Rozstrzygnięty
Organizacja Festiwalu Promocji Warmii i Mazur – Olsztyn
Rozstrzygnięcie
Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.
WygrałaALTHERMEDIA Sp. z o.o. Sp.k.
NIP zwycięzcy5222797131
Kwota oferty1 314 870,00 zł
Złożonych ofert4
Widełki ofert1 304 000,00 zł – 1 334 787,40 zł
Najtańsza oferta wygrałanie
Przedmiot zamówienia
AIZamówienie jednoczęściowe obejmuje organizację 15. Festiwalu Promocji Warmii i Mazur (min. 2000 uczestników) w Halu Urania w Olsztynie, w ramach którego wykonawca realizuje trzy komponenty: konferencję #WaMaMarketing, galę VI edycji Nagród Gospodarczych Żagle Warmii i Mazur oraz 14. edycję konkursu PRO Warmia i Mazury.
- Koncert artysty Baranovski (11.09.2026, ~19:00) z pełnym riderami technicznymi: nagłośnienie FOH/MON (Behringer Wing Compact + DL251, system trójdrożny, 105 dB SPL), 8 zestawów IEM Sennheiser G4, 30+ mikrofonów i DI, backline, drum riser + 2 risery 2×2 m, scena min. 10×8 m — zgodnie z ridera zespołu.
- Wstępna koncepcja kreatywna wydarzenia (motyw „Człowiek – Kreatywność – Technologia”): aranżacja przestrzeni konferencyjnej, sali networkingowej, areny głównej, foyer, multimedia/animacje, z wykorzystaniem własnych materiałów wykonawcy + materiałów Zamawiającego (projektory gobo, rollupy, ścianki, flagi, kostki 3D).
- Platforma do sprzedaży biletów z całodobowym utrzymaniem i monitoringiem przez cały okres obowiązywania umowy.
- Zapewnienie prelegentów, influencerów, prowadzących (po zawarciu umowy, akceptacja Zamawiającego).
- Demontaż i przywrócenie obiektu do stanu pierwotnego najpóźniej do 03:00 12.09.2026.
- Ochrona, służby porządkowe, zabezpieczenie medyczne, utrzymanie czystości, wywóz odpadów, media i energia elektryczna — poza zakresem Wykonawcy (strona Zamawiającego).
Trudność: wysoka
Wielozadaniowa organizacja wydarzenia o skali min. 2000 osób, łącząca konferencję, galę i koncert artysty z pełnym rideriem technicznym, w bardzo krótkim terminie do września 2026 r., z wymogiem samodzielnego opracowania koncepcji kreatywnej i aranżacji przestrzennej bez udostępnienia dokumentacji technicznej obiektu.
Terminy realizacji
Czas na realizację (termin wykonania)
od zawarcia umowy do 30.09.2026 r., demontaż do 03:00 12.09.2026 r.
od zawarcia umowy do 30.09.2026 r., demontaż do 03:00 12.09.2026 r.
Warunki udziału
AI1Warunki udziału: Zamawiający nie formułuje warunków udziału w postępowaniu — wymagane warunki zatrudnienia (art. 95, art. 96 ust. 2 pkt 2), zabezpieczenia udziału wyłącznego (art. 94) oraz osobistego wykonania kluczowych zadań (art. 60, art. 121) oznaczone jako NIE DOTYCZY.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Wstępna koncepcja kreatywna wydarzeniaKoncepcja kreatywna i narracyjna; aranżacja przestrzeni; multimedia; angażowanie uczestników
100%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Konkretny sprzęt
Rider dźwiękowy (Załącznik nr 4 do SOPZ) podaje urządzenia — Behringer Wing Compact + DL251, Sennheiser G4, LCT 440, SR117, D-Box — bez określenia „lub równoważny
Pytania i odpowiedzi
15Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Z uwagi na bardzo duży nakład pracy potrzebny do przygotowania materiałów przetargowych w tym szereg działań kreacyjnych (graficznych) oraz bardzo intensywny czas eventowy (czerwiec to okres kiedy odbywa się bardzo dużo eventów) wnioskujemy o wydłużenie terminu składania ofert do 30.06.2026.
Zamawiający nie wyraża zgody na wydłużenie terminu składania ofert.
1Prosimy o wskazanie, czy w ramach uzgodnionych przez Zamawiającego warunków występu artysty
Baranovskiego przewidziano możliwość:
• fotografowania koncertu,
• filmowania koncertu,
• wykorzystania wizerunku artysty w materiałach promocyjnych wydarzenia,
• publikacji materiałów zawierających występ artysty w mediach społecznościowych Zamawiającego,
• publikacji nagrań po zakończeniu wydarzenia.
W przypadku gdy uzyskanie powyższych zgód pozostaje po stronie Wykonawcy, prosimy o jednoznaczne
wskazanie tego obowiązku w dokumentacji postępowania.
