Rozstrzygnięty
Kompleksowa organizacja wydarzenia pn. Organizacja Lubuskiego Festiwalu Innowacji 2026.
Województwo Lubuskie7 aktualnych · 522 w archiwum·NIP 9730590332·lubuskie
Składanie ofert: 17 sierpnia 2026
Rozstrzygnięcie
Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.
WygrałaMaciej Barnowski Events
Kwota oferty66 407,70 zł
Złożonych ofert12
Przedmiot zamówienia
AIKompleksowa organizacja jednodniowego wydarzenia „Lubuski Festiwal Innowacji 2026" (16 września 2026 r., min. 300 uczestników) w Centrum Nauki Keplera – Planetarium Wenus w Zielonej Górze, obejmująca:
- część merytoryczną/konferencyjną: 1 prelekcja inauguracyjna (Power Speech), 1 debata panelowa, obsługa AV (ekran LED 6 × 3 m, min. 7 mikrofonów bezprzewodowych, min. 2 kamery, nagłośnienie, oświetlenie sceniczne, mównica, strefa panelowa z min. 6 fotelami kubełkowymi i min. 2 stolikami kawowymi), dekoracja kwiatowa z żywych kwiatów, pełne obrandowanie sali (plansze, min. 2 roll-upy, ścianka promocyjna);
- 2 pokazy Fulldome w kopule Planetarium (każdy do 93 uczestników), w tym bilety grupowe i obsługa organizacyjna;
- strefę wystawienniczą: od 6 do 9 stoisk (1 stół + 2 krzesła na stoisko, zasilanie), monitor/ekran ≥ 75 cali z transmisją na żywo z części konferencyjnej, interaktywny robot humanoidalny (wynajem, personalizacja, obsługa), pełna dostępność dla osób z niepełnosprawnościami;
- catering przez cały czas wydarzenia: finger food (min. 3 szt./os.), świeże owoce (min. 3 rodzaje), woda pitna serwowana w estetycznych pojemnikach wielokrotnego użytku, zastawa jednorazowa biodegradowalna, obsługa min. 2 osób z aktualnymi orzeczeniami sanitarno-epidemiologicznymi;
- obsługę organizacyjną i techniczną: koordynator techniczny obecny 15–16.09, min. 2 pracowników technicznych na sali, min. 1 pracownik ochrony z identyfikatorem, elektroniczny system rejestracji uczestników (własna strona/podstrona z formularzem, kod QR, weryfikacja wejść, raporty frekwencji);
- dokumentację powykonawczą: raport z rejestracji (XLSX + PDF), dokumentacja fotograficzna wydarzenia;
- kampanię promocyjną w Meta (Facebook, Instagram) oraz Google Ads (budżet reklamowy 1 000,00 zł brutto + koszty przygotowania, konfiguracji i optymalizacji).
Trudność: wysoka
Wieloelementowa usługa eventowa łącząca konferencję z tłumaczeniem AV, wystawą, pokazami Fulldome, pełnym cateringiem, robotem humanoidalnym, własnym systemem rejestracji i kampanią mediową wymaga koordynacji wielu podwykonawców i doświadczenia w organizacji wydarzeń o podobnej skali w krótkim terminie realizacji.
Terminy realizacji
Czas na realizację
od dnia podpisania umowy do 16 września 2026 r. (przygotowanie 15.09.2026, 12:30–17:00; wydarzenie 16.09.2026, 7:00–17:00)
od dnia podpisania umowy do 16 września 2026 r. (przygotowanie 15.09.2026, 12:30–17:00; wydarzenie 16.09.2026, 7:00–17:00)
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty bruttojedyne kryterium
100%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Termin składania ofert przypada na okres wakacyjny (17 sierpnia)
Termin w okresie wakacyjnym (lipiec-sierpień) może ograniczać liczbę oferentów ze względu na urlopy.
Kary i sankcje
AI- Kary umowne: w projekcie umowy (zał. nr 4).
