Po terminiePrzetarg nieograniczony · PN437648-2026
Dostawa, dostosowanie, konfigurację, wdrożenie i utrzymanie systemu informatycznego do
Wytwórnia Filmów Dokumentalnych i Fabularnych1 aktualny · 124 w archiwum·NIP 5213878781·mazowieckie
Przedmiot zamówienia
AIPrzedmiotem zamówienia jest dostarczenie, wdrożenie i utrzymanie zintegrowanego systemu informatycznego do ewidencji i zarządzania zasobami audiowizualnymi oraz prawami do ich eksploatacji.
Zakres prac obejmuje:
- Przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej, konfigurację i parametryzację systemu oraz wykonanie niezbędnych dostosowań funkcjonalnych.
- Migrację danych z dotychczasowych rejestrów (arkuszy kalkulacyjnych, dokumentów papierowych, skanów) do nowego systemu.
- Integrację systemu z systemem zarządzania zasobami medialnymi (MAM) oraz systemem finansowo-księgowym (ERP).
- Przeprowadzenie testów (funkcjonalnych, integracyjnych, migracyjnych i akceptacyjnych) oraz szkoleń dla użytkowników i administratorów.
- Dostarczenie pełnej dokumentacji wdrożeniowej, technicznej i użytkowej.
- Pakiet 120 roboczodni wsparcia eksperckiego na prace dodatkowe.
- Świadczenie 60-miesięcznej gwarancji rozszerzonej wraz z utrzymaniem systemu i wsparciem technicznym (SLA).
Trudność: wysoka
Zamówienie wymaga integracji systemu z dwoma złożonymi środowiskami (MAM, ERP) oraz przeprowadzenia trudnej migracji danych z niejednolitych źródeł, przy konieczności odwzorowania złożonych zależności prawno-biznesowych w długim, 5-letnim okresie utrzymania.
Warunki udziału
AI1Zdolność ekonomiczna: Wykonawca musi być ubezpieczony od — odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie niższą niż 1 000 000,00 PLN.
2Doświadczenie zawodowe: Wykonawca musi wykazać realizacj — ę w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 3 zamówień na wdrożenie systemu informatycznego klasy biznesowej, w tym:
Pozostałe 6 warunków po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
- Cena brutto oferty (C) – waga 50
- Doświadczenie osób skierowanych do realizacji Zamówienia (D) – waga 20
- Rozszerzone funkcjonalności i parametry operacyjne Systemu (F) – waga 15
- Hypercare, SLA i transition assistance (S) – waga 10
- Plan realizacji, migracji i testów (P) – waga 5
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Termin składania ofert przypada na okres wakacyjny (27 lipca)
Termin w okresie wakacyjnym (lipiec-sierpień) może ograniczać liczbę oferentów ze względu na urlopy.
Kary i sankcje
AI- Wadium: 60 000,00 PLN (pieniądz, gwarancje bankowe/ubezpieczeniowe, poręczenia PARP)
- Zabezpieczenie należytego wykonania umowy: 5% wynagrodzenia ryczałtowego brutto
- Kary umowne: szczegółowe zasady określone w projekcie umowy (Załącznik nr 9 do SWZ)
Pozostałe 1 zapis o karach po założeniu darmowego konta.
Pytania i odpowiedzi
45Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Uprzejmie prosimy o doprecyzowanie, czy wymaganie to zostanie uznane za spełnione również w przypadku, gdy szkolenie zostanie przeprowadzone przez merytorycznie wykwalifikowanego trenera w innym języku (np. angielskim), a uczestnikom zostanie zapewnione tłumaczenie symultaniczne na język polski z wykorzystaniem funkcji tłumaczenia na żywo dostępnych w używanej platformie do wideokonferencji (np. Microsoft Teams)
Tak, wymaganie zostanie uznane za spełnione, pod warunkiem że uczestnikom szkolenia zostanie zapewniona możliwość pełnego zrozumienia przekazywanych treści oraz aktywnego udziału w szkoleniu. Dopuszczalne jest przeprowadzenie szkolenia przez merytorycznie wykwalifikowanego trenera w języku angielskim z wykorzystaniem funkcji tłumaczenia symultanicznego na język polski dostępnych na platformie do wideokonferencji (np. Microsoft Teams), o ile rozwiązanie to zapewni uczestnikom bieżące śledzenie treści szkolenia. Jednocześnie uczestnicy powinni mieć możliwość zadawania pytań, uzyskiwania dodatkowych wyjaśnień oraz doprecyzowania omawianych zagadnień w przypadku, gdy automatyczne tłumaczenie okaże się niewystarczające lub będzie budziło wątpliwości interpretacyjne.