Zamawiający nie uzgadniał z artystą ani jego przedstawicielami kwestii dotyczących fotografowania i filmowania koncertu, wykorzystania wizerunku artysty, publikacji materiałów z wydarzenia czy dalszego wykorzystania nagrań po zakończeniu wydarzenia. Uzyskanie wszelkich niezbędnych zgód i uprawnień w tym zakresie pozostaje po stronie Wykonawcy. Dotyczy to w szczególności zgód na fotografowanie i filmowanie koncertu, wykorzystanie wizerunku artysty w materiałach promocyjnych związanych z wydarzeniem, publikację materiałów zawierających występ artysty w mediach społecznościowych Zamawiającego oraz publikację i dalsze wykorzystanie nagrań z wydarzenia po jego zakończeniu.
2Czy Zamawiający udostępni wykonawcom ustalone warunki rezerwacji artysty będące podstawą kalkulacji ceny?
Zamawiający nie uzgadniał z artystą szczegółowych warunków rezerwacji stanowiących podstawę ostatecznej kalkulacji ceny oferty. Zamawiający uzyskał informację, że artysta Baranovski będzie dostępny i gotowy do realizacji koncertu podczas 15. Festiwalu Promocji Warmii i Mazur w dniu 11 września br., wstępnie zaplanowanego na godzinę 19:00 (+/- 60 min).
3W związku z wymogiem przygotowania koncepcji aranżacji przestrzeni konferencyjnej oraz rozmieszczenia stref funkcjonalnych na terenie Hali Urania, prosimy o udostępnienie rzutów
technicznych, planów powierzchni, dokumentacji fotograficznej oraz informacji o dostępnej infrastrukturze technicznej obiektu.
Zamawiający nie przewiduje udostępniania rzutów technicznych, planów powierzchni, dokumentacji fotograficznej ani innych materiałów służących opracowaniu wstępnej koncepcji kreatywnej wydarzenia.
Zgodnie z dokumentacją postępowania Wykonawca zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą przedmiotowego środka dowodowego w postaci wstępnej koncepcji kreatywnej wydarzenia, obejmującej m.in. koncepcję aranżacji przestrzeni konferencyjnej. Przygotowanie tego opracowania pozostaje po stronie Wykonawcy.
Jednocześnie Zamawiający wskazuje, że Hala Urania jest obiektem powszechnie dostępnym.
4Czy Zamawiający wymaga całodobowego utrzymania i monitoringu platformy do sprzedaży biletów przez cały okres obowiązywania umowy?
Tak, Zamawiający wymaga całodobowego utrzymania i monitoringu platformy do sprzedaży biletów przez cały okres obowiązywania umowy.
5Czy w koncepcji należy podać konkretną propozycję influencerów, prelegentów, prowadzących (konferansjerów)? Czy to będzie podlegało ocenie?
Zamawiający nie wymaga wskazywania na etapie składania ofert konkretnych prelegentów, twórców internetowych ani prowadzących wydarzenie. Zgodnie z SOPZ zapewnienie tych osób należy do obowiązków Wykonawcy po zawarciu umowy, a przedstawione kandydatury będą wymagały akceptacji Zamawiającego.
6W dokumentacji znajdują się rozbieżności dotyczące oznaczeń załączników oraz klauzuli informacyjnej
RODO odnoszącej się do innego postępowania.
Zamawiający informuje, że wskazana przez Wykonawcę rozbieżność ma charakter redakcyjny i wynika z omyłkowego pozostawienia w treści klauzuli informacyjnej nazwy innego postępowania realizowanego w ramach tego samego projektu „Promocja gospodarcza Warmii i Mazur 2024+".
Treść:
„W związku z Państwa udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia na „Organizację wyjazdu na targi/misję gospodarczą do Republiki Korei"…"
zastępuje się treścią:
„W związku z Państwa udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia na organizację 15. Festiwalu Promocji Warmii i Mazur, w ramach którego odbędzie się konferencja #WaMaMarketing wraz z galą VI edycji projektu Nagród Gospodarczych Żagle Warmii i Mazur oraz 14. edycji konkursu PRO Warmia i Mazury, Zadanie 1 - Kompleksowa organizacja konferencji #WaMaMarketing..."
Pozostałe zapisy klauzuli pozostają bez zmian.
Powyższa nieścisłość nie wpływa na zakres praw i obowiązków wykonawców, warunki udziału w postępowaniu, sposób przygotowania ofert ani zasady przetwarzania danych osobowych. Administrator danych, podstawa prawna przetwarzania danych oraz pozostałe postanowienia klauzuli pozostają aktualne i właściwe dla przedmiotowego postępowania.
7W jakich godzinach ma odbyć się demontaż wszystkiego po wydarzeniu? Czy porozumienie Zamawiającego z Partnerem uwzględnia czas niezbędny na demontaże?
