Doświadczenie: min. 3 usługi organizacji wydarzeń dla ≥ 150 uczestników w ostatnich 3 latach, każda obejmująca usługę konferencyjną, techniczno‑logistyczną, gastronomiczną i aranżację (protokół odbioru).
Koordynator na miejscu: osoba, która koordynowała i pełniła obsługę na miejscu min. 3 wydarzeń dla ≥ 150 uczestników (lista obecności/protokół).
Lokalizacja obiektu: obiekt w Warszawie, max. 10 km od dworca Warszawa Centralna (Google Maps) o standardzie min. 4 gwiazdki lub równoważny.
Oznakowanie materiałów i miejsca: obowiązek zgodności z Strategią komunikacji Funduszy Europejskich 2021-2027 oraz umieszczenie logotypów MRiT, AOI, Fundusze Europejskie, flag UE i RP.
Dostarczenie zdjęć: min. 50 wyselekcjonowanych i obrobionych zdjęć przekazanych Zamawiającemu do 2 tyg. po konferencji wraz z prawami do wykorzystania.
Lista uczestników: zamawiający przekaże listę uczestników na 7 dni roboczych przed konferencją; wykonawca wykona identyfikatory zgodne z akceptowanym projektem.
Menu kolacji: menu podlega akceptacji Zamawiającego najpóźniej na 3 dni przed wydarzeniem; wykonawca przedłoży 3 propozycje zup i dań głównych do wyboru.
Z każdej z 11 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 14 zdań — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Zamówienie jednoczęściowe (usługa): kompleksowa organizacja i obsługa konferencji dla maks. 150 osób w Warszawie, obejmująca: wynajem obiektu konferencyjnego/eventowego/hotelowego (standard min. 4*) w Warszawie (do 10 km od Warszawa Centralna), aranżację sal i sceny oraz wydzielenie przestrzeni gastronomicznej i networkingowej; zapewnienie 2 stanowisk rejestracji, 2 ekranów z agendą, nadzorowanej szatni, oznakowania i dojść; pełną obsługę techniczną i multimedialną (ekran LED/telebimy, nagłośnienie, min. 6 mikrofonów bezprzewodowych + mikrofon stojący, mikser A/V, komputery realizatorskie, monitor dla prelegenta, operator multimediów, montaż/testy/demontaż, realizacja dźwięku i wizji oraz opcjonalne tłumaczenie symultaniczne); przygotowanie 1–2 min. animacji otwierającej wraz z prawami/licencjami; kompleksową organizację ceremonii wręczenia certyfikatów (koordynacja kolejek, oprawa muzyczna, oświetlenie, synchronizacja ekranów, fotograf – min. 50 wyselekcjonowanych i obrobionych zdjęć); zapewnienie koordynatora wydarzenia, min. 2 hostess/hostów, min. 1 osoby do szatni, jednolity strój personelu; pełne usługi gastronomiczne: serwis kawowy (bufet) na czas konferencji z napojami i finger food (min. 4 szt./os.), przerwy kawowe, oraz 1 uroczysta kolacja w formule bufet/à la carte (min. 4 przystawek/os., min. 3 deserów/os.; à la carte: 2 zupy do wyboru, 1 danie mięsne, 1 rybne, 1 wegetariańskie), stoły do siedzenia wszystkich uczestników, obsługa kelnerska min. 4 kelnerów (min. 1 kelner na 30 gości) + koordynator serwisu; przygotowanie i obsługa quizu elektronicznego z dostępem przez QR; zapewnienie moderatora/konferansjera (wybór spośród 3 kandydatur); przygotowanie i akceptacja identyfikatorów laminowanych z pełnym zadrukiem i smyczą; oznakowanie miejsca i materiałów zgodne z wytycznymi FE 2021-2027; dokumentacja: spotkania przygotowawcze, minimum jedno spotkanie na miejscu, dostarczenie min. 50 obrobionych zdjęć do 2 tygodni po wydarzeniu.
Projekt unijny, z którego finansowane jest to zamówienie
Wsparcie instytucji w obszarze innowacyjnej gospodarki w roku 2026
Beneficjent
Ministerstwo Rozwoju i Technologii
Program
Pomoc Techniczna dla Funduszy Europejskich 2021-2027
Działanie
Skuteczne instytucje
Budżet całego projektu
4 527 000 zł
Dofinansowanie z UE
3 608 472 zł (79,71%)
Okres realizacji
2026-01-01 – 2026-12-31
Kwoty dotyczą całego projektu, nie tego pojedynczego zamówienia — jeden projekt zwykle obejmuje wiele zakupów. Numer umowy: PTFE.01.01-IZ.00-0004/26. Dane z listy projektów Funduszy Europejskich 2021–2027 (Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, stan na 2026-09-04).