2Jaka jest docelowa liczba użytkowników Systemu w podziale na role (administrator, super użytkownik, użytkownik biznesowy, użytkownik tylko do odczytu / raportów)?
Na potrzeby przygotowania oferty należy przyjąć łącznie 25 aktywnych kont użytkowników, z możliwością jednoczesnej pracy wszystkich 25 użytkowników. W tej liczbie przewiduje się do 3 kont z uprawnieniami administracyjnymi. Pozostałe konta będą przypisywane do ról super użytkownika, użytkownika biznesowego albo użytkownika raportowego / tylko do odczytu zgodnie z macierzą ról i uprawnień uzgodnioną w analizie przedwdrożeniowej. Oferowany model licencyjny musi umożliwiać zmianę przypisania ról w ramach puli 25 użytkowników bez zwiększenia wynagrodzenia.
3Jaka jest całkowita liczba pracowników Zamawiającego (wszystkich, niezależnie od tego, czy będą użytkownikami Systemu)?
Łączna liczba pracowników Zamawiającego nie stanowi parametru licencyjnego ani wydajnościowego dla niniejszego zamówienia. Na potrzeby przygotowania oferty należy przyjąć 25 użytkowników Systemu. Cena rozwiązania nie może być uzależniona od ogólnej liczby pracowników Zamawiającego.
4Jaka jest całkowita liczba pracowników Zamawiającego występujących w Active Directory/Entra?
Liczba wszystkich kont lub obiektów w usłudze katalogowej Zamawiającego nie stanowi parametru licencyjnego dla Systemu. Integracja katalogowa ma umożliwiać nadawanie dostępu wyłącznie użytkownikom wskazanym przez Zamawiającego, w szczególności poprzez dedykowaną grupę obejmującą maksymalnie 25 użytkowników Systemu. Synchronizacja całego katalogu nie jest wymagana.
5Ile komórek organizacyjnych będzie korzystać z Systemu równolegle na wspólnych rekordach Tytułu?
Na potrzeby przygotowania oferty należy przyjąć równoległą pracę użytkowników reprezentujących co najmniej 7 obszarów biznesowych: licencjonowanie i dystrybucję filmową, produkcję filmową, koprodukcję / nowe projekty filmowe, obszar organizacyjno-prawny, archiwum, finanse i księgowość oraz IT / administrację Systemem. Szczegółowe przypisanie formalnych komórek organizacyjnych i odpowiedzialności za dane zostanie ustalone w analizie przedwdrożeniowej, w ramach łącznej liczby 25 użytkowników.
6Czy przewidywany jest dostęp dla użytkowników zewnętrznych (np. kontrahentów, dystrybutorów) do portalu / self-service, czy wyłącznie użytkownicy wewnętrzni?
W podstawowym zakresie zamówienia nie przewiduje się dostępu użytkowników zewnętrznych. System będzie przeznaczony dla użytkowników wewnętrznych Zamawiającego. Ewentualne uruchomienie portalu lub funkcji self-service dla podmiotów zewnętrznych stanowiłoby odrębne rozszerzenie zakresu.
7Jaki jest szacowany wolumen danych do migracji (liczba Tytułów, umów, licencji, dokumentów / skanów)?
Zamawiający nie posiada obecnie kompletnej inwentaryzacji wszystkich źródeł danych. Na podstawie aktualnego rozpoznania wolumen obejmuje łącznie kilkadziesiąt tysięcy rekordów i dokumentów. Dla potrzeb przygotowania porównywalnych ofert należy przyjąć maksymalnie 100 000 obiektów podlegających migracji, obejmujących łącznie rekordy Tytułów, materiałów, umów, praw, licencji, kontrahentów, słowników, dokumentów i załączników. Szczegółowy podział na typy danych, źródła i fale migracji zostanie ustalony w analizie przedwdrożeniowej. Migracja w granicach wskazanego limitu musi być objęta ceną oferty.
