Dostawa i wdrożenie systemu ERP – Warszawa

Zamawiający wyjaśnia, że warunek udziału w postępowaniu określony w Rozdziale IV ust. 2 pkt 3 SWZ dotyczy usług doradczych przy wdrożeniu systemu klasy ERP świadczonych w sposób niezależny od podmiotów zainteresowanych sprzedażą lub wdrożeniem oprogramowania. Przez świadczenie usługi w sposób niezależny Zamawiający rozumie sytuację, w której Wykonawca w okresie realizacji danej usługi referencyjnej wykonywał czynności doradcze jako podmiot niezależny od producenta, dostawcy, integratora, resellera, partnera handlowego lub innego podmiotu uczestniczącego albo zainteresowanego sprzedażą lub wdrożeniem systemu ERP, którego dotyczyła dana usługa. Zamawiający nie potwierdza, że spełnienie warunku może zostać wykazane usługą, w ramach której Wykonawca nie pełnił funkcji wdrożeniowej w danym projekcie, ale jednocześnie w okresie realizacji tej usługi pozostawał powiązany kapitałowo, osobowo albo umownie, w szczególności jako partner handlowy, reseller, integrator lub podmiot o podobnym statusie, z producentem lub dostawcą wdrażanego systemu ERP albo z innym podmiotem zainteresowanym sprzedażą lub wdrożeniem tego systemu. Sam fakt prowadzenia przez Wykonawcę działalności gospodarczej w obszarze IT lub realizowania innych projektów informatycznych nie wyklucza możliwości wykazania spełnienia warunku, o ile konkretna usługa referencyjna wskazana na potwierdzenie spełniania warunku była ścidocana w sposób niezależny w rozumieniu SWZ. Ocena spełniania warunku będzie dokonywana na podstawie całokształtu informacji i dokumentów przedstawionych przez Wykonawcę. Zamawiający jednocześnie wyjaśnia, że spełnienie warunku udziału w postępowaniu nie uchyla ani nie ogranicza obowiązków Wykonawcy wynikających z § 9 IPU. Na etapie zawarcia i realizacji Umowy Wykonawca zobowiązany jest pozostawać podmiotem niezależnym, obiektywnym i bezstronnym oraz wolnym od konfliktu interesów, na zasadach określonych w § 9 IPU. Wykonawca, który nie będzie w stanie złożyć zgodnego ze stanem faktycznym oświadczenia o braku konfliktu interesów albo którego sytuacja będzie wskazywała na konflikt interesów w rozumieniu § 9 IPU, nie będzie mógł prawidłowo realizować Umowy.

Zamawiający częściowo uwzględnia wniosek Wykonawcy. W Załączniku nr 7 do SWZ — Wykaz osób — w Sekcji I, w miejscach dotyczących doświadczenia wykazywanego na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu, wyrażenie „w ciągu ostatnich 5 lat” zastępuje się wyrażeniem „w ciągu ostatnich 8 lat, licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert”, w Sekcji II dotyczącej dodatkowego doświadczenia Eksperta ds. zarządzania projektami, Architekta systemu i Analityka, wyrażenie „w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert” zastępuje się wyrażeniem „w okresie ostatnich ośmiu lat przed upływem terminu składania ofert”. Odpowiednie zmiany SWZ zostały opisane w dalszej części pisma (Sekcja II. Zmiana treści SWZ).

Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisów SWZ.

Tak. Minimalny gwarantowany zakres przedmiotu Umowy obejmuje realizację Etapów I–III, z zastrzeżeniem przypadków odstąpienia albo wypowiedzenia Umowy określonych w Umowie lub wynikających z przepisów prawa. Zamawiający nie gwarantuje realizacji Etapów IV–VII ani wykorzystania całości lub jakiejkolwiek części limitu 5 500 Roboczogodzin, ponieważ realizacja Etapów IV–VII jest uzależniona od decyzji Zamawiającego dotyczących Postępowania ERP oraz zawarcia i realizacji umowy z Wykonawcą ERP.

