Kampania informacyjno-edukacyjna – województwo zachodniopomorskie

Wymóg prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych z wykorzystaniem co najmniej dwóch kanałów sensorycznych, tj. wzroku i słuchu, odnosi się do kampanii medialnych realizowanych za pośrednictwem materiałów audiowizualnych, takich jak filmy, spoty informacyjne, wideoblogi czy inne formy przekazu multimedialnego. Obowiązek ten wynika z części III, rozdziału 5, pkt 4 Załącznika nr 2 „Standardy dostępności dla polityki spójności 2021–2027” do Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021–2027. Przywołany standard ma na celu zapewnienie dostępności przekazu dla możliwie najszerszego grona odbiorców, w tym osób z niepełnosprawnościami wzroku lub słuchu, poprzez odpowiednie dostosowanie treści multimedialnych. W konsekwencji wymóg równoczesnego wykorzystania dwóch kanałów sensorycznych należy interpretować jako odnoszący się do tych form komunikacji, których charakter umożliwia jednoczesne oddziaływanie na odbiorcę za pomocą obrazu i dźwięku.

Zamawiający dopuszcza możliwość przedłożenia propozycji layoutu kampanii, hasła kampanii oraz projektu plakatu promocyjnego w formie odrębnego załącznika graficznego do oferty. Tym samym nie jest wymagane, aby wizualizacja została umieszczona bezpośrednio w treści Załącznika nr 11 do SWZ. Wykonawca zobowiązany jest jednak do jednoznacznego wskazania w Załączniku nr 11 informacji o załączonym materiale graficznym wraz ze stosownym odwołaniem do tego dokumentu. Analogicznie, Zamawiający dopuszcza przedstawienie mediaplanu w formie odrębnego załącznika graficznego, w tym w postaci harmonogramu obrazującego planowane działania w podziale na poszczególne miesiące, tygodnie lub inne okresy realizacji kampanii. Niezależnie od powyższego, Załącznik nr 11 do SWZ powinien zawierać wszystkie wymagane przez Zamawiającego informacje merytoryczne dotyczące mediaplanu, w szczególności jego założenia, planowane działania, wskaźniki, sposób realizacji oraz uzasadnienie przyjętej koncepcji. Graficzna prezentacja mediaplanu stanowić może uzupełnienie i uszczegółowienie informacji zawartych w Załączniku nr 11, zwiększając przejrzystość oraz czytelność przedstawionej koncepcji realizacji zamówienia. Należy jednak podkreślić, że dokument ten nie zastępuje opisu wymaganego w Załączniku nr 11, lecz pełni funkcję pomocniczą i ilustracyjną względem informacji, których przedstawienia wymaga dokumentacja postępowania.

Zamawiający informuje, że przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych nie nakładają na Zamawiającego obowiązku ujawnienia wykonawcom, na etapie wyjaśniania treści dokumentów zamówienia, kwoty stanowiącej ustaloną wartość szacunkową zamówienia. Wniosek wykonawcy o wyjaśnienie treści specyfikacji warunków zamówienia, składany na podstawie art. 135 ust. 1 ustawy PZP, a w postępowaniach o wartości mniejszej niż progi unijne na podstawie art. 284 ust. 1 ustawy PZP, może odnosić się do wyjaśnienia treści już zawartej w dokumentach zamówienia. Instytucja ta nie służy natomiast żądaniu uzupełnienia dokumentów zamówienia o informacje, których Zamawiający nie był zobowiązany w nich zamieszczać, tj. wartość szacunkową zamówienia. Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 16 września 2021 r., sygn. akt KIO 2358/21, w którym Izba wskazała, że wyjaśnieniu podlega istniejąca treść SWZ. Jeżeli określona informacja nie została zawarta w SWZ, a wykonawca domaga się jej zamieszczenia, wystąpienie takie nie stanowi wniosku o wyjaśnienie treści SWZ, lecz wniosek o jej uzupełnienie. W konsekwencji Zamawiający nie jest zobowiązany, w ramach udzielania wyjaśnień dotyczących treści dokumentów zamówienia, do wskazania poziomu, na jakim została ustalona wartość szacunkowa zamówienia. Zamawiający podtrzymuje dokumenty zamówienia w ich dotychczasowym brzmieniu i nie udostępnia żądanej kwoty w odpowiedzi na niniejsze pytanie.

Zamawiający oczekuje, aby we wszystkich materiałach opracowywanych i wykorzystywanych w ramach realizacji kampanii informacyjno-świadomościowej został uwzględniony logotyp „Region Dobrego Wsparcia”. W celu zapewnienia jednolitości identyfikacji wizualnej projektu oraz prawidłowego wykorzystania oznaczeń, Zamawiający udostępni Wykonawcom logotyp w formacie wektorowym, umożliwiającym jego poprawne stosowanie we wszystkich kanałach komunikacji oraz na materiałach o różnorodnych formatach i parametrach technicznych (właściwy logotyp stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej odpowiedzi). Jednocześnie Zamawiający wskazuje, że zasady opracowywania materiałów graficznych zostały określone w dokumentacji postępowania. Wszystkie działania realizowane w ramach zamówienia muszą pozostawać w zgodności z obowiązującymi dokumentami i wytycznymi dotyczącymi informacji i promocji Funduszy Europejskich oraz dostępności komunikacyjnej. Obejmuje to w szczególności „Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021–2027 w zakresie informacji i promocji”, „Wytyczne dotyczące realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021–2027”, w zakresie standardu informacyjno-promocyjnego, a także wytyczne Systemu Identyfikacji Wizualnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego dostępne pod adresem www.siw.wzp.pl. W konsekwencji Wykonawca jest zobowiązany do projektowania wszystkich materiałów kampanii z uwzględnieniem zasad wynikających z ww. Systemu Identyfikacji Wizualnej. Oznacza to konieczność zachowania spójności graficznej, stosowania właściwych oznaczeń, kolorystyki oraz innych elementów identyfikacji określonych w obowiązujących wytycznych. Zamawiający nie narzuca przy tym obowiązku odwzorowania konkretnych kreacji graficznych wykorzystywanych dotychczas w komunikacji prowadzonej przez Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego, w tym materiałów publikowanych w mediach społecznościowych. Mogą one stanowić materiał poglądowy i punkt odniesienia dla Wykonawcy, jednak opracowywana koncepcja kreatywna powinna być autorska, odpowiadać celom kampanii oraz pozostawać w zgodności z wymaganiami określonymi w dokumentacji zamówienia i obowiązujących wytycznych identyfikacji wizualnej.

Zamawiający informuje, że kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, zostanie udostępniona na stronie internetowej prowadzonego postępowania po upływie terminu składania ofert, lecz przed ich otwarciem, zgodnie z art. 222 ust. 4 ustawy PZP. Przyjęty przez Zamawiającego sposób postępowania pozostaje zgodny z charakterem i celem regulacji art. 222 ust. 4 ustawy PZP. Informacja zostanie bowiem udostępniona w ustawowym terminie, przed uzyskaniem przez Zamawiającego dostępu do treści złożonych ofert, a jednocześnie po zakończeniu okresu, w którym wykonawcy posiadają uprawnienie do składania lub modyfikacji oferty. Wobec powyższego Zamawiający na obecnym etapie postępowania nie ujawnia wysokości kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia. Informacja ta zostanie opublikowana na stronie internetowej prowadzonego postępowania po upływie terminu składania ofert i przed ich otwarciem, z zachowaniem wymagań wynikających z art. 222 ust. 4 ustawy PZP.