Archiwum EZAMOWIENIACPV 79000000 · Usługi biznesowe i zarządzanie Mazowieckie
Organizacja uroczystej konferencji – Warszawa
Pełna nazwa postępowania: Kompleksowa organizacja i realizacja uroczystej konferencji dla maksymalnie 200 uczestników/uczestniczek, na terenie m.st. Warszawy
Wojewódzki Urząd Pracy w Warszawie·NIP 5272262656·Warszawa
Wartość szac.
—
nie podano
Termin składania
15.09.2026
postępowanie zakończone
Otwarcie ofert
—
nie podano
Opublikowano
4 września 2026
źródło: EZAMOWIENIA
Streszczenie SWZ
Streszczenie AI · Janusz
Widzisz połowę każdej z 9 sekcjiDruga połowa — łącznie 13 zdań z warunkami, dokumentami i analizą ryzyka — odsłania się po założeniu darmowego konta.
Doświadczenie wykonawcy: min. 3 usługi w ostatnich 3 latach, każda obejmująca kompleksową organizację uroczystej konferencji/gali/ceremonii/uroczystości dla ≥ 150 uczestników, każda wartość ≥ 100 000 zł brutto; nie uznaje się szkoleń, warsztatów, webinariów, spotkań informacyjnych, kursów. - Koordynator/koordynatorka: min. 3 wydarzenia (konferencje, fora, kongresy lub podobne) dla ≥ 150 uczestników każde, w roli koordynatora/głównego organizatora; nie uznaje się szkoleń, webinariów, spotkań informacyjnych, wizyt studyjnych, konkursów.
7
Kryteria oceny ofert
Widoczne 50%
Cena: waga 70% (70 pkt); wzór: najniższa cena brutto / cena badanej oferty × 70 pkt.
Kary umowne: w projekcie umowy (zał. nr 3 do SWZ).
9
Inne zapisy
Widoczne 50%
Czas realizacji: wydarzenie w listopadzie 2026 r., bez piątków, sobót, niedziel, dni ustawowo wolnych; preferowane terminy 3–5, 10, 12 oraz 17–19 listopada 2026 r.
Podwykonawstwo: dopuszczone; w ofercie wskazać części i nazwy podwykonawców, przed realizacją dane kontaktowe.
Zmiany umowy: dopuszczalne bez nowego postępowania wg projektowanych postanowień umowy (załącznik nr 3).
Kontrola: Zamawiający uprawniony do kontroli na miejscu wykonywania świadczenia (OPZ).
Z każdej z 9 sekcji pokazujemy połowę. Załóż darmowe konto, żeby odsłonić pozostałe 13 zdań — pełne warunki udziału, dokumenty i analizę ryzyka Janusza. Bez karty, 14 dni za darmo.
14 dni za darmo Bez karty płatniczej Rezygnacja w 1 klik
Opis przedmiotu zamówienia
Streszczenie AI · Janusz
Kompleksowa, jednoczęściowa usługa organizacji i realizacji jednodniowej uroczystej konferencji (KFS + ceremonia dyplomów uznania) w formule konferencyjno-galowej na terenie m.st. Warszawy, w obiekcie typu teatr (kaskadowa widownia, trwała scena), w odległości do 5 km od Dworca Centralnego.
