Po terminie
Cyfrowe rozwiązania dla urzędu gminy – Pilchowice
Gmina Pilchowice0 aktualnych · 127 w archiwum·NIP 9691606890·śląskie
Przedmiot zamówienia
AI- Część 1 (usługa + dostawa): „Rozbudowa systemów dziedzinowych i e-Usług" — wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego dla Urzędu Gminy (moduły: ewidencja finansowo-księgowa z planowaniem budżetu, rozliczanie podatku VAT w strukturze skonsolidowanej, ewidencja opłat lokalnych/podatków, moduł kadrowo-płacowy, platforma e-usług), wraz z dostawą oprogramowania, licencjami i konfiguracją.
- Część 2 (dostawa): „Rozbudowa infrastruktury systemu IT i cyberbezpieczeństwa" — 11 stanowisk PC z monitorami i oprogramowaniem biurowym, 11 urządzeń wielofunkcyjnych, 1 przełącznik sieciowy, 1 urządzenie UTM (centrala), 6 urządzeń UTM (jednostki), 1 system backupowy z napędem taśmowym LTO, 5 skanerów dokumentów z licencją na integrację z obiegiem dokumentów, 2 tablety do digitalizacji podpisu, wraz z centralnym systemem zarządzania oraz systemem logowania/raportowania/korelacji.
- Część 3 (dostawa + roboty budowlane, „zaprojektuj i wybuduj"): „Platforma Dystrybucji Treści Cyfrowych" — dostawa i montaż 8 zewnętrznych totemów informacyjnych (monitor + obudowa) na terenie Gminy Pilchowice (8 lokalizacji: Pilchowice UG, Pilchowice szkoła, Wilcza Centrum Przesiadkowe, Wilcza Dom Kultury, Stanica szkoła, Nieborowice przedszkole, Żernica Centrum Przesiadkowe, Żernica szkoła), 1 stół multimedialny, dokumentacja projektowa, fundamenty, przyłącza energetyczne i internetowe, dostawa i wdrożenie systemu CMS/Digital Signage do zarządzania treścią.
Trudność: wysoka
Zamówienie trzyczęściowe obejmujące jednocześnie wdrożenie złożonego systemu dziedzinowego (Część 1), rozbudowę infrastruktury IT/cyberbezpieczeństwa z urządzeniami UTM i centralnym systemem SIEM (Część 2) oraz budowę infrastruktury fizycznej 8 totemów zewnętrznych w formule „zaprojektuj i wybuduj" z obowiązkową wizją lokalną i próbkami systemu (Część 3).
Terminy realizacji
Realizacja zamówienia (wszystkie części)
do 4 miesięcy od dnia zawarcia umowy
do 4 miesięcy od dnia zawarcia umowy
Gwarancja — Część 2
min. 3 lata
min. 3 lata
Gwarancja — Część 3 (ocena)
min. 36 mies., do oceny maks. 60 mies.
min. 36 mies., do oceny maks. 60 mies.
Gwarancja — totem (Część 3)
5 lat na dostarczony towar, prace i oprogramowanie
5 lat na dostarczony towar, prace i oprogramowanie
Warunki udziału
AI1Doświadczenie – Część 1 — min. 2 zamówienia w ostatnich 5 latach: dostawa + wdrożenie zintegrowanego systemu IT w JST; każde ≥ 500 000 zł netto; min. 35 stanowisk; moduły FK z budżetem, VAT JPK, opłaty lokalne/podatki, kadry-płace, e-usługi; doświadczenie może być sumowane przez podmioty wspólne/zasoby, ale każdy w zakresie faktycznie realizowanych usług
2Kadra – Część 1 — 1 kierownik projektu (certyfikat PRINCE2 lub równoważny albo dyplom zarządzanie projektami; dośw. min. 2 wdrożenia IT, każde ≥ 500 000 zł netto) + 4 wdrożeniowców (każdy min. 2 wdrożenia systemu w JST; zespół łącznie pokrywa moduły: FK, VAT JPK, opłaty lokalne, opłaty za pas drogowy, kadry-płace, e-usługi)
Pozostałe 5 warunków po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
CenaCzęść 1
60%
Czas reakcji serwisuCzęść 1
40%
CenaCzęść 2
60%
GwarancjaCzęść 2
40%
CenaCzęść 3
60%
GwarancjaCzęść 3
40%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Obowiązkowa wizja lokalna Części 3
Wizja lokalna obowiązkowa przed złożeniem oferty; jej brak skutkuje odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 18 Ustawy Pzp (Rozdział 2 pkt 6 SWZ po zmianie z 08.07.2026).