Pytania i odpowiedzi
5Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Dotyczy zapisu dotyczącego odpowiedzialności Wykonawcy za zabezpieczenie,
uszkodzenie lub utratę wyposażenia stoisk oraz eksponatów wystawców. Mając
na uwadze prawidłowe oszacowanie ryzyka i kosztów polis ubezpieczeniowych
na potrzeby wyceny oferty, prosimy o określenie szacunkowej lub maksymalnej wartości
powierzanego mienia (wyposażenia stoisk oraz eksponatów).
Zamawiający wyjaśnia, że na etapie prowadzenia postępowania nie dysponuje
informacjami pozwalającymi na określenie wartości wyposażenia oraz eksponatów
poszczególnych wystawców.
Zgodnie z załącznikiem nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia zwanym dalej OPZ,
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia właściwego zabezpieczenia wyposażenia
stoisk oraz eksponatów wystawców od momentu ich przejęcia do chwili ich zwrotu.
Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ich uszkodzenie lub utratę, jeżeli nastąpiły
z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.
Jednocześnie OPZ przewiduje transport i rozmieszczenie eksponatów wystawców
w przypadku zgłoszenia takiej potrzeby.
W związku z powyższym Zamawiający nie określa szacunkowej ani maksymalnej
wartości powierzanego mienia, ponieważ na obecnym etapie nie posiada danych
pozwalających na jej wiarygodne określenie.
Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w cenie oferty obowiązki wynikające z OPZ,
w tym obowiązek zabezpieczenia powierzonego mienia oraz odpowiedzialność
określoną w OPZ.
Zamawiający podtrzymuje wymaganie dotyczące posiadania przez Wykonawcę
aktualnego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej obejmującego szkody mogące
powstać w związku z realizacją przedmiotu zamówienia.
Pozostałe postanowienia SWZ i OPZ pozostają bez zmian.
1Ekran led - jaka jest sugerowana przez zamawiającego wielkość ekranu LED? Wielkość ekranu w istotny sposób wpływa na wycenę a określenie "adekwatny do wielkości sali" może być różnie interpretowany przez wykonawców. Im mniejszy tym tańszy, ale wtedy oglądający mają mniejszy komfort.
Zamawiający wyjaśnia, że określony w załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia wymóg zapewnienia ekranu LED zlokalizowanego za sceną, o wymiarach dostosowanych do wielkości sceny i sali konferencyjnej, należy rozumieć jako zapewnienie ekranu o wymiarach 6 m × 3 m, którego łączna natywna rozdzielczość wynosić będzie co najmniej 1920 × 1080 pikseli (Full HD), zapewniającego czytelność prezentowanych treści dla wszystkich uczestników wydarzenia.
Wykonawca powinien uwzględnić zapewnienie ekranu o wskazanych wymiarach przy kalkulacji ceny oferty.
Pozostałe wymagania dotyczące ekranu LED określone w załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia pozostają bez zmian.
2Prosimy o wskazanie kwoty minimalnego/szacowanego budżetu mediowego, jaki
Zamawiający nakazuje założyć w wycenie na samą emisję reklam w systemach Meta
(Facebook, Instagram) oraz Google Ads. Brak sprecyzowania kwoty przeznaczonej
stricte na budżet reklamowy uniemożliwia Wykonawcom przygotowanie
porównywalnych ofert pod względem cenowym i jakościowym – budżet reklamowy może
wynieść 100 zł lub 1000 zł bez narzuconej kwoty lub KPI.
Zamawiający wyjaśnia, że zgodnie z OPZ Wykonawca zobowiązany jest
do przygotowania i przeprowadzenia kampanii promocyjnej Lubuskiego Festiwalu
Innowacji 2026 w mediach społecznościowych Facebook (Meta) i Instagram
oraz w systemie Google Ads.