Zakres obejmuje łącznie:
zapewnienie kompletnej przestrzeni obiektu dla 160–200 uczestników: sala główna na 200–300 miejsc, foyer z recepcją, szatnia (min. 200 wieszaków, z obsługą), garderoba, zamykane pomieszczenie Zamawiającego, zaplecze sanitarne (w tym toaleta dla osób z niepełnosprawnościami) — dostępność od 7:30 do 16:00, Wydarzenie w godz. 9:00–15:00 (rejestracja, powitanie, ceremonia, 2 prelekcje, przerwa kawowa, panel dyskusyjny, występ artystyczny, lunch);
pełną oprawę techniczną i scenograficzną: profesjonalne oświetlenie sceniczne, nagłośnienie z mikrofonami (mównica, bezprzewodowe dla panelu + min. 2 rezerwowe, nagłowny dla moderatora), mikser audio, główny ekran multimedialny (preferowany LED, zakaz samego projektora), 2 ekrany podglądowe, laptop do prezentacji, stabilne łącze internetowe i Wi-Fi, aranżacja sceny (min. 3 kompozycje kwiatowe z 3 gatunków, czerwony dywan, słupki z linami, mównica, fotele panelistów, stojak na 3 flagi, woda i szklanki dla osób na scenie), oznakowanie obiektu, plany zastępcze łącz transmisyjnych;
usługę gastronomiczną / cateringową (serwis kawowy ciągły od rejestracji + lunch w bufecie) dla 160–200 osób: kawa z ekspresu (min. 1 ekspres/40 osób), herbata w min. 4 rodzajach, woda gaz./niegaz. (min. 0,66 l/os.), soki 100% jabłkowy i pomarańczowy (min. 300 ml/os.), woda smakowa (min. 250 ml/os.), min. 4 szt. zimnych przekąsek/os. (min. 30 g/porcja), min. 3 rodzaje ciast (min. 2 porcje/os., 120 g/porcja), min. 2 desery (min. 2 porcje/os.), owoce min. 4 rodzaje (min. 100 g/os.); lunch: 2 zupy (min. 250 ml/os.), 2 dania mięsne (min. 200 g/os.), 1 danie z ryby morskiej — filet (min. 200 g/os., zakaz pangii i suma afrykańskiego), 1 danie wegetariańskie (min. 200 g/os.), 2 sałatki z min. 4 składników (min. 200 g/os.), warzywa gotowane na parze/grill (min. 200 g/os.), 2 dodatki skrobiowe (łącznie min. 200 g/os.); min. 2 niezależne stanowiska bufetowe; obsługa diet (wegańska, wegetariańska, bezlaktozowa, bezglutenowa) wg zgłoszeń; brak naczyń jednorazowych (z wyjątkami uzasadnionymi); 3 propozycje menu do akceptacji 10 dni roboczych przed Wydarzeniem; próg rozliczeniowy min. 160 osób;
transmisję internetową live (YouTube / Facebook / inna platforma wskazana przez Zamawiającego) bez występu artystycznego, w trybie wielokamerowym — co najmniej 2 kamery Full HD ze zmiennoogniskowymi obiektywami (zakaz sprzętu konsumenckiego), mikser wizji, sygnał audio z nagłośnienia sali, elementy graficzne (logotypy, podpisy, plansze), łącze podstawowe + zapasowe (np. 5G/4G), monitoring transmisji, test przed Wydarzeniem; po Wydarzeniu zapis i montaż nagrania (ekrany początkowy i końcowy, usunięcie przerw technicznych) w MP4 / równoważnym, Full HD, przekazanie do 5 dni roboczych, wraz z raportem oglądalności;
oprawę artystyczno-muzyczną — kameralny recital wokalno-muzyczny na żywo, 30–40 min, w wykonaniu min. 2 osób (min. 1 wokalista + min. 1 muzyk instrumentalista, zakaz gotowych podkładów), repertuar do akceptacji 15 dni roboczych przed Wydarzeniem; Wykonawca pokrywa honoraria, transport, koszty organizacyjne i opłaty z tytułu praw autorskich i pokrewnych;
koordynatora/koordynatorkę Wydarzenia obecnego na miejscu przez cały czas trwania, z doświadczeniem w koordynacji min. 3 wydarzeń dla ≥150 osób, dostępnego mailowo i telefonicznie (w ostatnich 7 dniach roboczych i w dniu Wydarzenia — bieżący kontakt), spotkanie organizacyjne do 3 dni roboczych po zawarciu umowy, protokół ustaleń w 2 dni robocze;
dokumentację powykonawczą i logistykę dodatkową: odbiór, transport, rozstawienie i zwrot materiałów promocyjnych Zamawiającego (roll-upy, ścianki), oznakowanie rezerwacji miejsc, oznaczenia o dokumentacji foto-wideo, utrzymanie czystości i porządku we wszystkich przestrzeniach przez cały czas trwania Wydarzenia oraz uprzątnięcie po jego zakończeniu, zapewnienie drożności dróg ewakuacyjnych i braku kolizji z innymi wydarzeniami w obiekcie.
