Dostawa, dostosowanie, konfigurację, wdrożenie i utrzymanie systemu informatycznego do
Pełna nazwa postępowania: Dostawa, dostosowanie, konfigurację, wdrożenie i utrzymanie systemu informatycznego do ewidencji i zarządzania zasobami audiowizualnymi oraz prawami do ich eksploatacji. FERC.02.03-IP.01-0012/25
Wytwórnia Filmów Dokumentalnych i Fabularnych·NIP 5213878781·Warszawa
Wartość szac.
—
nie podano
Termin składania
27.07.2026
postępowanie zakończone
Otwarcie ofert
—
nie podano
Opublikowano
24 czerwca 2026
źródło: TED
Streszczenie SWZ
Streszczenie AI · Janusz
Widzisz połowę każdej z 10 sekcjiDruga połowa — łącznie 33 zdania z warunkami, dokumentami i analizą ryzyka — odsłania się po założeniu darmowego konta.
Przedmiotem zamówienia jest dostawa, dostosowanie, konfiguracja, wdrożenie i utrzymanie systemu informatycznego do ewidencji i zarządzania zasobami audiowizualnymi oraz prawami do ich eksploatacji.
Znak postępowania: P/4/2026/DZP
Tryb udzielenia zamówienia: Przetarg nieograniczony (art. 132 Ustawy Pzp)
Kody CPV:
72000000-5 (Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia)
Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 132 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający wskazuje, iż stosownie do treści **art. (+ 2 zdania — pełna treść po zalogowaniu)
Zamawiający nie podał w SWZ informacji o całkowitej wartości szacunkowej zamówienia. Zamówienie jest realizowane w ramach projektu pn. „Cyfrowa rekonstrukcja i digitalizacja materiałów filmowych, cyfrowa edukacja filmowa z wykorzystaniem algorytmów AI oraz modernizacja i rozwój systemów cyfrowych do e-udostępniania zasobów filmowych WFDiF” nr FERC.02.03-IP.01-0012/25, finansowanego ze środków UE. (+ 2 zdania — pełna treść po zalogowaniu)
Zamawiający stawia następujące warunki udziału w postępowaniu:
Zdolność ekonomiczna: Wykonawca musi być ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie niższą niż 1 000 000,00 PLN.
Doświadczenie zawodowe: Wykonawca musi wykazać realizację w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 3 zamówień na wdrożenie systemu informatycznego klasy biznesowej, w tym:
co najmniej 1 zamówienie o wartości nie niższej niż 1 000 000,00 PLN brutto, dotyczące systemu wspierającego ewidencję danych, zarządzanie zasobami audiowizualnymi, prawami, umowami, licencjami, rozliczeniami oraz wymianą danych z systemami zewnętrznymi lub procesami równoważnymi;
co najmniej 2 zamówienia o wartości nie niższej niż 200 000,00 PLN brutto każde, obejmujące analizę przedwdrożeniową, konfigurację lub dostosowanie systemu oraz uruchomienie produkcyjne;
w ramach powyższych 3 zamówień przynajmniej jedno musi obejmować dodatkowo migrację danych, integrację z co najmniej jednym systemem zewnętrznym oraz szkolenie użytkowników.
Potencjał kadrowy: Wykonawca musi dysponować co najmniej 6 osobami o określonych minimalnych wymaganiach:
Oceny ofert dokonuje się na podstawie następujących kryteriów: 1. Cena brutto oferty (C) – waga 50 2. Doświadczenie osób skierowanych do realizacji Zamówienia (D) – waga 20 3. Rozszerzone funkcjonalności i parametry operacyjne Systemu (F) – waga 15 4. Hypercare, SLA i transition assistance (S) – waga 10 5. Plan realizacji, migracji i testów (P) – waga 5 Łączna liczba punktów wynosi 100.
Gwarancja i wsparcie: Wykonawca świadczy usługi gwarancyjne i utrzymaniowe przez 60 miesięcy od dnia podpisania protokołu potwierdzającego uruchomienie produkcyjne i odbiór końcowy etapu wdrożeniowego (s. 11, 103).