W ramach realizacji kampanii Wykonawca przygotuje treści promocyjne i materiały
graficzne oraz skonfiguruje, przeprowadzi i będzie na bieżąco optymalizował kampanię
reklamową zgodnie z harmonogramem uzgodnionym z Zamawiającym.
Zamawiający informuje, że łączna kwota przeznaczona na zakup emisji reklam
w systemach Meta (Facebook, Instagram) oraz Google Ads wynosi 1 000,00 zł brutto.
Kwotę tę Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić w łącznej cenie oferty.
Pozostałe koszty związane z przygotowaniem, konfiguracją, prowadzeniem
oraz bieżącą optymalizacją kampanii reklamowej Wykonawca również zobowiązany jest
uwzględnić w łącznej cenie oferty, zgodnie z wymaganiami określonymi w OPZ.
Zamawiający nie określa dodatkowych, szczegółowych wskaźników dotyczących
oczekiwanych rezultatów kampanii reklamowej.
Pozostałe postanowienia SWZ i OPZ pozostają bez zmian.
2Jak mamy rozumieć sprawę transportu i montażu/demontażu wyposażenia i eksponatów wystawców? Skąd ma być ten transport? W obrębie miasta czy dalej? Ile takich transportów mamy wycenić? Jakie to są eksponaty – jakiej wielkości – takie, które da się przenieść ręcznie, przewieźć wózkiem transportowym i zwykłym busem czy jakieś wielkie wymagające specjalnych wózków/samochodów? Proszę o doprecyzowanie, gdyż te elementy mają znaczący wpływ na koszty. Znają Państwo wymiary i wagę eksponatów?
Zamawiający wyjaśnia, że zgodnie z załącznikiem nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest zapewnić transport, wniesienie, montaż i demontaż wyposażenia stoisk oraz, w przypadku zgłoszenia takiej potrzeby przez wystawcę, transport i rozmieszczenie eksponatów wystawców w miejscu realizacji wydarzenia.
Zakres transportu eksponatów będzie uzależniony od potrzeb poszczególnych wystawców i zgłoszenia przez nich takiej potrzeby. Na etapie składania ofert Zamawiający nie posiada ostatecznych informacji dotyczących rodzaju, wymiarów i masy eksponatów.
Zamawiający zakłada, że transport będzie realizowany w granicach Zielonej Góry, a do jego realizacji wystarczający będzie pojazd dostawczy typu bus. Zamawiający nie przewiduje konieczności wykorzystania specjalistycznych pojazdów lub urządzeń transportowych.
Wykonawca powinien uwzględnić w cenie oferty koszty transportu, wniesienia, montażu i demontażu wyposażenia stoisk oraz – w przypadku zgłoszenia takiej potrzeby przez wystawców – transportu i rozmieszczenia eksponatów, zgodnie z zakresem określonym w załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia.
3System rejestracji – czy system rejestracji ma być podpięty pod istniejącą stronę wydarzenia czy ma być stworzona do tego specjalna strona www, gdzie będzie uruchomiony panel rejestracyjny?
Zamawiający wyjaśnia, że w ramach realizacji zamówienia należy zapewnić stronę internetową/podstronę wydarzenia z uruchomionym elektronicznym systemem rejestracji uczestników, zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia.
Strona/podstrona z systemem rejestracji może zostać podlinkowana do oficjalnej strony internetowej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego.
Zamawiający nie wymaga technicznej integracji systemu rejestracji z istniejącą stroną internetową Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego. Sposób technicznej realizacji strony/podstrony z systemem rejestracji pozostaje po stronie Wykonawcy, przy zachowaniu wszystkich funkcjonalności określonych w załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia.
Historia zmian
07.08.2026 — publikacja ogłoszenia
17.08.2026 — upływ terminu składania ofert
31.08.2026 — ogłoszenie o wyniku postępowania
11.11.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (1 dokument z wyjaśnieniami · 1 modyfikacja dokumentacji)