Kompleksowa organizacja i obsługa trzydniowego Ogólnopolskiego Forum Kobiet Rolniczek „Kobiety, które zmieniają polską wieś” w Warszawie dla ok. 300 uczestniczek, obejmująca: - zakwaterowanie: 2 noclegi w jednym hotelu (min. 3 gwiazdki) w pokojach 1- i 2-osobowych oraz do 50 miejsc parkingowych, - zaplecze konferencyjne: sala na ok. 300 osób z wyposażeniem multimedialnym i nagłośnieniem, foyer, stanowisko rejestracyjne, 4 stoiska informacyjne oraz obsługa techniczna, - wyżywienie: poczęstunek powitalny, przerwy kawowe, obiadokolacja, obiad, kolacja i śniadania dla participating, - wycieczka „Od pola do stolicy” dla ok. 250 osób: transport autokarowy/busowy, obsługa przewodnicka i ubezpieczenie NNW uczestników, - pakiety informacyjno-upominkowe dla ok. 300 participating: smycze, identyfikatory, program oraz 1 upominek (apaszka, świeca sojowa lub herbata), - obsługa: 1 prowadzący forum, tłumaczenie konsekutywne polsko-angielskie w pierwszym dniu i koordynacja wydarzenia.
Trudność: średnia
Zamówienie wymaga skoordynowania wielu równoległych usług (noclegi, catering, obsługa konferencyjna, transport i materiały) dla dużej liczby uczestników.
Terminy realizacji
Termin wykonania 3 kolejne dni robocze wskazane w ofercie, nie później niż 11.12.2026 r.
Warunki udziału
AI
1Uprawnienia — Aktualny wpis do rejestru organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych.
2Doświadczenie — Min. 3 usługi kompleksowej organizacji konferencji, forum, kongresu, szkolenia lub podobnego wydarzenia (noclegi, wyżywienie, transport dla ≥ 100 uczestników), każda o wartości ≥ 80 000,00 zł brutto, w ostatnich 3 latach (krótszy okres działalności – w tym okresie); jeden wykonawca musi wykazać całość.
Pozostałe 1 warunek po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AI
Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena brutto
80%
Standard obiektu hotelowego powyżej wymaganego minimum5★: 20 pkt; 4★: 10 pkt; 3★ (min.): 0 pkt
20%
Czerwone flagi
AI
Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.
Kary i sankcje
AI
Wadium:5 000,00 zł (rozdz. 12)
Kary umowne (§ 7):5% za niewykonanie, 10% za naruszenie tajemnicy, 20% za odstąpienie
Limit kar umownych (§ 7 ust. 6):20% wynagr. brutto
Pytania i odpowiedzi
5
Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Czy sala konferencyjna dla 300 osób będzie potrzebna przez 3 dni i w jakich godzinach?
Zamawiający potwierdza, że sala konferencyjna dla 300 osób będzie wykorzystywana przez 3 dni, czyli tyle ile będzie trwało Forum, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia.
Uroczyste otwarcie forum planowane jest pierwszego dnia ok. godz. 11.30. Wydarzenia na sali konferencyjnej potrwają maksymalnie do godz. 16.00.
Drugiego dnia wystąpienia i panele na sali konferencyjnej planowane są w godz. 9.30 - 18.00 z przerwą kawową i obiadem w trakcie.
Trzeciego dnia wystąpienia na sali konferencyjnej planowane są w godzinach 9.00-11.00.
2Który konkretnie gadżet ma zapewnić Wykonawca : Opcja A, B czy C czy wszystkie? Każda opcja jest innej wartości, co ma wpływ na ostateczną cenę.
Wykonawca zapewnia jedną z opcji, wskazaną w pkt 8 opisu przedmiotu zamówienia, tj. opcję A, B lub C,
3Jak ma być ekran led to po co projektor?
Ekran multimedialny LED (o wymiarach co najmniej 4x3 m umieszczony w miejscu zapewniającym doskonałą widoczność dla wszystkich uczestników forum), ma uzupełniać obraz wyświetlany na większym, głównym ekranie z rzutnika o dużej rozdzielczości.
Jeżeli Wykonawca dysponuje ekranem LED o parametrach technicznych, jakości obrazu i powierzchni wyświetlania pozwalających na zastąpienie ekranu głównego wykorzystywanego z projektorem, takie rozwiązanie będzie uznane za spełniające wymagania Zamawiającego, pod warunkiem zapewnienia dwóch niezależnych ekranów do wyświetlania treści podczas wydarzenia.
4Prosimy o podanie orientacyjnego programu ramowego Forum z podziałem na 3 dni.
Ramowy program Forum stanowi załącznik do niniejszych wyjaśnień.
5Ile stron zawiera program który należy wydrukować?
Druk ulotki informacyjnej z programem forum A5 zawiera 2 strony w kolorze.