Czas realizacji: Całkowity czas realizacji zamówienia (Etapy I-III) wynosi maksymalnie 8 miesięcy od dnia podpisania umowy (s. 10, 111, 147).
Podwykonawstwo: Zamawiający dopuszcza udział podwykonawców. Wykonawca ma obowiązek wskazać w ofercie części zamówienia powierzone podwykonawcom oraz podać ich nazwy (s. 42).
Zmiany umowy: Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień umowy na warunkach określonych w jej wzorze (s. 43).
Z każdej z 10 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 33 zdania — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie, wdrożenie i utrzymanie zintegrowanego systemu informatycznego do ewidencji i zarządzania zasobami audiowizualnymi oraz prawami do ich eksploatacji.
Zakres prac obejmuje:
Przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej, konfigurację i parametryzację systemu oraz wykonanie niezbędnych dostosowań funkcjonalnych.
Migrację danych z dotychczasowych rejestrów (arkuszy kalkulacyjnych, dokumentów papierowych, skanów) do nowego systemu.
Integrację systemu z systemem zarządzania zasobami medialnymi (MAM) oraz systemem finansowo-księgowym (ERP).
Przeprowadzenie testów (funkcjonalnych, integracyjnych, migracyjnych i akceptacyjnych) oraz szkoleń dla użytkowników i administratorów.
Dostarczenie pełnej dokumentacji wdrożeniowej, technicznej i użytkowej.
Pakiet 120 roboczodni wsparcia eksperckiego na prace dodatkowe.
Świadczenie 60-miesięcznej gwarancji rozszerzonej wraz z utrzymaniem systemu i wsparciem technicznym (SLA).
Pytania i odpowiedzi
Wyjaśnienia treści SWZ udzielone przez zamawiającego. Odpowiedzi wiążą wszystkich wykonawców — także tych, którzy nie zadali pytania.
Uprzejmie prosimy o doprecyzowanie, czy wymaganie to zostanie uznane za spełnione również w przypadku, gdy szkolenie zostanie przeprowadzone przez merytorycznie wykwalifikowanego trenera w innym języku (np. angielskim), a uczestnikom zostanie zapewnione tłumaczenie symultaniczne na język polski z wykorzystaniem funkcji tłumaczenia na żywo dostępnych w używanej platformie do wideokonferencji (np. Microsoft Teams)
Tak, wymaganie zostanie uznane za spełnione, pod warunkiem że uczestnikom szkolenia zostanie zapewniona możliwość pełnego zrozumienia przekazywanych treści oraz aktywnego udziału w szkoleniu. Dopuszczalne jest przeprowadzenie szkolenia przez merytorycznie wykwalifikowanego trenera w języku angielskim z wykorzystaniem funkcji tłumaczenia symultanicznego na język polski dostępnych na platformie do wideokonferencji (np. Microsoft Teams), o ile rozwiązanie to zapewni uczestnikom bieżące śledzenie treści szkolenia. Jednocześnie uczestnicy powinni mieć możliwość zadawania pytań, uzyskiwania dodatkowych wyjaśnień oraz doprecyzowania omawianych zagadnień w przypadku, gdy automatyczne tłumaczenie okaże się niewystarczające lub będzie budziło wątpliwości interpretacyjne.
Jaka jest docelowa liczba użytkowników Systemu w podziale na role (administrator, super użytkownik, użytkownik biznesowy, użytkownik tylko do odczytu / raportów)?
Na potrzeby przygotowania oferty należy przyjąć łącznie 25 aktywnych kont użytkowników, z możliwością jednoczesnej pracy wszystkich 25 użytkowników. W tej liczbie przewiduje się do 3 kont z uprawnieniami administracyjnymi. Pozostałe konta będą przypisywane do ról super użytkownika, użytkownika biznesowego albo użytkownika raportowego / tylko do odczytu zgodnie z macierzą ról i uprawnień uzgodnioną w analizie przedwdrożeniowej. Oferowany model licencyjny musi umożliwiać zmianę przypisania ról w ramach puli 25 użytkowników bez zwiększenia wynagrodzenia.