Sztywne okno wizji lokalnej
Zamawiający wyznaczył tylko 3 terminy wizji (25.06, 02.07, 09.07.2026 r. godz. 10:00) i dopuszcza najwyżej 1 dodatkowy na wniosek — przy ograniczonej liczbie miejsc może to praktycznie wykluczyć część wykonawców.
SWZ zmodyfikowany 5 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Wymóg ISO/IEC 27001 — Część 1
Warunek udziału wymaga certyfikatu ISO/IEC 27001 (lub równoważnego SZBI) w zakresie wdrażania i utrzymywania oferowanego systemu (Rozdział 8 pkt 2.4.1 ppkt 3 SWZ).
Wysokie progi wartościowe referencji
Część 1: min. 2 zamówienia po ≥ 500 000,00 zł netto; Część 3: min. 2 zamówienia po ≥ 200 000,00 zł netto — wysokie progi kwalifikacji (Rozdział 8 pkt 2.4.1 i 2.4.3 SWZ).
Termin składania ofert przypada na okres wakacyjny (27 lipca)
Termin w okresie wakacyjnym (lipiec-sierpień) może ograniczać liczbę oferentów ze względu na urlopy.
Kary i sankcje
AI- Wadium: nie wymagane (Rozdział 16 SWZ).
- Zabezpieczenie należytego wykonania umowy: 5 % ceny całkowitej oferty.
- Część zabezpieczenia na gwarancję i rękojmię: 30 % wartości zabezpieczenia.
Pozostałe 3 zapisy o karach po założeniu darmowego konta.
Pytania i odpowiedzi
39Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1dot. SWZ oraz formularza oferty – załącznik nr 1 do SWZ, Opis przedmiotu Zamówienia – dla Części 1, Kwestionariusz oceny jakości dla Części 1
W dokumencie SWZ Zamawiający dla Części 1 postępowania określił poniższe kryteria oceny ofert:
Cenę o wadze 60% oraz Czas reakcji serwisu (warianty 1, 2 lub 3) o wadze 40%.
Załączony formularz oferty (załącznik nr 1 do SWZ) wskazuje jednak na deklarację terminu gwarancji jako kryterium oceny ofert dla Części 1, natomiast czas reakcji na zgłoszenia jako kryterium dla Części 3.
Jednocześnie Opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 2.1. do SWZ, w pkt. 11 zawiera szczegółowy opis prezentacji systemu na podstawie dostarczonej próbki, jako przedmiotowego środka dowodowego, wskazane jednak w dokumentacji kryteria oceny ofert nie uwzględniają kryterium jakość użytkowa oprogramowania, na które powołuje się Zamawiający.
Prosimy o potwierdzenie czy Zamawiający będzie oceniał prezentację działania systemu na podstawie dostarczonej próbki w ramach kryterium oceny ofert, oraz czy gwarancja stanowi jedno z kryterium oceny ofert również dla Część 1. Wnosimy o korektę zapisów w tym korektę formularza ofertowego.
Zamawiający dokonał korekty formularza ofertowego. Gwarancja nie stanowi kryterium oceny ofert dla Część 1.
1Proszę o pilne potwierdzenie możliwości wizji lokalnej w dniu 09-07-2026. Szacowany
czas przybycia około 13 godziny.
Zamawiający, zgodnie z zapisami SWZ (Rozdział 2 pkt 6) „Na wniosek Wykonawcy,
Zamawiający dopuszcza możliwość przeprowadzenia 1 (jednej) dodatkowej wizji
lokalnej. Dokładną datę i godzinę wizji lokalnej, która odbędzie się w godzinach pracy
Zamawiającego, Zamawiający opublikuje na stronie prowadzonego postępowania.”
