Excellence - wspieranie jakości i dostępności usług świadczonych przez NGO”

Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia dwóch spotkań sieciujących pn. „Kawiarenki NGO” dla uczestników projektu „NGO Excellence – wspieranie jakości i dostępności usług świadczonych przez NGO”. 1. Zakres zamówienia: Wykonawca zrealizuje dwa spotkania sieciujące obejmujące: • przedstawienie łącznie czterech prezentacji (po dwie na każdym spotkaniu), • udział prelegenta w dyskusji po każdej z prezentacji, • aktywizację uczestników poprzez elementy animacyjne/interaktywne, • połączenie teorii z praktyką w omawianych zagadnieniach. 2. Tematyka zajęć: Na każdym ze spotkań Wykonawca przedstawi dwa tematy: 1. "Aktualne regulacje prawne dotyczące działalności NGO i ich wpływ na codzienną działalność". 2. "Zarządzanie NGO w kontekście regulacji RODO i prawa o działalności pożytku publicznego". Podczas przygotowania oraz prezentacji każdego z tematów Wykonawca jest zobowiązany do: powoływania się na aktualnie obowiązujące przepisy oraz literaturę fachową w przedmiotowym zakresie, w tym publikacje naukowe, raporty branżowe, opracowania eksperckie lub analizy instytucji publicznych i organizacji pozarządowych, a także przedstawiania przykładów i dobrych praktyk ze wskazaniem źródeł omawianych informacji. 3. Czas trwania: Każde spotkanie trwa 3 godziny i obejmie: • Prezentacja 1: 1 godzina 15 minut • Dyskusja po prezentacji 1: 15 minut • Prezentacja 2: 1 godzina 15 minut • Dyskusja po prezentacji 2: 15 minut Łączny czas realizacji zamówienia: 6 godzin (2 spotkania × 3 h). 4. Forma realizacji • Spotkania odbędą się w salach wskazanych przez Zamawiającego dla NGO z terenu całej Polski. W związku z tym występuje możliwość przeprowadzenia spotkań w miastach wojewódzkich m.in. takich jak Rzeszów, Kraków oraz Warszawa. • Zajęcia mają łączyć perspektywę teoretyczną i praktyczną, w tym przykłady, dobre praktyki oraz odniesienia do aktualnych regulacji. Do zadań Wykonawcy należeć będzie: • przygotowanie streszczenia wygłaszanych prezentacji: streszczenie powinno obejmować nie więcej niż 4 000 znaków ze spacjami na stronie o formacie A4 w programie MS Word, zawierać tytuł, dodatkowo powinno zostać przygotowane w dwóch wersjach: standardowej oraz dostępnej (którą każdy może zrozumieć, używając technologii wspomagających, z naciskiem na jasną strukturę, odpowiedni kontrast, tekst alternatywny dla obrazów i czytelne czcionki), zgodnie ze wzorem przygotowanym przez Zamawiającego, streszczenie powinno zostać przesłane najpóźniej na 4 dni robocze przed planowanym spotkaniem sieciującym, • opracowanie dwóch prezentacji multimedialnych, każdy temat to osobna prezentacja po min. 15 slajdów na wzorze przygotowanym przez Zamawiającego (łącznie dwie prezentacje po 15 slajdów), dotyczącej tematów jak w opisie przedmiotu zamówienia, prezentacja powinna zostać przesłana najpóźniej na 4 dni robocze przed planowanym spotkaniem sieciującym, • wygłoszenie łącznie 4 prezentacji podczas 2 spotkań sieciujących (po dwie prezentacje na każdym spotkaniu), • udział w dyskusji po każdej z obu prezentacji. 1. Grupami docelowymi projektu są: a) członkowie/kinie organizacji pozarządowej, b) pracownicy/czki organizacji zgodnie z definicją pracownika zawartą w Kodeksie pracy, c) wolontariusze/ki danej organizacji NGO. 2. Wykonawca zobowiązany jest do współpracy z pracownikiem Zamawiającego oddelegowanym do obsługi projektu. I. 1. Termin realizacji spotkań sieciujących pn. „Kawiarenki NGO” a. Od 1 września 2026 do 31 października 2026: zgodnie z harmonogramem przedstawionym przez Zamawiającego. b. Prelekcje mogą odbywać się od poniedziałku do niedzieli w przedziale godzinowym od 9.00 do 18.00. c. Spotkanie sieciujące odbędzie się w sali wskazanej przez Zamawiającego. Usługa będzie świadczona dla NGO z terenu całej Polski. W związku z tym występuje możliwość przeprowadzenia spotkań w miastach wojewódzkich m.in. takich jak Rzeszów, Kraków oraz Warszawa. d. Konkretne miejsca realizacji zajęć zostaną przekazane Wykonawcy minimum 7 dni przed planowanym spotkaniem. Z uwagi na specyfikę projektu, jego uczestnikami mogą być organizacje pozarządowe z terenu całej Polski. e. Koszt wynajmu Sali oraz przerwy kawowej po stronie Zamawiającego. II. Czas trwania spotkań sieciujących pn. „Kawiarenki NGO” W ramach pełnienia funkcji prelegenta Wykonawca będzie obecny na spotkaniu co najmniej przez 3 godziny zgodnie z przedmiotem zamówienia (wygłosi dwie prezentacje, poprowadzi dyskusje i odpowie na pytania). III. Obowiązki Wykonawcy a. Zapewnienie eksperta/ekspertów posiadających odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, zgodnie z opisem w punkcie VI niniejszego zapytania. b. przygotowanie streszczenia wygłaszanych prezentacji c. przygotowanie merytoryczne (opracowanie multimedialnych prezentacji w przedmiotowym temacie. Na 4 dni robocze przed spotkaniem sieciującym Wykonawca przekaże Zamawiającemu w formie elektronicznej prezentacje celem akceptacji i weryfikacji zgodności treści z projektem. d. udział w dyskusji po przedstawieniu prezentacji zgodnie z przedmiotem zamówienia: Prezentacja 1: 1 godzina 15 minut, dyskusja po prezentacji: 15 minut, Prezentacja 2: 1 godzina 15 minut, dyskusja po prezentacji: 15 minut. e. Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania zasady równości szans, w tym równości płci w trakcie realizacji usług w ramach projektu. f. Oznaczenie wszelkiej dokumentacji zgodnie z obowiązującymi wytycznymi w zakresie realizacji projektów w ramach FERS 2021 – 2027 (odpowiednie wzory zostaną dostarczone przez Zamawiającego). Szczegółowe warunki realizacji usługi, w tym obowiązki Wykonawcy 1. Wykonawca zrealizuje spotkania sieciujące pn. „Kawiarenki NGO” zgodnie z harmonogramem określonym przez Zamawiającego. 2. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu w formie elektronicznej prezentację celem akceptacji i weryfikacji zgodności treści z projektem najpóźniej na 4 dni robocze przed planowanym spotkaniem sieciującym. 3. Zamawiający przyjmuje protokołem wygłoszenie prezentacji. 4. Podpisany przez Wykonawcę i Zamawiającego protokół stanowi podstawę wystawienia rachunku/faktury przez Wykonawcę. Wynagrodzenie płatne będzie na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury/rachunku, przelewem na konto Wykonawcy wskazane na fakturze/rachunku w terminie 21 dni od dnia przyjęcia faktury/rachunku przez Zamawiającego.