8Jaka jest przewidywany totalny wolumen danych (plików / skanów) przechowywanych jako załączniki w systemie w GB?
Dla potrzeb przygotowania oferty należy przyjąć użytkową pojemność załączników na poziomie do 5 TB na dzień uruchomienia produkcyjnego oraz zapewnić skalowalność do co najmniej 10 TB w okresie 60 miesięcy. Wartości te dotyczą danych użytkowych i nie obejmują dodatkowej przestrzeni niezbędnej na kopie zapasowe, replikację, logi i pliki techniczne, które Wykonawca musi uwzględnić w architekturze i cenie rozwiązania.
9Czy pełne skany dokumentów mają być przechowywane w Systemie, czy wyłącznie linkowane / referencjonowane z zewnętrznego repozytorium (DMS)?
Pełne skany umów, aneksów i innych dokumentów źródłowych mają być przechowywane bezpośrednio w Systemie albo w repozytorium dokumentów stanowiącym integralną część oferowanego rozwiązania i objętym odpowiedzialnością Wykonawcy. Z poziomu rekordu Systemu musi być zapewniony bezpośredni dostęp do dokumentu, kontrola uprawnień, audyt operacji, backup i możliwość kompletnego eksportu. Samo przechowywanie odwołań do nieokreślonego zewnętrznego DMS nie jest wystarczające. Wymaganie nie dotyczy dużych plików audiowizualnych, które mogą pozostawać w systemie MAM i być udostępniane przez link lub identyfikator.
10Jaki system ERP / finansowo-księgowy jest obecnie używany i jaki jest oczekiwany wolumen / częstotliwość transakcji integracyjnych? Czy udostępnia on dostęp po API?
Zamawiający wykorzystuje SAP Business One w wersji 10.00.260. Integracja ma mieć charakter dwukierunkowy w zakresie wskazanym w OPZ, w szczególności obejmować przekazywanie danych do fakturowania oraz odbiór numerów i statusów faktur, statusów płatności i danych o rozrachunkach. Dla potrzeb przygotowania oferty należy przyjąć wolumen do 500 komunikatów w dniu roboczym oraz synchronizację cykliczną nie rzadziej niż raz na godzinę, z możliwością ręcznego uruchomienia i ponowienia przetwarzania. SAP Business One udostępnia standardowe mechanizmy integracyjne. Ostateczny wybór wspieranego mechanizmu, w szczególności Service Layer, DI API albo rozwiązania równoważnego, zostanie uzgodniony w analizie przedwdrożeniowej. Zamawiający zapewni dostęp i informacje techniczne niezbędne do realizacji integracji.
11Jaki system MAM / repozytorium materiałów jest już wdrożony (nazwa, API, protokół wymiany)? Czy udostępnia on dostęp po API?
Zamawiający wykorzystuje Tibigen Digital Repository w wersji 4.58. System udostępnia REST API. Integracja powinna obejmować co najmniej wymianę lub prezentację metadanych Tytułów, identyfikatorów zewnętrznych, Wersji, Materiałów, statusów technicznych oraz linków lub odwołań do plików, zgodnie z OPZ. Szczegółowe mapowanie, kierunki wymiany, źródła referencyjne i częstotliwość synchronizacji zostaną uzgodnione w analizie przedwdrożeniowej.
12Czy planowane są dodatkowe integracje poza MAM i ERP (np. systemy produkcyjne, systemy raportowania festiwalowego, systemy podpisu elektronicznego)?
W podstawowym zakresie zamówienia obowiązkowe są integracje z systemem MAM oraz z SAP Business One. Zamawiający nie przewiduje obecnie innych obowiązkowych integracji. Odwołania do 35mm.online, repozytoriów screenerów lub innych systemów należy rozumieć jako możliwość linkowania albo przyszłego rozszerzenia, a nie odrębną obowiązkową integrację objętą podstawowym zakresem, chyba że dokumentacja postępowania wyraźnie stanowi inaczej.
13Czy Zamawiający wymaga integracji z konkretnym dostawcą SSO / Active Directory / LDAP oraz jaki dostawca MFA jest już w użyciu?
