Tryb:tryb podstawowy bez negocjacji (art. 275 pkt 1 w związku z art. 359 pkt 2 ustawy Pzp) - Podstawa prawna: przepisy ustawy z dnia 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych (tj. (+ 2 zdania — pełna treść po zalogowaniu)
Doświadczenie: min. 2 usługi kompleksowej organizacji stacjonarnego, jednodniowego wydarzenia/konferencji, każda z uczestnictwem ≥ 130 osób, w okresie ostatnich 5 lat, z czego ≥ 1 w formule hybrydowej z transmisją (YouTube/Facebook/LinkedIn/Zoom).
Zakres usług w doświadczeniu: każda usługa musi obejmować: catering dla ≥ 130 osób, wynajem sali z wyposażeniem multimedialnym (projektor, nagłośnienie) i wykonanie materiałów reklamowych dla ≥ 130 osób.
Okres referencji:5 lat przed terminem składania ofert.
Zatrudnienie na umowę o pracę: osoby na stanowiskach: Organizator wydarzenia, Organizator usług cateringowych, Organizator usług konferencyjnych, Kelner, Technik AV — zatrudnione na umowę o pracę w pełnym etacie na okres realizacji lub wskazany w Załączniku nr 5.
Kary umowne: szczegóły zawarte w projekcie umowy (Załącznik nr 9).
9
Inne zapisy
Widoczne 50%
Podwykonawstwo: dopuszczone; w ofercie wskazać części zamówienia, które wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcom oraz ich nazwy (Załącznik nr 2).
Zatrudnienie (art.95): osoby na stanowiskach Organizator wydarzenia, Organizator usług cateringowych, Organizator usług konferencyjnych, Kelner, Technik AV — zatrudnienie na umowę o pracę w pełnym etacie na okres umowy/realizacji (Załącznik nr 5; SWZ VII).
Certyfikat wykonawcy: dopuszcza się powołanie się na certyfikat wykonawcy zamówień publicznych; zakres i weryfikacja w bazie certyfikacji (Rozdz. XIV).
Udostępnienie zasobów: dopuszczalne poleganie na zasobach innych podmiotów; wymagane zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (Załącznik nr 6).
Brak obowiązkowej wizji lokalnej: Zamawiający nie przewiduje obowiązku odbycia wizji lokalnej (Zał. nr 1; SWZ § XXX, s. 21).
Druga połowa streszczenia za darmo
Odsłoń całe streszczenie SWZ
Z każdej z 10 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 17 zdań — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Zamówienie (usługa, jednoczęściowe): kompleksowa organizacja i obsługa konferencji „Forum Obserwacji Ziemi 2026”: wynajem przestrzeni konferencyjnej w Gdańsku (do 1600 m od PKP Gdańsk Główny) z salą główną na maks. 200 osób oraz salami towarzyszącymi (1 sala zamknięta do 40 osób, 1 sala warsztatowa do 20 osób), recepcją, zapleczem higieniczno‑sanitarnym, przestrzenią cateringową i zapleczem technicznym; przedstawienie 3 propozycji lokalizacji do wyboru Zamawiającego.
Realizacja techniczna i obsługa: zapewnienie pełnej obsługi AV i transmisji hybrydowej (transmisja na YouTube), infrastruktury do tłumaczeń symultanicznych, nagłośnienia, oświetlenia, scenografii, obsługi technicznej i koordynatora konferencji, konferansjera, obsługi recepcji (2 osoby), wykonanie materiałów audiowizualnych, foto i video (min. 300 zdjęć dzień 1, 250 dzień 2), film podsumowujący (wersje krótka i długa), nagranie konferencji, branding, przygotowanie grafik i materiałów do mediów społecznościowych, przygotowanie publikacji i zaproszenia elektronicznego, opracowanie technicznego scenariusza i wzoru prezentacji, zestawy konferencyjne i identyfikatory, ścianka/prasa, windery, oznakowania (wewn./zewn.), zapewnienie do 2 tłumaczy migowych i do 2 asystentów osób niepełnosprawnych; przeniesienie autorskich praw majątkowych do wskazanych materiałów.
Catering: zapewnienie lunchu i całodniowego serwisu kawowego dla maks. 200 osób w dniu 1 i maks. 150 osób w dniu 2 (łącznie do 400 lunchy i 400 serwisów kawowych), owoce min. 150 g/osoba dziennie; menu uwzględniające diety bezglutenowe, bezlaktozowe i wegańskie; posiłki podawane na naczyniach wielorazowego użytku; oznakowanie informacji o żywności ekologicznej i sprawiedliwym handlu zgodnie z deklaracją wykonawcy.
Rejestracja i komunikacja: prowadzenie rejestracji elektronicznej uczestników, przygotowanie i dystrybucja materiałów konferencyjnych (do 400 zestawów), identyfikatorów (300 szt.), przygotowanie i dystrybucja materiałów promocyjnych (ścianka, windery, oznakowania), tablice informacyjne w tym opcjonalnie tablica w alfabecie Braille’a/tyflografika na żądanie Zamawiającego.
