Po terminiePrzetarg nieograniczony · PN536507-2026
Serwis urządzeń drukujących ZUS – Warszawa
Zakład Ubezpieczeń Społecznych15 aktualnych · 189 w archiwum·NIP 5213017228·opolskie
Składanie ofert: 7 września 2026 · Wadium: 579 000 zł
Przedmiot zamówienia
AI- Część 1 (usługa): 3-letni serwis 1424 urządzeń Kyocera M2040dn zlokalizowanych w Oddziałach i Centrali ZUS.
- Część 2 (usługa): 3-letni serwis 1200 urządzeń Brother HL-L6450DW.
- Część 3 (usługa): 3-letni serwis 1182 urządzeń Kyocera Ecosys PA4500x.
- Część 4 (usługa): 3-letni serwis 1025 urządzeń Kyocera Ecosys MA5500ifx.
Łącznie 4831 drukarek/urządzeń wielofunkcyjnych w ok. 43 jednostkach terenowych ZUS. Zakres każdej części: naprawy, dostawa i wymiana części, tonerów oraz materiałów eksploatacyjnych, opcjonalne urządzenie zastępcze przy naprawie dłuższej niż 2 dni robocze, rozliczenie za pakiet 100 stron wydruku.
Trudność: średnia
Duża skala (ponad 4800 urządzeń w dziesiątkach lokalizacji), 3-letni horyzont i wymóg koordynacji serwisu oraz dostaw materiałów eksploatacyjnych w rozproszonej strukturze ZUS podnoszą złożoność ponad standardową dostawę.
Terminy realizacji
Czas realizacji — Część 1 i 3 (Kyocera M2040dn / Kyocera Ecosys PA4500x)
od podpisania umowy, nie wcześniej niż od 20.01.2027 r., przez 36 miesięcy lub do wyczerpania wartości umowy
od podpisania umowy, nie wcześniej niż od 20.01.2027 r., przez 36 miesięcy lub do wyczerpania wartości umowy
Czas realizacji — Część 2 (Brother HL–L6450DW)
od podpisania umowy, nie wcześniej niż od 19.02.2027 r., przez 36 miesięcy lub do wyczerpania wartości umowy
od podpisania umowy, nie wcześniej niż od 19.02.2027 r., przez 36 miesięcy lub do wyczerpania wartości umowy
Czas realizacji — Część 4 (Kyocera Ecosys MA5500ifx)
od podpisania umowy, nie wcześniej niż od 30.06.2027 r., przez 36 miesięcy lub do wyczerpania wartości umowy
od podpisania umowy, nie wcześniej niż od 30.06.2027 r., przez 36 miesięcy lub do wyczerpania wartości umowy
Wymagany okres gwarancji
3 miesiące na wykonaną usługę/naprawę serwisową, zainstalowane części i tonery
3 miesiące na wykonaną usługę/naprawę serwisową, zainstalowane części i tonery
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — 1 usługa (1 zamówienie) serwisu ≥ 300 urządzeń wielofunkcyjnych/drukarek z dostawą materiałów eksploatacyjnych w ≥ 30 miejscowościach, realizowana nieprzerwanie ≥ 12 miesięcy w ostatnich 3 latach; nie można sumować urządzeń ani miejscowości z różnych umów; ta sama usługa może wykazywać spełnienie warunku w wielu częściach (dot. części 1–4).
2Zatrudnienie na umowę o pracę — osoby wykonujące naprawy i wymianę materiałów eksploatacyjnych — na umowę o pracę przez cały okres realizacji, wynagrodzenie ≥ minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 95 Pzp).
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cenacałkowita brutto
100%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
5 z 10 zamówień (50%) miało ≤1 ofert
Wzorzec niskiej liczby ofert u tego zamawiającego sugeruje, że postępowania mogą być formą faworyzowania konkretnego wykonawcy.
SWZ zmodyfikowany 17 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Kary i sankcje
AI- Wadium: Część 1 — 96 000 zł, Część 2 — 152 000 zł, Część 3 — 127 000 zł, Część 4 — 204 000 zł; pieniądz, gwarancja bankowa/ubezpieczeniowa lub poręczenie.
- Zabezpieczenie należytego wykonania: 5% ceny brutto oferty dla każdej części.
- Kary umowne: w Projektowanych postanowieniach umowy (Załącznik nr 11 do SWZ).
Pytania i odpowiedzi
27Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę § 4 ust. 7 Umowy poprzez usunięcie wymogu, aby Kwartalne raporty z liczby wykonanych wydruków były zatwierdzane „bez zastrzeżeń” jako warunek powstania po stronie Wykonawcy uprawnienia do wystawienia faktury?
Zamawiający nie wyraża zgody, podtrzymuje zapisy SWZ.
2Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę § 4 ust. 5 zdanie drugie Umowy poprzez wskazanie, że odstąpienie lub wypowiedzenie Umowy w części nie wyłącza obowiązku rozliczenia niewydrukowanych pakietów, a skutkuje wyłącznie proporcjonalnym obniżeniem minimalnego wolumenu?
Zamawiający nie wyraża zgody, podtrzymuje zapisy SWZ
3Czy Zamawiający dopuści uzupełnienie § 8 ust. 3 Umowy przez wskazanie, że kara umowna za niedokonanie końcowego Przeglądu konserwacyjnego będzie należna wyłącznie wtedy, gdy niedokonanie tego Przeglądu nastąpi z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy?
Zamawiający nie wyraża zgody, podtrzymuje zapisy SWZ. Odpowiedzialność Wykonawcy w ramach Umowy uregulowana jest na zasadzie winy określonej w kodeksie cywilnym.
4Czy Zamawiający dopuści zmianę § 8 ust. 8 Umowy poprzez wskazanie, że potrącenie kar umownych z należnego Wykonawcy wynagrodzenia albo zaspokojenie ich z zabezpieczenia należytego wykonania Umowy będzie możliwe wyłącznie w odniesieniu do kar umownych niespornych, tj. niezakwestionowanych przez Wykonawcę co do zasady lub wysokości?
Zamawiający nie wyraża zgody, podtrzymuje zapisy SWZ
5Czy Zamawiający dopuści zmianę § 10 ust. 1 pkt 4) Umowy poprzez doprecyzowanie, że skorzystanie z prawa wypowiedzenia z uwagi na „wystąpienie stanu wskazującego, że Umowa nie zostanie przez Wykonawcę zrealizowana”, będzie możliwe dopiero po uprzednim wezwaniu Wykonawcy do przedstawienia wyjaśnień oraz po bezskutecznym upływie odpowiedniego terminu na ich złożenie?
Zamawiający nie wyraża zgody, podtrzymuje zapisy SWZ
6Czy Zamawiający dopuści zmianę § 13 ust. 2 pkt 3 Umowy poprzez doprecyzowanie, że obowiązek bezzwłocznego poinformowania Zamawiającego o ujawnieniu informacji na mocy obowiązujących przepisów prawa dotyczy wyłącznie sytuacji, w których takie poinformowanie jest prawnie dopuszczalne?
Zamawiający w tym zakresie dokonał zmiany treści SWZ.
7Czy Zamawiający dopuści zmianę § 13 ust. 5 Umowy poprzez wydłużenie terminu na dokonanie zgłoszenia do 24 godzin oraz przyjęcia, że przedmiotowy termin liczony jest od chwili jego wykrycia przez Wykonawcę zaistnienia incydentu związanego z bezpieczeństwem informacji chronionych Zamawiającego?
Zamawiający nie wyraża zgody, podtrzymuje zapisy SWZ.
8Czy Zamawiający dopuści zmianę § 13 ust. 6 Umowy poprzez wskazanie, że obowiązek Wykonawcy do uprzedniego pisemnego poinformowania Zamawiającego o żądaniu ujawnienia informacji chronionych dotyczy wyłącznie przypadków, w których takie działanie Wykonawcy jest prawnie dopuszczalne?
Zamawiający nie wyraża zgody, podtrzymuje zapisy SWZ.
9Czy Zamawiający potwierdza, że w przypadku wystąpienia awarii urządzenia objętej gwarancją dostawcy, od którego Zamawiający nabył dane urządzenie, obowiązek usunięcia takiej awarii, w tym poniesienia kosztów części zamiennych i naprawy, będzie spoczywał na gwarancie urządzenia, natomiast Wykonawca realizujący przedmiot niniejszego zamówienia nie będzie zobowiązany do usunięcia takiej awarii na własny koszt?
Zamawiający wyjaśnia, że w czasie trwania gwarancji urządzenia naprawy awarii objętych gwarancją (zgodnie z punktem 5 SOPZ) odbędą się na koszt gwaranta urządzenia ( koszty naprawy i części zamiennych po stronie gwaranta urządzenia), natomiast po upływie gwarancji naprawy które wcześniej podlegały usunięciu przez gwaranta urządzenia staną się obowiązkiem Wykonawcy który będzie świadczył usługę serwisu (koszt naprawy i części zamiennych po stronie Wykonawcy).
10Czy Zamawiający potwierdza, że obowiązek Wykonawcy polegający na dostawie i montażu na własny koszt fabrycznie nowych Części zamiennych dotyczy wyłącznie napraw nieobjętych gwarancją dostawcy urządzenia oraz wymiany elementów ulegających naturalnemu zużyciu podczas eksploatacji?