W związku z powyższym Zamawiający wyznacza dodatkowy termin
przeprowadzenia wizji lokalnej w dniu 09.07.2026 r. o godzinie 13:15.
Zamawiający przypomina, że potwierdzeniem udziału w wizji lokalnej jest dokument
„Potwierdzenie udziału w wizji lokalnej”, sporządzony według wzoru stanowiącego
Załącznik nr 10 do SWZ. Dokument ten musi zostać podpisany przez upoważnionego
przedstawiciela Zamawiającego w trakcie wizji. Wykonawca zobowiązany jest
dołączyć skan dokumentu do oferty. Zamawiający wymaga, żeby skan jako część
oferty został opatrzony podpisem kwalifikowanym Wykonawcy poświadczającym
zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.
1Proszę jeszcze o jedną informację. Bo przed wysłaniem informacji odnośnie wizji lokalnej, zwróciłem uwagę na bardzo intrygującą informację na część 3. "Wymagane są instalacje na wysokość 200.000 zł". Mamy instalacje niższych kwot, ale tutaj chciałbym zwrócić uwagę, że nie ma różnicy instalacji 1 wyświetlacza, a 8. Zasada kotwiczenia jest taka sama. Prosiłbym o pilną informację zwrotną.
Celem postawionego warunku jest potwierdzenie posiadania przez Wykonawcę doświadczenia w realizacji przedsięwzięć o podobnym charakterze, porównywalnej skali organizacyjnej, technicznej i finansowej do przedmiotu niniejszego zamówienia. Zamawiający podtrzymuje wymaganie wykazania przez Wykonawcę realizacji co najmniej dwóch dostaw o wartości minimum 200.000 zł netto każda. W związku z powyższym Zamawiający nie przewiduje zmiany treści warunku udziału w postępowaniu.
2dot. Wzór umowy – załącznik nr 3 do SWZ
Szczegółowe uregulowania w zakresie podwykonawstwa przepisy nakładają w przypadku zamówień w zakresie robót budowlanych, prosimy zatem o potwierdzenie, że wymóg informowania Zamawiającego o zawartych umowach podwykonawczych w terminie 15 dni od daty ich zawarcia - §4 ust. 4, oraz obowiązek przedłożenia oświadczeń przez Podwykonawców o uregulowaniu należności przez Wykonawcę - §8 ust. 7, mają zastosowanie wyłącznie w przypadku złożenia oferty w zakresie Części 3 – w trybie zaprojektuj i buduj? Jednocześnie wnosimy o zastrzeżenie możliwości naliczenia kary umownej z tytułu niespełnienia wymogu poinformowania o zawarciu umowy z Podwykonawcą, o której mowa w §13 ust. 2, włącznie dla części 3 postępowania.
Zamawiający podtrzymuje zapisy SWZ -dotyczą one wszystkich części postępowania.
2Czy Zamawiający, kierując się zasadą proporcjonalności oraz potrzebą zapewnienia odpowiedniego poziomu konkurencji, wyrazi zgodę na modyfikację warunku zdolności technicznej lub zawodowej określonego w Rozdziale 8 pkt 2.4.1 ppkt 1 SWZ poprzez wydłużenie okresu referencyjnego z 3 do 5 lat, tj. nadanie warunkowi następującego brzmienia:
„Zamawiający wymaga aby Wykonawca wykazał, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy — w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 2 (dwa) zamówienia [...]" — przy pozostawieniu pozostałych wymagań (wartość, liczba stanowisk, zakres modułów) bez zmian?
Zamawiający wyraża zgodę na modyfikację warunku zdolności technicznej lub zawodowej określonego w Rozdziale 8 pkt 2.4.1 ppkt 1 SWZ poprzez wydłużenie okresu referencyjnego z 3 do 5 lat, tj. nadanie warunkowi następującego brzmienia: „Zamawiający wymaga aby Wykonawca wykazał, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy — w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 2 (dwa) zamówienia [...]"
