Organizacja i obsługa konferencji – Warszawa

Zamawiający unieważnił to postępowanie.

• Zamówienie jednoczęściowe (usługa): kompleksowa organizacja i obsługa konferencji dla maks. 150 osób w Warszawie, obejmująca: wynajem obiektu konferencyjnego/eventowego/hotelowego (standard min. 4) w Warszawie (do 10 km od Warszawa Centralna), aranżację sal i sceny oraz wydzielenie przestrzeni gastronomicznej i networkingowej; zapewnienie 2 stanowisk rejestracji, 2 ekranów z agendą, nadzorowanej szatni, oznakowania i dojść; pełną obsługę techniczną i multimedialną (ekran LED/telebimy, nagłośnienie, min. 6 mikrofonów bezprzewodowych + mikrofon stojący, mikser A/V, komputery realizatorskie, monitor dla prelegenta, operator multimediów, montaż/testy/demontaż, realizacja dźwięku i wizji oraz opcjonalne tłumaczenie symultaniczne); przygotowanie 1–2 min. animacji otwierającej wraz z prawami/licencjami; kompleksową organizację ceremonii wręczenia certyfikatów (koordynacja kolejek, oprawa muzyczna, oświetlenie, synchronizacja ekranów, fotograf – min. 50 wyselekcjonowanych i obrobionych zdjęć); zapewnienie koordynatora wydarzenia, min. 2 hostess/hostów, min. 1 osoby do szatni, jednolity strój personelu; pełne usługi gastronomiczne: serwis kawowy (bufet) na czas konferencji z napojami i finger food (min. 4 szt./os.), przerwy kawowe, oraz 1 uroczysta kolacja w formule bufet/à la carte (min. 4 przystawek/os., min. 3 deserów/os.; à la carte: 2 zupy do wyboru, 1 danie mięsne, 1 rybne, 1 wegetariańskie), stoły do siedzenia wszystkich uczestników, obsługa kelnerska min. 4 kelnerów (min. 1 kelner na 30 gości) + koordynator serwisu; przygotowanie i obsługa quizu elektronicznego z dostępem przez QR; zapewnienie moderatora/konferansjera (wybór spośród 3 kandydatur); przygotowanie i akceptacja identyfikatorów laminowanych z pełnym zadrukiem i smyczą; oznakowanie miejsca i materiałów zgodne z wytycznymi FE 2021-2027; dokumentacja: spotkania przygotowawcze, minimum jedno spotkanie na miejscu, dostarczenie min. 50 obrobionych zdjęć do 2 tygodni po wydarzeniu.

Wymaga doświadczenia w organizacji wydarzeń VIP dla 150 osób oraz koordynacji wielu usług (technika A/V, catering, fotografia, animacja, identyfikatory), ale zakres jest standardowy dla agencji eventowych.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.

• Kary umowne: w projekcie umowy (załącznik nr 1)

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

Zamawiający nie opublikował pytań ani odpowiedzi