RozstrzygniętyPodstawowy bez negocjacji2026/BZP 00387968/01
Dostawa i obsługa platformy kafeteryjnej – Wrocław
Wrocławskie Mieszkania Sp. z o.o.6 aktualnych · 109 w archiwum·NIP 8982123598·dolnośląskie
Składanie ofert: 26 sierpnia 2026
Rozstrzygnięcie
Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.
WygrałaBENEFIT SYSTEMS S.A.
NIP zwycięzcy8361676510
Kwota oferty337 196,63 zł
Złożonych ofert1
Widełki ofert337 196,63 zł – 337 196,63 zł
Najtańsza oferta wygrałatak
Przedmiot zamówienia
AI- Zamówienie (usługa jednolita): Dostarczenie i obsługa cyfrowej platformy kafeteryjnej dla ok. 281 pracowników (w tym emerytów/rencistów), ich maks. 2 osób towarzyszących oraz do 3 dzieci do 15 lat, z miesięcznym zasileniem kont średnio 600 punktów rocznie, na okres 24 miesięcy od 01.09.2026; platforma ma obsługiwać zamawianie świadczeń w kategoriach: sport i rekreacja (miesięczne abonamenty) oraz kultura i oświata (w tym kody/vouchery).
- Abonamenty sportowo‑rekreacyjne: wdrożenie i udostępnienie kilku typów abonamentów (nielimitowane i limitowane: Abonament I–VI) dla pracowników, osób towarzyszących i dzieci; generowanie imiennych kart lub aplikacji mobilnej do weryfikacji wejść; zapewnienie co najmniej 300 obiektów sportowo‑rekreacyjnych w woj. dolnośląskim (opcjonalnie >400 dla punktów konkursowych).
- Kultura i oświata; vouchery: udostępnienie katalogu świadczeń kulturalnych i edukacyjnych oraz sprzedaż/dystrybucja elektronicznych kodów wartościowych i kuponów rabatowych dostępnych natychmiast po zamówieniu.
- Funkcjonalność systemu: konto pracownika z unikatowym loginem, samoobsługowy reset hasła, raportowanie i imienna sprawozdawczość, aktualizacja stanu konta w czasie rzeczywistym, możliwość przypisania świadczenia do konkretnej osoby, brandowanie platformy (logo Zamawiającego), możliwość okresowego otwierania kafeterii dla wybranych grup, automatyczne kasowanie dostępu po odejściu pracownika.
- Rozliczenia i obsługa płatności: obsługa finansowania świadczeń z ZFŚS, współfinansowania pracownika (karta/e‑przelew) i środków własnych użytkownika; comiesięczne rozliczenie za faktycznie zrealizowane świadczenia (Okres Rozliczeniowy = 1 miesiąc).
- Wsparcie i szkolenia: wdrożenie platformy, przekazanie loginów/hesł, dedykowany konsultant, infolinia i e‑mail do obsługi użytkowników (dni robocze min. 8 h w przedziale 8:00–20:00), przygotowanie procedury powitalnej i szkolenia administratorów Zamawiającego.
- Dostępność i bezpieczeństwo: gwarantowany czas działania platformy 99,4% miesięcznie, komunikacja szyfrowana, ochrona danych i poufność dokumentów, bezpieczeństwo dostępu (brak wymogu dodatkowych danych przy weryfikacji poza imieniem i nazwiskiem oraz dokumentem tożsamości przy karcie).
- Ilościowe założenia kontraktu: obsługa ok. 281 pracowników, średnio 600 punktów rocznie na konto pracownika, minimalnie 300 obiektów w woj. dolnośląskim, okres realizacji 24 miesiące.
Trudność: średnia
Wymaga koordynacji sieci partnerów obiektów, integracji i wdrożenia platformy oraz comiesięcznego rozliczania ZFŚS dla ok. 281 kont, ale nie obejmuje skomplikowanej infrastruktury technicznej ani rygorystycznych terminów.
Terminy realizacji
Termin wykonania (okres realizacji)
24 miesiące od daty zawarcia umowy, jednak nie wcześniej niż od 01.09.2026 r.
24 miesiące od daty zawarcia umowy, jednak nie wcześniej niż od 01.09.2026 r.
Najwcześniejszy możliwy początek realizacji
01.09.2026 r.
01.09.2026 r.
Warunki udziału
AI1Doświadczenie platformy — W okresie ostatnich 3 lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy — w tym okresie) zrealizował co najmniej 1 usługę zapewnienia dostępu do platformy cyfrowej nieprzerwanie przez minimum 12 miesięcy oraz oferowania w ramach jednej usługi świadczeń pozapłacowych w kategoriach: sport i rekreacja i kultura i oświata, dla minimum 200 pracowników (można polegać na zasobach innego podmiotu).