Jaka jest całkowita liczba pracowników Zamawiającego (wszystkich, niezależnie od tego, czy będą użytkownikami Systemu)?
Łączna liczba pracowników Zamawiającego nie stanowi parametru licencyjnego ani wydajnościowego dla niniejszego zamówienia. Na potrzeby przygotowania oferty należy przyjąć 25 użytkowników Systemu. Cena rozwiązania nie może być uzależniona od ogólnej liczby pracowników Zamawiającego.
Jaka jest całkowita liczba pracowników Zamawiającego występujących w Active Directory/Entra?
Liczba wszystkich kont lub obiektów w usłudze katalogowej Zamawiającego nie stanowi parametru licencyjnego dla Systemu. Integracja katalogowa ma umożliwiać nadawanie dostępu wyłącznie użytkownikom wskazanym przez Zamawiającego, w szczególności poprzez dedykowaną grupę obejmującą maksymalnie 25 użytkowników Systemu. Synchronizacja całego katalogu nie jest wymagana.
Ile komórek organizacyjnych będzie korzystać z Systemu równolegle na wspólnych rekordach Tytułu?
Na potrzeby przygotowania oferty należy przyjąć równoległą pracę użytkowników reprezentujących co najmniej 7 obszarów biznesowych: licencjonowanie i dystrybucję filmową, produkcję filmową, koprodukcję / nowe projekty filmowe, obszar organizacyjno-prawny, archiwum, finanse i księgowość oraz IT / administrację Systemem. Szczegółowe przypisanie formalnych komórek organizacyjnych i odpowiedzialności za dane zostanie ustalone w analizie przedwdrożeniowej, w ramach łącznej liczby 25 użytkowników.
Czy przewidywany jest dostęp dla użytkowników zewnętrznych (np. kontrahentów, dystrybutorów) do portalu / self-service, czy wyłącznie użytkownicy wewnętrzni?
W podstawowym zakresie zamówienia nie przewiduje się dostępu użytkowników zewnętrznych. System będzie przeznaczony dla użytkowników wewnętrznych Zamawiającego. Ewentualne uruchomienie portalu lub funkcji self-service dla podmiotów zewnętrznych stanowiłoby odrębne rozszerzenie zakresu.
Jaki jest szacowany wolumen danych do migracji (liczba Tytułów, umów, licencji, dokumentów / skanów)?
Zamawiający nie posiada obecnie kompletnej inwentaryzacji wszystkich źródeł danych. Na podstawie aktualnego rozpoznania wolumen obejmuje łącznie kilkadziesiąt tysięcy rekordów i dokumentów. Dla potrzeb przygotowania porównywalnych ofert należy przyjąć maksymalnie 100 000 obiektów podlegających migracji, obejmujących łącznie rekordy Tytułów, materiałów, umów, praw, licencji, kontrahentów, słowników, dokumentów i załączników. Szczegółowy podział na typy danych, źródła i fale migracji zostanie ustalony w analizie przedwdrożeniowej. Migracja w granicach wskazanego limitu musi być objęta ceną oferty.
Jaka jest przewidywany totalny wolumen danych (plików / skanów) przechowywanych jako załączniki w systemie w GB?
Dla potrzeb przygotowania oferty należy przyjąć użytkową pojemność załączników na poziomie do 5 TB na dzień uruchomienia produkcyjnego oraz zapewnić skalowalność do co najmniej 10 TB w okresie 60 miesięcy. Wartości te dotyczą danych użytkowych i nie obejmują dodatkowej przestrzeni niezbędnej na kopie zapasowe, replikację, logi i pliki techniczne, które Wykonawca musi uwzględnić w architekturze i cenie rozwiązania.