Personel i zatrudnienie: zapewnienie koordynatora, techników AV, kelnerów oraz innych osób wskazanych w OPZ; część kluczowych ról musi być zatrudniona na podstawie umowy o pracę (organizator wydarzenia, organizator usług cateringowych, organizator usług konferencyjnych; kelner, technik AV) przez cały okres umowy lub czas realizacji, zgodnie z Załącznikiem 5.
Dodatkowe obowiązki: oznaczenia kierunkowe, tablice informacyjne, szatnia, toalety, miejsca serwisów kawowych i lunchu, zapewnienie dostępności (tłumacz PJM, asystenci) na zgłoszenie; współpraca przy zabezpieczeniu dokumentów autorskich i przeniesieniu praw do materiałów tworzonych dla konferencji.
Trudnosc: wysoka
Pytania i odpowiedzi
Wyjaśnienia treści SWZ udzielone przez zamawiającego. Odpowiedzi wiążą wszystkich wykonawców — także tych, którzy nie zadali pytania.
w związku z przygotowywaniem oferty w postępowaniu nr BO/17/2026 pn. „Przygotowanie, kompleksowa realizacja techniczna i obsługa konferencji „Forum Obserwacji Ziemi 2026””, zwracam się z prośbą o doprecyzowanie wymagań dotyczących zapisu przewidującego zapewnienie: „dodatkowej tablicy informacyjnej zapisanej w alfabecie Braille’a bądź tyflografiki przedstawiającej układ budynku, możliwej do odczytania w sposób dotykowy”.
Dokumentacja nie określa szczegółowych parametrów technicznych tego elementu, dlatego proszę o wskazanie:
jakie wymiary powinna mieć tablica /tyflografika, z jakiego materiału powinna zostać wykonana, czy Zamawiający wymaga konkretnej technologii wykonania elementów wypukłych i napisów w alfabecie Braille’a, jaki dokładnie zakres planu budynku powinien zostać przedstawiony – czy ma obejmować cały obiekt, czy wyłącznie przestrzenie wykorzystywane podczas konferencji, jakie pomieszczenia i elementy powinny być obowiązkowo oznaczone na planie, czy wymagane jest oznaczenie punktu „Tu jesteś”, czy tablica powinna być wolnostojąca, montowana na ścianie czy umieszczona na dedykowanym stojaku, czy Zamawiający określa wymagania dotyczące wysokości i miejsca ustawienia/montażu, czy tablica ma być rozwiązaniem tymczasowym na czas konferencji, czy wykonanym w sposób umożliwiający pozostawienie jej na stałe w obiekcie, czy Zamawiający przekaże Wykonawcy rzut/plan budynku w wersji edytowalnej, na podstawie którego będzie możliwe przygotowanie tyflografiki, czy projekt tablicy/tyflografiki będzie wymagał wcześniejszej akceptacji Zamawiającego, czy w przypadku wyboru tablicy z napisami w alfabecie Braille’a zamiast tyflografiki Zamawiający określa minimalny zakres informacji, jaki powinien zostać na niej zamieszczony. Proszę również o potwierdzenie, że zgodnie z użytym w dokumentacji sformułowaniem „bądź”, Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia jednego z dwóch rozwiązań – tablicy informacyjnej w alfabecie Braille’a albo tyflografiki, a nie obu jednocześnie. Powyższe informacje są niezbędne do prawidłowego oszacowania kosztów realizacji zamówienia oraz przygotowania porównywalnej i rzetelnej kalkulacji ofertowej.
Zamawiający informuje, że modyfikuje Specyfikację Warunków Zamówienia poprzez wykreślenie wymogu zapewnienia dodatkowej tablicy informacyjnej zapisanej w alfabecie Braille’a bądź tyflografiki przedstawiającej układ budynku, możliwej do odczytania w sposób dotykowy.
Wobec powyższego postanowienie zające w ust. 9 Rozdziału IV „OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA” otrzymuje nowe następujące brzmienie:
„9. Spełnienie wymagań art. 100 ust. 1 ustawy Pzp.
Zamawiający zobowiązał Wykonawcę do uwzględnienia w menu uwarunkowań zdrowotnych oraz aspektów kulturowych i religijnych. Wykonawca zobowiązany będzie ponadto do wykonania oznaczenia stanowisk, strzałek kierunkowych, tablic informacyjnych, oznaczenia szatni, toalet, sal, miejsc organizacji serwisów (przerw) kawowych, lunch, miejsc odpoczynku oraz zapewnienia tłumacza PJM oraz asystenta osób niepełnosprawnych, w przypadku, jeżeli konieczność usług tłumacza lub asystenta zostaną zgłoszone przez Zamawiającego.”