2Zobowiązanie zasobów — Możliwość polegania na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby pod warunkiem złożenia zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby (wzór Załącznik nr 5) potwierdzającego rzeczywisty dostęp do niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia.
Pozostałe 2 warunki po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena brutto za miesięczne abonamentymiesięczne abonamenty i utrzymanie konta
80%
Liczba obiektów sportowo-rekreacyjnychwoj. dolnośląskie, dostępne dla pracowników
20%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Termin składania ofert przypada na okres wakacyjny (19 sierpnia)
Termin w okresie wakacyjnym (lipiec-sierpień) może ograniczać liczbę oferentów ze względu na urlopy.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: w Projekcie umowy (Załącznik nr 4) — szczegóły w projekcie umowy.
- Wadium: brak wymogu wadium w SWZ — nie dotyczy.
- Zabezpieczenie należytego wykonania umowy: Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy (SWZ).
Pytania i odpowiedzi
9Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1W związku z ogłoszonym postępowaniem przetargowym „Świadczenie usług kafeteryjnych dla pracowników i byłych
pracowników (emerytów, rencistów) Wrocławskich Mieszkań sp. z o. o. realizowane poprzez dostęp do cyfrowej platformy
świadczeń pozapłacowych”, zwracamy się z uprzejmą prośbą o rozważenie modyfikacji wybranych zapisów dotyczących
wymagań udziału oraz kryterium oceny dostawców w postępowaniu. Po szczegółowej analizie zapytania zwróciliśmy uwagę
na wymagania, które w naszej ocenie, w obecnym kształcie mogą istotnie ograniczyć krąg potencjalnych wykonawców
zdolnych do spełnienia wszystkich warunków jednocześnie. W praktyce może to prowadzić do sytuacji, w której warunki
postępowania są możliwe do spełnienia tylko przez 1 dostawcę z rynku. Zależy nam na możliwości przedstawienia Państwu
konkurencyjnej oferty zwracając uwagę na poniższe kryteria:
Zakres SWZ vs Nowa propozycja (…/…):
1. liczba obiektów sportowych w Regionie Dolnośląskim: zmiana z 300 / na 270
2. kryterium oceny za liczbę obiektów: zmiana z 20% / na 10%
3. zmiana schematu przetwarzania danych – na potrzeby świadczenia usług sportowo-rekreacyjnych, podmiot
udostępniający obiekty jest administratorem danych użytkowników.
Szerszy dostęp wykonawców do postępowania pozwoliłby również na uzyskanie bardziej konkurencyjnych warunków
handlowych oraz umożliwił Zamawiającemu rzeczywiste porównanie dostępnych na rynku modeli realizacji usługi.
W związku z powyższym zwracamy się z uprzejmą prośbą o przeanalizowanie wskazanych przez nas kwestii oraz rozważenie
modyfikacji dokumentacji postępowania w sposób umożliwiający udział większej liczby potencjalnych wykonawców.
Będziemy wdzięczni za uwzględnienie naszych uwag oraz informację, czy Zamawiający przewiduje możliwość dokonania
wskazanych zmian?
Zamawiający informuje, że treść Specyfikacji Warunków Zamówienia nie ulega zmianie i pozostaje w dotychczasowym
brzmieniu.
Powyższe wyjaśnienia zostają umieszczone na stronie prowadzonego postępowania na Platformie Przetargowej:
https://wroclawskiemieszkania.ezamawiajacy.pl/pn/WROCMIE/demand/312640/notice/public/details
Sprawę prowadzi: Michał Śliwak, tel. 71 323 57 19
Pismo przygotowała: Anna Bogdała tel.: 71 323 57 17
1Prosimy o potwierdzenie, że jedyne niezbędne dane jakie Użytkownicy powinni przekazać w celu przystąpienia do programu sportowo-rekreacyjnego to imię i nazwisko, a w przypadku dzieci oraz seniorów również miesiąc i rok urodzenia. W przypadku chęci korzystania z aplikacji mobilnej również adres e-mail.
Zamawiający potwierdza, że niezbędne dane Użytkowników zainteresowanych przystąpieniem do program sportowo-rekreacyjnego to wyłącznie imię i nazwisko, a w przypadku chęci korzystania z aplikacji mobilnej również adres e-mail. W zakresie możliwości zakupu abonamentów sportowo-rekreacyjnych dla dziecka pracownika do lat 15 Zamawiający dopuszcza wskazanie również miesiąca i roku jego urodzenia. Jednocześnie Zamawiający zwraca uwagę, że OPZ oraz formularz ofertowy nie obejmuje abonamentów sportowo-rekreacyjnych dedykowanych wyłącznie seniorom, a zatem nie ma potrzeby wskazywania przez nich daty urodzenia.
