Organizacja konferencji i obsługa multimedialna – Końskowola

• Część 1 (usługa): kompleksowa organizacja 2 konferencji (Zadanie 1: „Rola doradztwa…” – 19–20.11.2026; Zadanie 2: „Tradycja, pasja… KGW” – 15.10.2026) obejmująca wynajem obiektu konferencyjno‑hotelarskiego min. 3★, udostępnienie sal na wyłączność, obsługę rejestracji i koordynację wydarzenia.
• Wyposażenie i scenografia (dla części 2 szczegółowo): montaż podestu scenicznego 10,0 m × 5,0 m wysokości 40 cm ze schodkiem 2,0 m; profesjonalna wykładzina sceniczna; mównica i stolik boczny z kompletem szklanek; dekoracja florystyczna żywa o długości min. 8,0 m z określonymi gatunkami kwiatów; punkt rejestracyjny z 2 ladami (ok.130×100×55 cm), 4 hokerami, wolnostojącą ścianką 6,0 m × min.3,0 m, 3 monitory ≥65", kompozycje florystyczne na ladach.
• Ekran i multimedia: dostawa, montaż, konfiguracja i obsługa ekranów LED wewnętrznych o łącznej powierzchni 8 m × 3 m z centralną płaską częścią co najmniej 5 m × 3 m i bocznymi elementami flex; komplet serwera multimedialnego, procesorów/konwerterów, komputerów prezentacyjnych, monitorów podglądowych, pilotów bezprzewodowych, stanowiska przyłączeniowego i adapterów; obsługa techniczna i operator ekranów.
• Nagłośnienie: dostawa i obsługa kompletnego systemu nagłośnieniowego kolinearnego, cyfrowy mikser, co najmniej 4 mikrofony bezprzewodowe, okablowanie i obsługa techniczna.
• Oświetlenie i konstrukcje: dostawa, montaż, programowanie i obsługa oświetlenia scenicznego (m.in. standy, głowy ruchome, naświetlacze LED, pary LED, lampy i belki typu Vintage, konsoleta sterująca) oraz konstrukcje kratownicowe i dystrybucja zasilania.
• Zasilanie awaryjne: zapewnienie agregatu prądotwórczego „silent” z avr i paliwem, rozdzielniami, najazdami kablowymi i obsługą; montaż, eksploatacja i demontaż w cenie.
• Usługa gastronomiczna: obsługa restauracyjna dla 120 osób: całodzienny serwis kawowy 6 h (kawa z ekspresu, herbata, wody, soki, przekąski słodkie i słone, owoce) oraz obiad w formie bufetu dla 120 osób (zupy, potrawy mięsne i rybne, dodatki skrobiowe, surówki, desery), obsługa kelnerska, zastawa porcelanowa, możliwość opcji wegetariańskich/bezglutenowych na życzenie.
• Logistyka sal i dostępność: zapewnienie dwóch sal (konferencyjna i restauracyjna lub podział jednej), klimatyzacja/ogrzewanie, toalety damskie i męskie, szatnia z obsługą, min. 80 miejsc parkingowych na terenie obiektu, oznakowanie kierunkowe i informacyjne.
• Personel i koordynacja: koordynator dostępny przez cały dzień, obsługa techniczna (operatorzy AV, oświetlenia, nagłośnienia), pomoc dla osób ze szczególnymi potrzebami.
• Materiały promocyjne: zakup, oznakowanie i dostawa 120 sztuk torb z laminowanej juty (26×22×14 cm) z sitodrukiem, 120 notatników A5 z długopisem (ok. 72 kartki) z trwałym znakowaniem, 120 parasoli składanych z nadrukiem; przygotowanie projektów graficznych i dostarczenie na miejsce.
• Materiały informacyjne i graficzne: opracowanie i produkcja pełnokolorowych grafik dla lad recepcyjnych, ścianki 6×3 m oraz innych oznaczeń zgodnie z identyfikacją wizualną Zamawiającego; dostarczenie plików produkcyjnych po akceptacji.
• Dokumentacja i odbiory: przedstawienie menu i projektów graficznych do akceptacji min. 7 dni przed wydarzeniem; testy i kalibracje techniczne przed rozpoczęciem konferencji; utrzymanie dekoracji i serwisów przez czas trwania wydarzenia.

Trudnosc: wysoka