Organizacja konferencji Forum Edukacji Mobilności Aktywnej – Wrocław

Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.

Usługa organizacji i obsługi dwudniowej ogólnopolskiej konferencji „Forum Edukacji Mobilności Aktywnej" (21–22.09.2026, do 200 uczestników dziennie, miejsce zapewnia Zamawiający) — od projektu i druku materiałów promocyjnych, przez stronę internetową, media społeczne i rejestrację uczestników, po pełną obsługę techniczną, gastronomiczną i fotograficzną wydarzenia.

W zakres Wykonawcy wchodzi m.in.:

• przygotowanie i druk materiałów informacyjno-promocyjnych: plakaty A3 (120 szt.) i A2 (50 szt.), 2 roll-upy, 2 żagle promocyjne, ok. 10–15 projektów graficznych (w tym do social media), identyfikatory, zaproszenia, zaświadczenia;
• wykupienie domeny, zaprojektowanie i prowadzenie strony internetowej Konferencji (landing page) wraz z formularzem rejestracyjnym;
• obsługa organizacyjna i formalno-prawna ok. 30 osób (prowadzący, moderatorzy, prelegenci, paneliści) — w tym zawarcie umów i wypłata wynagrodzeń (do 5 prelegentów/panelistów, do 4 moderatorów, 1 prowadzący);
• obsługa rejestracji i mailing uczestników (do 200/dzień) wraz z ankietą ewaluacyjną;
• przygotowanie pakietów konferencyjnych: 400 identyfikatorów, 400 notatników A5, 400 długopisów;
• oznakowanie miejsca i stanowisko recepcyjne z obsługą (3–4 osoby);
• 2 laptopy z dostępem do internetu i oprogramowaniem do prezentacji;
• audiowizualna rejestracja wszystkich wystąpień i paneli oraz krótki film podsumowujący (2–3 min);
• obsługa fotograficzna — min. 250 zdjęć (RAW + JPG);
• catering: ciągła przerwa kawowa i lunch w formie stołu szwedzkiego dla min. 80 osób dziennie (2 dni), z opcjami wegańskimi i bezglutenowymi, wraz z obsługą kelnerską i infrastrukturą gastronomiczną;
• zorganizowanie i opłacenie kolacji dla 20–45 osób w restauracji w centrum Wrocławia;
• przekazanie Zamawiającemu dokumentacji powykonawczej: zdjęcia, film podsumowujący, materiały audiowizualne, strona www, wraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych.

Zamówienie obejmuje wiele powiązanych ze sobą elementów (grafika, IT, catering, AV, foto, obsługa prelegentów) wymagających koordynacji i doświadczenia w realizacji wydarzeń, choć sam zakres prac jest typowy dla organizacji konferencji.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

• Kary umowne (projekt umowy §10): rażące naruszenie — 10% wynagrodzenia brutto za każdy przypadek (brak wymagań OPZ); brak OC — 20%; nienależyte/niewykonanie — 10%; brak umowy o pracę — 2 000,00 zł za każdy przypadek.
• Kara za odstąpienie przez Zamawiającego z przyczyn Wykonawcy: 20% wynagrodzenia brutto.
• Kara za ujawnienie informacji poufnych: 30% wynagrodzenia brutto, jednorazowo.

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.