2Czy jeżeli pracownik Zamawiającego nie wyrazi zgody na korzystanie z karty imiennej w celu podstawowej metody weryfikacji karnetu w obiekcie sportowo – rekreacyjnym to wykonawca ma obowiązek zaproponować inną formę weryfikacji w obiekcie, jak aplikacja mobilna?
Zgodnie z zapisem punktu 7 w części I OPZ, dopuszczalnym przez Zamawiającego sposobem, weryfikacji i dostępu osób objętych umową do obiektów sportowo-rekreacyjnych jest imienna karta, wraz z dokumentem tożsamości ze zdjęciem (dokument tożsamości nie jest wymagany w przypadku dzieci nieuczęszczających jeszcze do szkoły) lub aplikacja mobilna.
W związku z powyższym, Wykonawca powinien zapewnić co najmniej jeden ze wskazanych w opisie przedmiotu zamówienia sposób weryfikacji.
3Czy Zamawiający wyraża zgodę na zmianę formy szkolenia na on-line w §6 ust. 3 pkt 3), czyli zmianę brzemienia na: „ przeszkolenia administratorów ze strony Zamawiającego, o których mowa w § 14 ust. 1 umowy, z obsługi Platformy (maks. 1 dzień - 8 godzin) w formie on-line w terminie określonym w §7 ust. 6 umowy? Forma on-line umożliwia zdecydowanie lepsze dopasowanie terminu do dostępności obu stron w krótkim czasie i ewentualną zmianę godziny w przypadku konieczności przełożenia. Platforma jest intuicyjna, więc nie ma potrzeby angażowania całego dnia na jego przeprowadzenie, a dodatkowo w każdym czasie w dni robocze w trakcie współpracy osoby wyznaczone do wykonywania umowy po stronie Zamawiającego mogą liczyć na wsparcie przedstawiciela Wykonawcy w kwestiach technicznych i funkcjonalnych.
W odpowiedzi na powyższy wniosek, Zamawiający nie modyfikuje treści § 6 ust. 3 pkt 3) projektowanych postanowień umowy. Oznacza to, że Wykonawca powinien zapewnić co najmniej jedną ze wskazanych form szkolenia z obsługi Platformy, wskazanych w PPU.
4Zwracamy się z prośbą o usunięcie w §15 ust. 12 pkt 3) określenie „jak i zmniejszenie” oraz w §15 ust. 12 pkt 13) określenia „jak i obniżeniu":
W przypadku wymogu zatrudnienia na umowę o pracę nie ma przepisów pozwalających na zmniejszenie pracownikowi wynagrodzenia w przypadku zmiany przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej ogłaszanego w okresie obowiązywania umowy Komunikatem Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w sprawie przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej za rok poprzedni, w związku z tym określenia zawarte w §15 ust. 12 pkt 3) „jak i zmniejszenie” oraz w §15 ust. 12 pkt oraz pkt 13 „jak i obniżenie” są bezprzedmiotowe.
Zamawiający wyjaśnia, iż §15 ust. 12 pkt 3) projektowanych postanowień umowy został wprowadzony w związku z brzmieniem art. 439 ustawy Prawo zamówień publicznych, który dotyczy umów zawartych na okres dłuższy niż 6 miesięcy. Przedmiotowy artykuł, co do zasady, nakazuje określenie poziomu zmian cen materiałów i kosztów uprawniających strony do żądania zmiany wynagrodzenia. Zatem formalnie każda ze stron jest uprawniona do żądania takiej zmiany, która może polegać na podwyższeniu wskazanego w § 15 ust. 12 pkt 3) wynagrodzenia, jak na jego zmniejszeniu.
Wobec powyższego Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zapisów i pozostawia treść § 15 ust. 12 pkt 3) i pkt 13) projektowanych postanowień umowy bez zmian.
5Czy Wykonawca wyraża zgodę na zmianę §16 ust. 1 poprzez dodanie na końcu zdania (…)oraz umowę powierzenia danych przez Wykonawcę do Zamawiającego, na wzorze Wykonawcy, w związku z powierzeniem danych osobowych pracowników, osób towarzyszących oraz dzieci w związku z korzystaniem z kart sportowych w ramach miesięcznych abonamentów. Strony zgodnie oświadczają, że szczegóły przetwarzania danych mogą zostać ustalone po wyborze oferty.”? Zachodzi konieczność zawarcia odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych w związku z korzystaniem z kart sportowych.
Zamawiający wyraża zgodę na zmianę §16 ust. 1 PPU poprzez dodanie na końcu zdania „(…) oraz umowę powierzenia danych przez Wykonawcę do Zamawiającego, na wzorze uzgodnionym przez Strony, w przypadku powierzenia danych osobowych pracowników, osób towarzyszących oraz dzieci w związku z korzystaniem z kart sportowych w ramach miesięcznych abonamentów.”
