Organizacja IX Konferencji Kultury Bezpieczeństwa – Warszawa

Zamawiający nie zmienia terminu składania ofert.

Zgodnie z planem wskazanym w pkt 1 OPZ poczęstunek przewidziany jest po występie artystycznym. Szacowany czas tej części wyniesie nie więcej niż 3 godziny.

Próby konferansjera oraz artysty powinny zostać przewidziane w ramach harmonogramu godzinowego, o którym mowa w §3 ust. 3 PPU, stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ.

Zgodnie z pkt 4.1 OPZ Zamawiający zapewni Wykonawcy bezpłatny dostęp do miejsca Konferencji od godz. 8.00 do godz. 22.00 w dniu 20 listopada 2025 r. Nie ma możliwości montażu techniki dzień wcześniej. Jednocześnie Zamawiający informuje, iż możliwy jest demontaż techniki w dniu 21 listopada 2025 r. w godz. 8.00 – 11.00. W związku z powyższym Zamawiający modyfikuje treść OPZ, stanowiącego załącznik PPU Z-1, w następujący sposób: 1) Pkt 2.3. otrzymuje brzmienie: „2.3. Wykonawca zapewni demontaż uprzednio zamontowanej scenografii, sprzątnięcie i wywóz odpadów oraz uporządkowanie pomieszczeń wykorzystywanych na potrzeby organizacji Konferencji po jej zakończeniu, jednak nie później niż do godz. 22:00 w dniu 20 listopada 2025 r. oraz w godz. 8.00 – 11.00 w dniu 21 listopada 2025 r.”; 2) Pkt 4.1. otrzymuje brzmienie: „4.1. Zamawiający zapewni Wykonawcy bezpłatny dostęp do miejsca Konferencji - Muzeum Historii Polski, ul. Gwardii 1, 01-538 Warszawa, od godz. 8.00 do godz. 22.00 w dniu 20 listopada 2025 r. i od godz. 8.00 do godz. 11.00 w dniu 21 listopada 2025 r. Orientacyjny plan miejsca Konferencji zawarty jest w załączniku nr 2 do OPZ.”.

Godzina zakończenia demontażu i uprzątnięcie miejsca Konferencji jest dokładnie sprecyzowana, tj. zgodnie z pkt. 2.3. OPZ Wykonawca zapewni demontaż uprzednio zamontowanej scenografii, sprzątnięcie i wywóz odpadów oraz uporządkowanie pomieszczeń wykorzystywanych na potrzeby organizacji Konferencji po jej zakończeniu, jednak nie później niż do godz. 22:00, w dniu 20 listopada 2025 r. Z kolei godzina rozpoczęcia oraz czas trwania Konferencji wskazane w pkt. 1 OPZ są podane orientacyjnie. Oznacza to, że Zamawiający dopuszcza nieznaczne przesunięcia czasowe w zakresie wcześniejszego rozpoczęcia Konferencji bądź skrócenie czasu trwania Konferencji. Zapewnia to elastyczność w zakresie opracowania harmonogramu Konferencji, gwarantującego zabezpieczenie przez Wykonawcę odpowiedniego czasu i zasobów na dokonanie demontażu i uprzątnięcia. Konkretne godziny w zakresie czasu trwania poszczególnych etapów będą uzgadniane pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą w trakcie opracowania harmonogramu ramowego oraz harmonogramu godzinowego, o których mowa w §3 ust. 2 i 3 Wzoru umowy, stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ, z zastrzeżeniem że do godz. 22.00 w dniu 20 listopada 2025 r. należy zakończyć demontaż i uprzątnięcie miejsca Konferencji. Zamawiający zwraca uwagę, że zgodnie z pkt 2.4.2 oraz 4.4 OPZ Wykonawca może wykorzystać kinowy projektor cyfrowy, a także sprzęt dostępny w Muzeum, co może również wpłynąć na ograniczenie czasu demontażu. Mając powyższe na uwadze Zamawiający nie przewiduje poniesienia kosztów wynikających z przedłużenia demontażu po godzinie 22:00, w dniu 20 listopada 2025 r., a taka sytuacja będzie uznana za nienależyte wykonanie Umowy, zgodnie z zasadami określonymi w PPU, stanowiącym załącznik SWZ Z-1.

Łączna liczba osób przemawiających nie jest na tą chwilę znana, jednakże Zamawiający przewiduje, że jednocześnie ze sceny nie będzie przemawiać więcej osób niż Konferansjer, przedstawiciel Zamawiającego i laureat Konkursu.

Zamawiający wymaga zapewnienia minimum jednego operatora, który będzie gwarantował rejestrację najważniejszych momentów w różnych ujęciach. Zamawiający dopuszcza ustawienie również kamer PTZ. W związku z tym Zamawiający dokonuje zmiany pkt 2.4.12. OPZ, stanowiącego załącznik PPU Z-1, w następujący sposób: „2.14.12. rejestrację video Konferencji w jakości 4K w postaci tzw. „surówki” w formacie umożliwiającym wykorzystanie do działań public relations i działań w mediach społecznościowych. Zamawiający wymaga zapewnienia minimum jednego operatora, który będzie gwarantował rejestrację najważniejszych momentów w różnych ujęciach;”

Zamawiający w pkt. 2.4.2 OPZ wskazał, że aranżacja możliwa jest z wykorzystaniem wielkoformatowego ekranu LED, stanowiącego kluczowy element zabudowy, umożliwiający wyświetlanie obrazu w rozdzielczości 16:9 lub kinowego projektora cyfrowego (laserowy 4k, 55 000 lm), dostępnego na miejscu Konferencji. Oznacza to, że Zamawiający dopuszcza zarówno wykorzystanie projektora kinowego, jak i ekranu LED, tj. zastosowanie każdego z tych rozwiązań będzie zgodne z OPZ i nie wpływa na ocenę w kryterium Jakość.

Wszystkie nagrody i odznaczenia wręczane podczas Konferencji będą dostarczone przez Zamawiającego.

Zamawiający przewiduje w ramach tej części Konferencji wyświetlenie materiałów multimedialnych np. w postaci filmu (max. 10 min.). Materiały zostaną dostarczone przez Zamawiającego.

Zamawiający zmienia treść pkt 2.4.8. OPZ w następujący sposób: „2.4.8. maseczki higieniczne jednorazowe dla każdego uczestnika oraz płyn do dezynfekcji rąk wraz z dozownikami w ilości zapewniającej jedno dozowanie na każdego uczestnika;”.