Organizacja uroczystej konferencji – Warszawa

Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.

Kompleksowa, jednoczęściowa usługa organizacji i realizacji jednodniowej uroczystej konferencji (KFS + ceremonia dyplomów uznania) w formule konferencyjno-galowej na terenie m.st. Warszawy, w obiekcie typu teatr (kaskadowa widownia, trwała scena), w odległości do 5 km od Dworca Centralnego.

Zakres obejmuje łącznie:

• zapewnienie kompletnej przestrzeni obiektu dla 160–200 uczestników: sala główna na 200–300 miejsc, foyer z recepcją, szatnia (min. 200 wieszaków, z obsługą), garderoba, zamykane pomieszczenie Zamawiającego, zaplecze sanitarne (w tym toaleta dla osób z niepełnosprawnościami) — dostępność od 7:30 do 16:00, Wydarzenie w godz. 9:00–15:00 (rejestracja, powitanie, ceremonia, 2 prelekcje, przerwa kawowa, panel dyskusyjny, występ artystyczny, lunch);
• pełną oprawę techniczną i scenograficzną: profesjonalne oświetlenie sceniczne, nagłośnienie z mikrofonami (mównica, bezprzewodowe dla panelu + min. 2 rezerwowe, nagłowny dla moderatora), mikser audio, główny ekran multimedialny (preferowany LED, zakaz samego projektora), 2 ekrany podglądowe, laptop do prezentacji, stabilne łącze internetowe i Wi-Fi, aranżacja sceny (min. 3 kompozycje kwiatowe z 3 gatunków, czerwony dywan, słupki z linami, mównica, fotele panelistów, stojak na 3 flagi, woda i szklanki dla osób na scenie), oznakowanie obiektu, plany zastępcze łącz transmisyjnych;
• usługę gastronomiczną / cateringową (serwis kawowy ciągły od rejestracji + lunch w bufecie) dla 160–200 osób: kawa z ekspresu (min. 1 ekspres/40 osób), herbata w min. 4 rodzajach, woda gaz./niegaz. (min. 0,66 l/os.), soki 100% jabłkowy i pomarańczowy (min. 300 ml/os.), woda smakowa (min. 250 ml/os.), min. 4 szt. zimnych przekąsek/os. (min. 30 g/porcja), min. 3 rodzaje ciast (min. 2 porcje/os., 120 g/porcja), min. 2 desery (min. 2 porcje/os.), owoce min. 4 rodzaje (min. 100 g/os.); lunch: 2 zupy (min. 250 ml/os.), 2 dania mięsne (min. 200 g/os.), 1 danie z ryby morskiej — filet (min. 200 g/os., zakaz pangii i suma afrykańskiego), 1 danie wegetariańskie (min. 200 g/os.), 2 sałatki z min. 4 składników (min. 200 g/os.), warzywa gotowane na parze/grill (min. 200 g/os.), 2 dodatki skrobiowe (łącznie min. 200 g/os.); min. 2 niezależne stanowiska bufetowe; obsługa diet (wegańska, wegetariańska, bezlaktozowa, bezglutenowa) wg zgłoszeń; brak naczyń jednorazowych (z wyjątkami uzasadnionymi); 3 propozycje menu do akceptacji 10 dni roboczych przed Wydarzeniem; próg rozliczeniowy min. 160 osób;
• transmisję internetową live (YouTube / Facebook / inna platforma wskazana przez Zamawiającego) bez występu artystycznego, w trybie wielokamerowym — co najmniej 2 kamery Full HD ze zmiennoogniskowymi obiektywami (zakaz sprzętu konsumenckiego), mikser wizji, sygnał audio z nagłośnienia sali, elementy graficzne (logotypy, podpisy, plansze), łącze podstawowe + zapasowe (np. 5G/4G), monitoring transmisji, test przed Wydarzeniem; po Wydarzeniu zapis i montaż nagrania (ekrany początkowy i końcowy, usunięcie przerw technicznych) w MP4 / równoważnym, Full HD, przekazanie do 5 dni roboczych, wraz z raportem oglądalności;
• oprawę artystyczno-muzyczną — kameralny recital wokalno-muzyczny na żywo, 30–40 min, w wykonaniu min. 2 osób (min. 1 wokalista + min. 1 muzyk instrumentalista, zakaz gotowych podkładów), repertuar do akceptacji 15 dni roboczych przed Wydarzeniem; Wykonawca pokrywa honoraria, transport, koszty organizacyjne i opłaty z tytułu praw autorskich i pokrewnych;
• koordynatora/koordynatorkę Wydarzenia obecnego na miejscu przez cały czas trwania, z doświadczeniem w koordynacji min. 3 wydarzeń dla ≥150 osób, dostępnego mailowo i telefonicznie (w ostatnich 7 dniach roboczych i w dniu Wydarzenia — bieżący kontakt), spotkanie organizacyjne do 3 dni roboczych po zawarciu umowy, protokół ustaleń w 2 dni robocze;
• dokumentację powykonawczą i logistykę dodatkową: odbiór, transport, rozstawienie i zwrot materiałów promocyjnych Zamawiającego (roll-upy, ścianki), oznakowanie rezerwacji miejsc, oznaczenia o dokumentacji foto-wideo, utrzymanie czystości i porządku we wszystkich przestrzeniach przez cały czas trwania Wydarzenia oraz uprzątnięcie po jego zakończeniu, zapewnienie drożności dróg ewakuacyjnych i braku kolizji z innymi wydarzeniami w obiekcie.

Miejsce: Warszawa, obiekt widowiskowo-uroczysty (teatr), do 5 km od Dworca Centralnego. Okno realizacji: listopad 2026 r. (z wyłączeniami kalendarzowymi).

Szeroki i wielowarstwowy zakres (przestrzeń + technika sceniczna + wielogodzinny catering dla 200 osób z menu do akceptacji + live-streaming z montażem nagrania + oprawa artystyczna na żywo) wymaga koordynacji wielu podsystemów i wielu podwykonawców w jednym dniu, w formule „pod klucz" i w ścisłym rygorze uroczystego charakteru.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.

• Kary umowne: w projekcie umowy (zał. nr 3 do SWZ).

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.