6Czy Zamawiający wyraża zgodę na zmianę brzmienia w §7 ust. 4 Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych na następujące brzmienie: „Przetwarzający zobowiązuje się informować Powierzającego o zmianie lub dodaniu dalszego podmiotu przetwarzającego poprzez przesłanie zaktualizowanego Załącznika nr 1 do Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych na adres e-mail Powierzającego ……………… .Powierzający ma prawo zgłosić sprzeciw wobec takiej zmiany w terminie 14 dni od otrzymania powyższej informacji. Niezgłoszenie sprzeciwu we wskazanym terminie jest równoznaczne ze zgodą Powierzającego na wprowadzenie zmian.
Z treści projektu §7 ust. 4 nie wynika co miałoby się stać, jeśli Powierzający w określonym terminie nie udzieliłby zgody. Wykonanie umowy głównej nierozerwalnie wiąże się z przetwarzaniem danych i z dalszym powierzeniem, dlatego w celu wyeliminowania pozostawania w zawieszeniu prac dotyczących rozwoju Platformy, Przetwarzający stosuje taką formę informowania z możliwością wyrażenia sprzeciwu, która jest dopuszczalna przepisami RODO.
Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę brzmienia §7 ust. 4 Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
7Czy Zamawiający wyraża zgodę na usuniecie z §7 ust. 8 Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych? Wykonawca współpracuje m.in. z globalnymi dostawcami usług chmurowych, którzy stosują własne globalne ogólne warunki usług, w związku z tym negocjowanie indywidualnych warunków nie jest możliwe. Zostali oni pozytywnie zweryfikowani pod kątem stosowanych zabezpieczeń i wszystkie dalsze podmioty przetwarzające gwarantują co najmniej równorzędny poziom ochrony danych osobowych. Wykonawca ponosi odpowiedzialność w przypadku niewywiązania się przez nich z obowiązków ochrony danych, nie możemy zgodzić na wykonywanie audytu u dalszych podmiotów przetwarzających. Zgodnie, z art. 28 ust. 2 jest art. 28 ust. 4, który reguluje kwestię kontroli w łańcuchu powierzenia, jeżeli do wykonania w imieniu administratora czynności przetwarzania podmiot przetwarzający korzysta z usług innego podmiotu przetwarzającego, podmiot ten obciążony być powinien na mocy umowy lub innego instrumentu prawnego, które podlegają prawu Unii lub prawu państwa członkowskiego takimi obowiązkami z zakresu ochrony danych, jakie nałożone zostały na pierwszy podmiot przetwarzający. Przepis ten odnosi się do obowiązków wynikających z art. 28 ust. 3, w tym w szczególności do obowiązku zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom rozporządzenia 2016/679 110 . W art. 28 ust. 4 zd. 2 ustalona zostaje natomiast kwestia kontroli w łańcuchu przetwarzania w imieniu administratora i dalszego przetwarzania. Jeżeli bowiem dalszy przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec administratora za wypełnienie obowiązków tego innego podmiotu przetwarzającego spoczywa na pierwotnym podmiocie przetwarzającym. Oznacza to, że ścisła kontrola administratora ograniczona jest do pierwszego ogniwa łańcucha powierzenia.
W pozostałym zakresie za należyte zabezpieczenie przetwarzania, także na poziomie umowy, odpowiada podmiot przetwarzający (czyli Wykonawca).
Zmawiający nie wyraża zgody na ww. zmianę.
8Czy Zamawiający wyraża zgodę na zmianę §11 ust. 5 Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych poprzez dodanie do przedmiotowego postanowienia dodatkowe zdania, że „Audyt lub inspekcja mogą być prowadzone przez Powierzającego lub wskazanego przez niego Audytora w godzinach pracy Przetwarzającego, w sposób niezakłócający toku pracy Przetwarzającego, a także na koszt Powierzającego?
Jakiekolwiek kontrole prowadzone przez Powierzającego powinny być wykonywane w godzinach pracy Wykonawcy oraz w sposób, który nie zakłuci normalnego toku pracy Wykonawcy. Wykonawca nie powinien tez ponosić jakichkolwiek kosztów związanych z prowadzonym audytem.
Zamawiający informuje, że treść §11 ust. 5 Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych nie ulega zmianie i pozostaje w dotychczasowym brzmieniu.
Historia zmian
11.08.2026 — publikacja ogłoszenia
19.08.2026 — wyjaśnienia treści SWZ (2 dokumenty z wyjaśnieniami)
26.08.2026 — upływ terminu składania ofert
22.10.2026 — ogłoszenie o wyniku postępowania