Zamawiający nie narzuca konkretnego dostawcy rozwiązania SSO ani MFA. System musi umożliwiać integrację z usługą katalogową klasy Active Directory / Microsoft Entra ID albo rozwiązaniem równoważnym, z wykorzystaniem standardowego i udokumentowanego mechanizmu, np. SAML 2.0, OpenID Connect lub LDAP — odpowiednio do przyjętej architektury. MFA może być realizowane przez dostawcę tożsamości albo mechanizm Systemu. Szczegółowa konfiguracja zostanie uzgodniona w analizie przedwdrożeniowej.
14Jakie są wymagania dot. lokalizacji przetwarzania danych (czy dane mogą być przetwarzane w chmurze publicznej poza UE, czy wymagany jest region EU)?
Dane produkcyjne, dokumenty, załączniki, kopie zapasowe i logi zawierające dane Zamawiającego muszą być przechowywane i przetwarzane na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Zamawiający nie dopuszcza rutynowego przechowywania ani przetwarzania tych danych poza EOG. W przypadku rozwiązania chmurowego Wykonawca musi wskazać regiony przetwarzania, lokalizację kopii zapasowych oraz podwykonawców przetwarzających dane.
15Czy Zamawiający ma preferencję co do modelu wdrożenia (SaaS / chmura publiczna dostawcy platformy vs. on-premise)?
Zamawiający nie wskazuje preferowanego modelu wdrożenia. Dopuszczalne są modele SaaS, chmury publicznej lub prywatnej, hybrydowy albo równoważny, pod warunkiem spełnienia wszystkich wymagań OPZ i umowy, w szczególności dotyczących bezpieczeństwa, lokalizacji danych, integracji, dostępności, RPO/RTO, przenaszalności danych, kosztów oraz odpowiedzialności za utrzymanie. Oferta musi jednoznacznie opisać przyjęty model i podział odpowiedzialności.
16Czy przewidywany jest wzrost liczby użytkowników / wolumenu danych w perspektywie 5 lat (60 mies. okresu licencyjnego), o który należy zabezpieczyć skalowalność licencji?
W okresie 60 miesięcy Zamawiający nie przewiduje wzrostu liczby użytkowników ponad 25 kont objętych podstawowym zakresem. Przewidywany jest natomiast systematyczny wzrost liczby rekordów i załączników w związku z dalszą digitalizacją dokumentacji. Rozwiązanie musi umożliwiać skalowanie co najmniej do parametrów wskazanych w odpowiedziach na pytania 7 i 8 bez przebudowy architektury i bez zwiększenia wynagrodzenia. Zwiększenie liczby użytkowników lub pojemności ponad wskazane limity może podlegać odrębnemu zamówieniu albo zmianie umowy, jeżeli będzie to prawnie dopuszczalne
17Czy Zamawiający potwierdza, że korekta parametrów licencyjnych (np. liczby użytkowników) wynikająca z analizy przedwdrożeniowej, o ile nie wynika z okoliczności leżących po stronie Zamawiającego w rozumieniu §11 ust. 1 pkt 5 Umowy, nie będzie podstawą do zwiększenia wynagrodzenia — a jeśli tak, czy Zamawiający dopuszcza w SWZ jednoznaczne opisanie zasad rekalkulacji sizing'u licencyjnego po analizie przedwdrożeniowej przed odbiorem Etapu wdrożeniowego?
Zamawiający potwierdza, że analiza przedwdrożeniowa służy doprecyzowaniu sposobu realizacji, konfiguracji, mapowania i odbioru wymagań, a nie ponownemu określeniu ceny rozwiązania. Wykonawca ma obowiązek skalkulować ofertę na podstawie parametrów wskazanych w SWZ, OPZ i udzielonych wyjaśnieniach. Zmiana rozkładu ról w ramach 25 użytkowników, dobór technicznych komponentów lub konsekwencje modelu licencyjnego oferowanego produktu nie stanowią podstawy do zwiększenia wynagrodzenia. Zamawiający nie dopuszcza jednostronnej ani automatycznej rekalkulacji sizingu po analizie przedwdrożeniowej. Zmiana wynagrodzenia może nastąpić wyłącznie w przypadku formalnej zmiany zakresu lub parametrów bazowych zainicjowanej albo zaakceptowanej przez Zamawiającego, na zasadach określonych w umowie i przepisach Pzp.
Historia zmian
25.06.2026 — publikacja ogłoszenia
27.07.2026 — upływ terminu składania ofert
27.07.2026 — wyjaśnienia treści SWZ