Organizacja konferencji z obsługą hotelarską – Warszawa

Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.

• Hotel i sale: sala na ~60 osób (dzień 1) i ~150 osób (dzień 2) w hotelu min. 4-gwiazdkowym, dostępny dla osób z niepełnosprawnościami, z klimatyzacją, oknami, nagłośnieniem, 3 mikrofonami bezprzewodowymi, projektorem, ekranem, laptopem, flipchartem, wifi, szatnią, gniazdami zasilającymi dla uczestników.
• Transport: obustronny dla ~60 osób między UPRP a miejscem konferencji.
• Nocleg: 1 noc dla ~60 osób.
• Catering D1: przerwa kawowa, lunch bufet szwedzki w odrębnej sali, kolacja bufet dla ~60 os., obsługa kelnerska w strojach.
• Catering D2: przerwa kawowa, lunch bufet szwedzki w odrębnej sali, śniadanie bufet dla ~60/150 os., obsługa kelnerska w strojach.
• AV: 3 kamery, nagranie przekazane na nośniku elektronicznym.
• Recepcja: lady ze skirtingiem, stoły koktajlowe, identyfikatory, lista obecności, dekoracja kwiatowa, podest z mównicą i 7 fotelami dla prelegentów, 4 stoliki.

Wymaga koordynacji wielu podwykonawców (hotel, catering, transport, nagranie AV) i przestrzegania szczegółowych wymogów dietetycznych, dostępności oraz technicznych dla dwóch grup uczestników.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

• Kara umowna: 10% łącznego wynagrodzenia brutto — za odstąpienie od umowy (po stronie Zamawiającego z przyczyn leżących po Wykonawcy / po stronie Wykonawcy) oraz za niezorganizowanie Konferencji.
• Łączny cap: 30% łącznego wynagrodzenia brutto.
• Termin naliczenia: wymagalna w ciągu 7 dni od doręczenia oświadczenia o nałożeniu kary; potrącana z wynagrodzenia.

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.