W związku z powyższym, Zamawiający działając na podstawie art. 137 ust. 1 ustawy Pzp, zmienia treść Specyfikacji Warunków Zamówienia, zwanej dalej SWZ zgodnie z załącznikami do niniejszego pisma, wyznacza nowy termin składania i otwarcia ofert oraz termin związania ofertą:
- nowy termin składania ofert: 27.07.2026 r. do godz. 10:00 (Rozdział 19 pkt. 2);
- nowy termin otwarcia ofert: 27.07.2026 r. o godz. 10:30 (Rozdział 19 pkt. 3)
- nowy termin związania ofertą: 24.10.2026 r. (Rozdział 20 pkt. 2).
3dot. Wzór umowy – załącznik nr 3 do SWZ, OPZ
Prosimy o potwierdzenie, że zapisy dot. przekazania autorskich praw majątkowych, o których mowa m.in. w § 8 ust. 3 i ust. 18 nie mają zastosowania w przypadku, gdy Wykonawca dostarcza Oprogramowanie Standardowe i udzieli Zamawiającemu licencji na korzystanie z niego, a zapisy dotyczące przeniesienia praw majątkowych będą miały zastosowanie wyłącznie do utworów takich jak dokumentacja powstała w ramach realizacji zamówienia, np.: harmonogram, projekt techniczny.
1) Uwzględniając powyższe wnosimy o modyfikację wskazanych zapisów, tak aby jasno wynikało z nich, że w przypadku dostarczenia Oprogramowania Standardowego, zapisy te dotyczą tylko dokumentacji.
2) Ponadto w przypadku Oprogramowania Dedykowanego z uwagi na to, że przeniesienie autorskich praw majątkowych pozbawia Wykonawcę prawa do korzystania z utworu, wnosimy o zmianę powyższej formy na udzielenie drugiej stronie niewyłącznych, nieograniczonych terytorialnie licencji na wszystkich polach eksploatacji, w tym modyfikacji i dysponowania kodem źródłowym.
Zamawiający potwierdza, że zapisy dot. przekazania autorskich praw majątkowych, o których mowa m.in. w § 8 ust. 3 i ust. 18 nie mają zastosowania w przypadku, gdy Wykonawca dostarcza Oprogramowanie Standardowe i udzieli Zamawiającemu licencji na korzystanie z niego, a zapisy dotyczące przeniesienia praw majątkowych będą miały zastosowanie wyłącznie do utworów takich jak dokumentacja powstała w ramach realizacji zamówienia, np.: harmonogram, projekt techniczny.
Zamawiający modyfikuje zapisy umowy:
3. Wynagrodzenie określone w ust, 1 obejmuje wszystkie koszty związane z kompleksową realizacją przedmiotu umowy, w tym w szczególności: koszty dostawy, montażu, robót budowlanych, wynagrodzenie za udzielenie licencji i przeniesienie autorskich praw majątkowych do dokumentacji, zakup oprogramowania oraz świadczenia usług wsparcia technicznego w okresie udzielonej gwarancji, a także wszelkie podatki, opłaty i należności celne.
Niedoszacowanie, pominięcie oraz brak rozpoznania zakresu przedmiotu umowy przez Wykonawcę nie może być podstawą do żądania zmiany wynagrodzenia ryczałtowego określonego w ust. 1.