Czy pełne skany dokumentów mają być przechowywane w Systemie, czy wyłącznie linkowane / referencjonowane z zewnętrznego repozytorium (DMS)?
Pełne skany umów, aneksów i innych dokumentów źródłowych mają być przechowywane bezpośrednio w Systemie albo w repozytorium dokumentów stanowiącym integralną część oferowanego rozwiązania i objętym odpowiedzialnością Wykonawcy. Z poziomu rekordu Systemu musi być zapewniony bezpośredni dostęp do dokumentu, kontrola uprawnień, audyt operacji, backup i możliwość kompletnego eksportu. Samo przechowywanie odwołań do nieokreślonego zewnętrznego DMS nie jest wystarczające. Wymaganie nie dotyczy dużych plików audiowizualnych, które mogą pozostawać w systemie MAM i być udostępniane przez link lub identyfikator.
Jaki system ERP / finansowo-księgowy jest obecnie używany i jaki jest oczekiwany wolumen / częstotliwość transakcji integracyjnych? Czy udostępnia on dostęp po API?
Zamawiający wykorzystuje SAP Business One w wersji 10.00.260. Integracja ma mieć charakter dwukierunkowy w zakresie wskazanym w OPZ, w szczególności obejmować przekazywanie danych do fakturowania oraz odbiór numerów i statusów faktur, statusów płatności i danych o rozrachunkach. Dla potrzeb przygotowania oferty należy przyjąć wolumen do 500 komunikatów w dniu roboczym oraz synchronizację cykliczną nie rzadziej niż raz na godzinę, z możliwością ręcznego uruchomienia i ponowienia przetwarzania. SAP Business One udostępnia standardowe mechanizmy integracyjne. Ostateczny wybór wspieranego mechanizmu, w szczególności Service Layer, DI API albo rozwiązania równoważnego, zostanie uzgodniony w analizie przedwdrożeniowej. Zamawiający zapewni dostęp i informacje techniczne niezbędne do realizacji integracji.
Jaki system MAM / repozytorium materiałów jest już wdrożony (nazwa, API, protokół wymiany)? Czy udostępnia on dostęp po API?
Zamawiający wykorzystuje Tibigen Digital Repository w wersji 4.58. System udostępnia REST API. Integracja powinna obejmować co najmniej wymianę lub prezentację metadanych Tytułów, identyfikatorów zewnętrznych, Wersji, Materiałów, statusów technicznych oraz linków lub odwołań do plików, zgodnie z OPZ. Szczegółowe mapowanie, kierunki wymiany, źródła referencyjne i częstotliwość synchronizacji zostaną uzgodnione w analizie przedwdrożeniowej.
Czy planowane są dodatkowe integracje poza MAM i ERP (np. systemy produkcyjne, systemy raportowania festiwalowego, systemy podpisu elektronicznego)?
W podstawowym zakresie zamówienia obowiązkowe są integracje z systemem MAM oraz z SAP Business One. Zamawiający nie przewiduje obecnie innych obowiązkowych integracji. Odwołania do 35mm.online, repozytoriów screenerów lub innych systemów należy rozumieć jako możliwość linkowania albo przyszłego rozszerzenia, a nie odrębną obowiązkową integrację objętą podstawowym zakresem, chyba że dokumentacja postępowania wyraźnie stanowi inaczej.
Czy Zamawiający wymaga integracji z konkretnym dostawcą SSO / Active Directory / LDAP oraz jaki dostawca MFA jest już w użyciu?
Zamawiający nie narzuca konkretnego dostawcy rozwiązania SSO ani MFA. System musi umożliwiać integrację z usługą katalogową klasy Active Directory / Microsoft Entra ID albo rozwiązaniem równoważnym, z wykorzystaniem standardowego i udokumentowanego mechanizmu, np. SAML 2.0, OpenID Connect lub LDAP — odpowiednio do przyjętej architektury. MFA może być realizowane przez dostawcę tożsamości albo mechanizm Systemu. Szczegółowa konfiguracja zostanie uzgodniona w analizie przedwdrożeniowej.