Miejsce: Warszawa, obiekt widowiskowo-uroczysty (teatr), do 5 km od Dworca Centralnego. Okno realizacji: listopad 2026 r. (z wyłączeniami kalendarzowymi).
Pytania i odpowiedzi
Wyjaśnienia treści SWZ udzielone przez zamawiającego. Odpowiedzi wiążą wszystkich wykonawców — także tych, którzy nie zadali pytania.
Jak interpretować zapis OPZ w brzmieniu: Wydarzenie zostanie zorganizowane w Warszawie, w obiekcie o charakterze widowiskowo-uroczystym (teatr), Czy obiekt ma mieć charakter widowiskowo-uroczysty czy ma być z definicji teatrem i tylko teatry są brane pod uwagę. Proszę o definicję obiektu widowiskowo-uroczystego.
Zamawiający wyjaśnia, że zgodnie z OPZ wydarzenie ma zostać zorganizowane wyłącznie w teatrze zlokalizowanym w Warszawie w odległości nie większej niż 5 km od Dworca Centralnego w Warszawie (Al. Jerozolimskie 54; współrzędne geograficzne: 52.22882, 21.00287), mierzonej w linii prostej za pomocą narzędzia „zmierz odległość
Czy Zamawiający dopuszcza sale z widownią większą niż na 300 osób?
Zamawiający nie dopuszcza sali z widownią większą niż na 300 osób. Zamawiający wskazał OPZ, że Wykonawca ma obowiązek zapewnić salę główną dla maksymalnie 200 uczestników/uczestniczek, zapewniającą od 200 do 300 miejsc siedzących. Zamawiający poprzez ten zapis chciał podkreślić, że wielkość sali musi być adekwatna do liczby uczestników/uczestniczek wydarzenia oraz zapewnić komfortowy odbiór konferencji i ceremonii wręczenia dyplomów uznania.
Czy Zamawiający dopuszcza scenę o wielkości 10m?
Zgodnie z treścią OPZ powierzchnia sceny musi umożliwić jednoczesne ustawienie do 15 osób w jednym rzędzie, od lewej do prawej strony sceny, podczas części galowej Wydarzenia. W ramach organizacji ceremonii wręczenia wyróżnień Wykonawca zapewni przygotowanie i aranżację przestrzeni scenicznej umożliwiającej jej sprawne i uroczyste przeprowadzenie, w tym zapewni odpowiednią przestrzeń dla osób wręczających oraz wyróżnianych, a także obsługę techniczną ceremonii. Zamawiający nie określił w OPZ wymaganej minimalnej powierzchni ani szerokości sceny w metrach. Dobór wymiarów sceny pozostaje w gestii Wykonawcy, który zobowiązany jest do prawidłowego oszacowania, czy proponowane przez niego rozwiązanie, w tym scena o szerokości 10 m, pozwoli na spełnienie wszystkich wymagań określonych przez Zamawiającego w OPZ.
Ile należy zapewnić foteli na scenie dla Prelegentów?
Zamawiający jest obecnie na etapie konstruowania szczegółowych założeń panelu dyskusyjnego, dlatego w OPZ nie została wskazana konkretna liczba foteli dla Prelegentów. Zamawiający informuje jednak, że podczas panelu dyskusyjnego przewiduje udział nie mniej niż 2 i nie więcej niż 5 Prelegentów. W związku z powyższym należy zapewnić możliwość ustawienia na scenie od 2 do 5 foteli dla Prelegentów.