18.Wynagrodzenie uwzględnia także wszelkie należności z tytułu udzielenie drugiej stronie niewyłącznych, nieograniczonych terytorialnie licencji na wszystkich polach eksploatacji, w tym modyfikacji i dysponowania kodem źródłowym do wszelkich utworów powstałych w ramach realizacji umowy (Oprogramowania Dedykowanego), w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
4dot. Wzór umowy – załącznik nr 3 do SWZ
„Jeżeli Wykonawca nie usunie wady w terminach określonych w ust. 5, 6 lub 10, Zamawiający po uprzednim wyznaczeniu Wykonawcy dodatkowego terminu (odpowiednio 7 dni dla wad standardowych lub 24 godziny dla Awarii/Błędu Krytycznego) – będzie uprawniony do usunięcia wady we własnym zakresie, lub przez podmiot trzeci na koszt i ryzyko Wykonawcy (wykonanie zastępcze), na co Wykonawca wyraża bezwarunkową zgodę. Kosztami wykonania zastępczego Zamawiający obciąży Wykonawcę”. Wykonawca realizując zamówienie dostarcza Zamawiającemu licencji na dostarczone i wdrożone oprogramowanie, którego działanie stanowi informacje poufną, chronioną przez Wykonawcę, zatem nie może on wyrazić bezwarunkowej zgody na usuwanie wad w oprogramowaniu przez podmiot trzeci.
Prosimy o usunięcie zapisu w §10 ust. 7, z uwagi na to, że realizacji uprawnienia wymagałaby dysponowania przez Zamawiającego prawami autorskimi do oprogramowania Wykonawcy, i w związku z tym Zamawiający nie może przekazać usunięcia wady do innego Wykonawcy.
Zamawiający wykreśla §10 ust. 7 w obecnym brzmieniu i zastępuję je następującym:
7. W przypadku stwierdzenia wad lub usterek dotyczących robót budowlanych objętych Częścią 3 zamówienia Zamawiający wezwie Wykonawcę do ich usunięcia, wyznaczając dodatkowy termin 7 dni kalendarzowych, o ile charakter wady nie wymaga jej niezwłocznego usunięcia.
Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu Zamawiający będzie uprawniony do usunięcia wad lub usterek we własnym zakresie albo do powierzenia ich usunięcia osobie trzeciej, na koszt i ryzyko Wykonawcy (wykonanie zastępcze), bez konieczności uzyskiwania zgody sądu.
W przypadku wad lub usterek, których pozostawienie mogłoby spowodować zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi, bezpieczeństwa mienia, środowiska, ciągłości funkcjonowania obiektu lub zwiększenie rozmiaru szkody, Zamawiający ma prawo zlecić wykonanie zastępcze bez uprzedniego wyznaczania dodatkowego terminu.
Wykonawca zobowiązuje się zwrócić Zamawiającemu wszelkie uzasadnione i udokumentowane koszty wykonania zastępczego w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania do zapłaty. Zamawiający jest również uprawniony do potrącenia tych kosztów z wynagrodzenia należnego Wykonawcy lub z zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Wykonanie zastępcze nie wyłącza prawa Zamawiającego do naliczenia kar umownych ani dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych.
5dot. Wzór umowy – załącznik nr 3 do SWZ
W ramach gwarancji i asysty technicznej Zamawiający oczekuje od Wykonawcy:
„bezpłatnego dostarczania i instalowania aktualizacji, poprawek (patchy) oraz nowych wersji oprogramowania (tzw. Updates i upgrades) wypuszczonych przez producenta w okresie trwania gwarancji”. W związku z faktem, że administratorem baz danych oraz użytkownikiem systemu jest Zamawiający, a Wykonawca bez udziału administratora nie może dokonywać zmian w oprogramowaniu funkcjonującym u Zamawiającego wnosimy o korektę powyższego wymagania w następujący sposób: „bezpłatnego dostarczania aktualizacji, poprawek (patchy) oraz nowych wersji oprogramowania (tzw. Updates i upgrades) wypuszczonych przez producenta w okresie trwania gwarancji”.
Zamawiający modyfikuje treść §10 ust. 11 pkt 3 i nadaje mu brzmienie:
3) bezpłatne dostarczanie aktualizacji, poprawek (patchy) oraz nowych wersji oprogramowania (tzw, updates i upgrades) wypuszczonych przez producenta w okresie trwania asysty,
Historia zmian
12.06.2026 — publikacja ogłoszenia
20.07.2026 — aktualizacja ogłoszenia (Termin składania: 22.07.2026 → 27.07.2026)
25.07.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (1 dokument z wyjaśnieniami · 11 modyfikacji dokumentacji)
27.07.2026 — upływ terminu składania ofert