Jakie są wymagania dot. lokalizacji przetwarzania danych (czy dane mogą być przetwarzane w chmurze publicznej poza UE, czy wymagany jest region EU)?
Dane produkcyjne, dokumenty, załączniki, kopie zapasowe i logi zawierające dane Zamawiającego muszą być przechowywane i przetwarzane na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Zamawiający nie dopuszcza rutynowego przechowywania ani przetwarzania tych danych poza EOG. W przypadku rozwiązania chmurowego Wykonawca musi wskazać regiony przetwarzania, lokalizację kopii zapasowych oraz podwykonawców przetwarzających dane.
Czy Zamawiający ma preferencję co do modelu wdrożenia (SaaS / chmura publiczna dostawcy platformy vs. on-premise)?
Zamawiający nie wskazuje preferowanego modelu wdrożenia. Dopuszczalne są modele SaaS, chmury publicznej lub prywatnej, hybrydowy albo równoważny, pod warunkiem spełnienia wszystkich wymagań OPZ i umowy, w szczególności dotyczących bezpieczeństwa, lokalizacji danych, integracji, dostępności, RPO/RTO, przenaszalności danych, kosztów oraz odpowiedzialności za utrzymanie. Oferta musi jednoznacznie opisać przyjęty model i podział odpowiedzialności.
Czy przewidywany jest wzrost liczby użytkowników / wolumenu danych w perspektywie 5 lat (60 mies. okresu licencyjnego), o który należy zabezpieczyć skalowalność licencji?
W okresie 60 miesięcy Zamawiający nie przewiduje wzrostu liczby użytkowników ponad 25 kont objętych podstawowym zakresem. Przewidywany jest natomiast systematyczny wzrost liczby rekordów i załączników w związku z dalszą digitalizacją dokumentacji. Rozwiązanie musi umożliwiać skalowanie co najmniej do parametrów wskazanych w odpowiedziach na pytania 7 i 8 bez przebudowy architektury i bez zwiększenia wynagrodzenia. Zwiększenie liczby użytkowników lub pojemności ponad wskazane limity może podlegać odrębnemu zamówieniu albo zmianie umowy, jeżeli będzie to prawnie dopuszczalne
Czy Zamawiający potwierdza, że korekta parametrów licencyjnych (np. liczby użytkowników) wynikająca z analizy przedwdrożeniowej, o ile nie wynika z okoliczności leżących po stronie Zamawiającego w rozumieniu §11 ust. 1 pkt 5 Umowy, nie będzie podstawą do zwiększenia wynagrodzenia — a jeśli tak, czy Zamawiający dopuszcza w SWZ jednoznaczne opisanie zasad rekalkulacji sizing'u licencyjnego po analizie przedwdrożeniowej przed odbiorem Etapu wdrożeniowego?
Zamawiający potwierdza, że analiza przedwdrożeniowa służy doprecyzowaniu sposobu realizacji, konfiguracji, mapowania i odbioru wymagań, a nie ponownemu określeniu ceny rozwiązania. Wykonawca ma obowiązek skalkulować ofertę na podstawie parametrów wskazanych w SWZ, OPZ i udzielonych wyjaśnieniach. Zmiana rozkładu ról w ramach 25 użytkowników, dobór technicznych komponentów lub konsekwencje modelu licencyjnego oferowanego produktu nie stanowią podstawy do zwiększenia wynagrodzenia. Zamawiający nie dopuszcza jednostronnej ani automatycznej rekalkulacji sizingu po analizie przedwdrożeniowej. Zmiana wynagrodzenia może nastąpić wyłącznie w przypadku formalnej zmiany zakresu lub parametrów bazowych zainicjowanej albo zaakceptowanej przez Zamawiającego, na zasadach określonych w umowie i przepisach Pzp.
Pokazujemy 17 z 45 pytań. Komplet wyjaśnień — razem z załącznikami, których dotyczą — jest w dokumentacji postępowania.