Ad. a. Odpowiedź na pytanie została zawarta w § 22 ust. 2 pkt 4 IPU. Zgodnie z tym postanowieniem: „Zmiana terminu zakończenia Etapów I–III, wyłącznie w przypadku gdy dochowanie tego terminu stało się niemożliwe z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, w szczególności z powodu zwłoki Zamawiającego w przekazaniu niezbędnych informacji, dokumentów, decyzji lub dostępów, wystąpienia Siły Wyższej, zmiany przepisów prawa, konieczności istotnej zmiany zakresu analiz na żądanie Zamawiającego albo konieczności przeprowadzenia dodatkowych konsultacji rynkowych zaakceptowanych przez Zamawiającego; zmiana terminu może nastąpić wyłącznie o czas niezbędny do usunięcia wpływu danej okoliczności na realizację Etapów I–III, nie dłuższy niż okres rzeczywistego wpływu tej okoliczności, powiększony o czas niezbędny na aktualizację Harmonogramu i ponowną organizację prac, nie więcej jednak niż 20 Dni Roboczych, chyba że Strony wykażą dłuższy obiektywnie uzasadniony wpływ okoliczności”. Ad. b. Zgodnie z postanowieniem § 3 ust. 8 IPU terminy udostępniania Wykonawcy systemów informatycznych Zamawiającego, przekazania Wykonawcy informacji, dokumentów i materiałów, o ile nie będą wynikały z Harmonogramu, będą każdorazowo ustalane przez Strony.

Zamawiający dopuszcza roboczą akceptację produktów pośrednich powstających w toku realizacji Etapów I–III, w zakresie niezbędnym do wykorzystania ich jako podstawy dalszych prac. Taka akceptacja nie stanowi odbioru Etapu ani rezultatu w rozumieniu § 11 IPU, nie uprawnia do wystawienia faktury i nie wyłącza prawa Zamawiającego do zgłoszenia uwag lub żądania zmian koniecznych dla zapewnienia spójności, kompletności, aktualności lub zgodności całości rezultatów danego Etapu. Odbiór końcowy następuje zgodnie z § 11 IPU po przekazaniu kompletu rezultatów danego Etapu.

Ad. a. Zamawiający dopuszcza częściowe nakładanie się Etapów I-III. Realizacja tych Etapów nie musi następować w pełni sekwencyjnie, pod warunkiem zachowania spójności, ciągłości oraz jakości rezultatów przewidzianych dla poszczególnych Etapów. Ad. b. Zamawiający wyjaśnia, że odbiór rezultatów Etapów I-III odbywa się zgodnie z procedurą odbiorową określoną w § 11 IPU. Wykonawca przekazuje Zamawiającemu komplet rezultatów danego Etapu wraz z projektem protokołu zdawczo-odbiorczego, a odbiór następuje na zasadach przewidzianych w Umowie. Jednocześnie Zamawiający wskazuje, że Etapy I-III stanowią spójny proces analityczno-projektowy, którego rezultaty pozostają ze sobą powiązane i powinny zapewniać zachowanie ciągłości oraz spójności dokumentacji przygotowywanej w ramach realizacji Umowy. Ad. c. Zamawiający nie wymaga formalnego zakończenia ani odbioru całych Etapów I i II przed rozpoczęciem prac w Etapie III. Szczegółowe zależności pomiędzy rezultatami, kolejność ich opracowywania oraz kamienie milowe zostaną określone w Harmonogramie realizacji Umowy przygotowanym przez Wykonawcę i zaakceptowanym przez Zamawiającego. Jednocześnie Wykonawca zobowiązany jest do zachowania spójności i ciągłości rezultatów wszystkich Etapów zgodnie z postanowieniami IPU.

Zamawiający oczekuje opracowania diagramów procesów w notacji BPMN 2.0 na poziomie analitycznym, umożliwiającym identyfikację i ocenę sposobu realizacji procesów biznesowych oraz przygotowanie wymagań dla przyszłego Systemu ERP. Diagramy powinny przedstawiać w szczególności: • główne i istotne czynności realizowane w ramach procesu; • role lub jednostki organizacyjne uczestniczące w procesie; • podstawowe przepływy informacji i dokumentów; • kluczowe punkty decyzyjne; • powiązania procesów z wykorzystywanymi systemami informatycznymi; • istotne wejścia i wyjścia procesu; • główne alternatywne ścieżki realizacji procesu, jeżeli mają znaczenie dla określenia wymagań wobec Systemu ERP. Zamawiający nie oczekuje odwzorowania wszystkich szczegółowych czynności operacyjnych, wyjątków, reguł biznesowych ani scenariuszy technicznych na poziomie dokumentacji wykonawczej lub instrukcyjnej. Szczegółowość modeli BPMN powinna być wystarczająca do realizacji celów Etapu I, w szczególności opracowania modelu referencyjnego procesów biznesowych, identyfikacji wymagań dla Systemu ERP, określenia zakresu integracji i migracji danych oraz przygotowania dokumentacji dla kolejnych Etapów realizacji Umowy.