Zgodnie z SOPZ Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia demontażu wszystkich elementów związanych z organizacją wydarzenia oraz przywrócenia obiektu do stanu pierwotnego nie później niż do godziny 03:00 w dniu 12 września 2026 r. Zamawiający potwierdza, że czas niezbędny do wykonania tych czynności został uzgodniony z Partnerem.
8Kto odpowiada za zabezpieczenie imprezy pod kątem ochrony, służb porządkowych, ewentualnego zabezpieczenia medycznego?
Za zabezpieczenie imprezy pod kątem ochrony, służb porządkowych, ewentualnego zabezpieczenia medycznego odpowiada Zamawiający.
9Czy koszty bieżącego utrzymania czystości, wywozu odpadów oraz sprzątania po zakończeniu wydarzenia są objęte udostępnieniem Hali Urania, czy powinny zostać uwzględnione przez Wykonawcę w cenie oferty?
Koszty związane z bieżącym utrzymaniem czystości, wywozem odpadów oraz sprzątaniem terenu po zakończeniu wydarzenia ponosi Zamawiający.
10Czy Wykonawca ponosi koszty mediów, energii elektrycznej, obsługi technicznej obiektu oraz innych kosztów eksploatacyjnych związanych z korzystaniem z Hali Urania?
Tak, koszty mediów, energii elektrycznej, obsługi technicznej obiektu oraz innych kosztów eksploatacyjnych związanych z korzystaniem z Hali Urania ponosi Wykonawca.
11Prosimy o jednoznaczne wskazanie, czy wydarzenie będące przedmiotem zamówienia, w szczególności gala wraz z koncertem organizowana w Hali Urania, będzie kwalifikowane jako impreza masowa w rozumieniu ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych.
Tak - Zamawiający przewiduje duże zainteresowanie wydarzeniem. Zgodnie z zapisami załącznika nr 3 do SOPZ wydarzenie organizowane jest dla co najmniej 2000 osób.
12Prosimy o udostępnienie zdjęć/ wizualizacji / projektów graficznych materiałów i elementów wyposażenia, które Zamawiający planuje udostępnić Wykonawcy na potrzeby realizacji wydarzenia.
DOTYCZY to zapisów w załącznik nr 2 do SOPZ g)zaprojektowanie i wykonanie aranżacji przestrzennej (w tym sali networkingowej, Areny Głównej hali widowiskowo-sportowej, foyer, etc.) - z wykorzystaniem materiałów przygotowanych przez Wykonawcę (typu scenotechnika, multimedia, animacja, tabliczki, etc.)
oraz ewentualnych dodatkowych materiałów dostarczonych przez Zamawiającego (projektory gobo, rollupy, ścianki, flagi promocyjne, ponadto Wykonawca będzie mógł wykorzystać do oprawy audiowizualnej Gali multimedia Zamawiającego tj. kostki 3D do emisji na ekranie/ach).
Z przykładowymi materiałami, wykorzystywanymi w poprzednich edycjach wydarzenia można zapoznać się na stronie: https://warmia.mazury.pl/turystyka-i-promocja/aktualnosci/10099-od-narracji-do-relacji-festiwal-promocji-gospodarczej?highlight=WyJmZXN0aXdhbCIsInByb21vY2ppIl0=
Kostki 3D do emisji na ekranie/ach oraz przykładowe zdjęcia pozostałych materiałów dostępne w linku: https://bu.warmia.mazury.pl:7123/sharing/soA5j7QXX
Ewentualne dodatkowe materiały dostarczone przez Zamawiającego (projektory gobo, rollupy, ścianki, flagi promocyjne nie stanowią głównego elementu aranżacji przestrzeni. Zostaną przekazane w późniejszym terminie. Zamawiający dokona wyboru i dostarczy materiały własne, które będą spójne z koncepcją wizualną oraz aranżacją przestrzenną zaproponowaną przez Wykonawcę.
13Z uwagi na stwierdzone niespójności formalne w dokumentacji oraz niejasność zapisów w OPZ prosimy o wydłużenie terminu składania ofert.
Zamawiający pozostawia termin składania ofert bez zmian.
Przekazane informacje nie powodują istotnej zmiany opisu przedmiotu zamówienia, nie rozszerzają zakresu obowiązków Wykonawcy oraz nie wpływają na sposób przygotowania ofert.
14W związku z dużą ilością materiałów graficznych do przygotowania w przetargu, zwracamy się z prośbą o przedłużenie terminu składania ofert do 29 czerwca.
Zamawiający pozostawia termin składania ofert bez zmian.
Mając na uwadze zakres przedmiotu zamówienia, charakter przedsięwzięcia oraz konieczność zapewnienia odpowiedniego czasu na realizację działań przewidzianych po zawarciu umowy, termin składania ofert pozostaje bez zmian.
Historia zmian
03.06.2026 — publikacja ogłoszenia
23.06.2026 — upływ terminu składania ofert
22.07.2026 — ogłoszenie o wyniku postępowania