Kompleksowa organizacja konferencji „Forum Obserwacji Ziemi 2026" – Gdańsk

Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.

• Zamówienie (usługa, jednoczęściowe): kompleksowa organizacja i obsługa konferencji „Forum Obserwacji Ziemi 2026”: wynajem przestrzeni konferencyjnej w Gdańsku (do 1600 m od PKP Gdańsk Główny) z salą główną na maks. 200 osób oraz salami towarzyszącymi (1 sala zamknięta do 40 osób, 1 sala warsztatowa do 20 osób), recepcją, zapleczem higieniczno‑sanitarnym, przestrzenią cateringową i zapleczem technicznym; przedstawienie 3 propozycji lokalizacji do wyboru Zamawiającego.
• Realizacja techniczna i obsługa: zapewnienie pełnej obsługi AV i transmisji hybrydowej (transmisja na YouTube), infrastruktury do tłumaczeń symultanicznych, nagłośnienia, oświetlenia, scenografii, obsługi technicznej i koordynatora konferencji, konferansjera, obsługi recepcji (2 osoby), wykonanie materiałów audiowizualnych, foto i video (min. 300 zdjęć dzień 1, 250 dzień 2), film podsumowujący (wersje krótka i długa), nagranie konferencji, branding, przygotowanie grafik i materiałów do mediów społecznościowych, przygotowanie publikacji i zaproszenia elektronicznego, opracowanie technicznego scenariusza i wzoru prezentacji, zestawy konferencyjne i identyfikatory, ścianka/prasa, windery, oznakowania (wewn./zewn.), zapewnienie do 2 tłumaczy migowych i do 2 asystentów osób niepełnosprawnych; przeniesienie autorskich praw majątkowych do wskazanych materiałów.
• Catering: zapewnienie lunchu i całodniowego serwisu kawowego dla maks. 200 osób w dniu 1 i maks. 150 osób w dniu 2 (łącznie do 400 lunchy i 400 serwisów kawowych), owoce min. 150 g/osoba dziennie; menu uwzględniające diety bezglutenowe, bezlaktozowe i wegańskie; posiłki podawane na naczyniach wielorazowego użytku; oznakowanie informacji o żywności ekologicznej i sprawiedliwym handlu zgodnie z deklaracją wykonawcy.
• Rejestracja i komunikacja: prowadzenie rejestracji elektronicznej uczestników, przygotowanie i dystrybucja materiałów konferencyjnych (do 400 zestawów), identyfikatorów (300 szt.), przygotowanie i dystrybucja materiałów promocyjnych (ścianka, windery, oznakowania), tablice informacyjne w tym opcjonalnie tablica w alfabecie Braille’a/tyflografika na żądanie Zamawiającego.
• Personel i zatrudnienie: zapewnienie koordynatora, techników AV, kelnerów oraz innych osób wskazanych w OPZ; część kluczowych ról musi być zatrudniona na podstawie umowy o pracę (organizator wydarzenia, organizator usług cateringowych, organizator usług konferencyjnych; kelner, technik AV) przez cały okres umowy lub czas realizacji, zgodnie z Załącznikiem 5.
• Dodatkowe obowiązki: oznaczenia kierunkowe, tablice informacyjne, szatnia, toalety, miejsca serwisów kawowych i lunchu, zapewnienie dostępności (tłumacz PJM, asystenci) na zgłoszenie; współpraca przy zabezpieczeniu dokumentów autorskich i przeniesieniu praw do materiałów tworzonych dla konferencji.

Trudnosc: wysoka

Zamówienie jest wieloaspektowe: obejmuje logistykę miejsca, zaawansowaną realizację AV i transmisję hybrydową, produkcję materiałów multimedialnych, szeroki zakres cateringu z wymaganiami dietetycznymi i społecznymi oraz konieczność koordynacji wielu podwykonawców i personelu zatrudnionego na umowę o pracę.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

• Kary umowne: szczegóły zawarte w projekcie umowy (Załącznik nr 9).

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.