Zamawiający wyjaśnia, że w okresie trwania gwarancji (zgodnie z punktem 5 SOPZ) urządzenia obowiązek polegający na dostawie i montażu na koszt Wykonawcy fabrycznie nowych Części zamiennych dotyczy wyłącznie napraw nieobjętych gwarancją dostawcy urządzenia oraz wymiany elementów ulegających naturalnemu zużyciu podczas eksploatacji, natomiast po upływie terminu gwarancji urządzenia Wykonawca który będzie świadczył usługę serwisu zobowiązany będzie do dostarczenia i montażu fabrycznie nowych Części zamiennych niezbędnych do usunięcia również awarii które wcześniej podlegały naprawie gwarancyjnej.
11Czy Zamawiający potwierdza, że w przypadku stwierdzenia przez Wykonawcę, iż przyczyna awarii lub nieprawidłowości w działaniu urządzenia jest objęta gwarancją dostawcy urządzenia, za prawidłową realizację obowiązków Wykonawcy będzie uznane przeprowadzenie diagnostyki, wskazanie przyczyny awarii oraz poinformowanie Zamawiającego o konieczności dokonania naprawy w ramach obowiązującej gwarancji, bez obowiązku samodzielnego usunięcia takiej awarii przez Wykonawcę?
Zamawiający wyjaśnia, że w wymienionym przypadku odpowiedzialność Wykonawcy kończy się po wykonaniu diagnostyki i wskazaniu przyczyny awarii.
12Czy Zamawiający wyrazi zgodę na modyfikację pkt 8 ppkt 2 lit. d) SOPZ poprzez usunięcie wymogu, zgodnie z którym urządzenie zastępcze musi być urządzeniem tego samego producenta co urządzenie naprawiane, przy jednoczesnym pozostawieniu pozostałych wymagań dotyczących parametrów, funkcjonalności oraz kompatybilności urządzenia zastępczego z systemami stosowanymi u Zamawiającego?
Zamawiający nie wyraża zgody, podtrzymuje zapisy SWZ
13Czy Zamawiający dopuści zmianę pkt 9 ppkt 20 SOPZ poprzez wskazanie, że w przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa do zmiany struktur komunikatów opisanych w Załączniku nr 2 do Umowy, Wykonawcy będzie przysługiwało odpowiednie dostosowanie wynagrodzenia, o ile zmiana ta powodować będzie po jego stronie konieczność poniesienia dodatkowych kosztów lub wykonania dodatkowych prac integracyjnych?
Zamawiający nie wyraża zgody, podtrzymuje zapisy SWZ
14Czy należy przez to rozumieć, że komunikacja zgłoszeń poprzez email jest niewystarczająca? Czy w tej sytuacji Wykonawca może to realizować dwutorowo (email i/lub web services), czy musi się zintegrować poprzez web services z systemem zgłoszeń Zamawiającego? Jeśli jest wymagana integracja z systemem zgłoszeń Zamawiającego prosimy o podanie nazwy producenta systemu oraz jego bieżącej wersji.
Zgodnie z wymaganiami zawartymi w SOPZ w pkt. 9 ppkt. 1 ,,Podstawowym kanałem służącym do obsługi awarii i komunikacji (komunikacja to korespondencja, wysyłanie komunikatów poprzez system) w tym zakresie między Zamawiającym a Wykonawcą jest wymiana komunikatów pomiędzy systemami obsługi zgłoszeń Zamawiającego SOZ i Wykonawcy. Rezerwowym kanałem komunikacji między Wykonawcą a Zamawiającym stosowanym do momentu integracji systemów obsługi zgłoszeń Zamawiającego i Wykonawcy oraz w przypadku awarii podstawowego kanału komunikacji (od momentu poinformowania o niej drugiej Strony do momentu jej odwołania przez Stronę, która ją zgłosiła), jest wymiana wiadomości na adresy poczty elektronicznej.'' Nazwa: HPE Service Manager Wersja: 9.72.1009 P1 (klient natywny), 9.72.0026 (klient webowy). Pracujemy na dwóch wersjach w zależności od dystrybucji narzędzia. Z perspektywy możliwych integracji, nie ma to jednak znaczenia.
15Czy Zamawiający zgodzi się na usunięcie napraw uszkodzeń mechanicznych powstałych podczas eksploatacji urządzeń z zakresu napraw objętych ustaloną stawką ryczałtową?
Zamawiający nie wyraża zgody, podtrzymuje zapisy SWZ.
16W jaki sposób Zamawiający będzie w toku realizacji Umowy weryfikował spełnienie ww. wymagań, w szczególności producenta, symbol/kod i numer partii produktu, oryginalne opakowanie, wykonanie z nowych komponentów, brak regeneracji/prefabrykatów oraz przeznaczenie produktu do konkretnego modelu urządzenia? Jakich dokumentów Zamawiający będzie mógł żądać od Wykonawcy?
Zamawiający na etapie realizacji umowy dokona weryfikacji spełnienia w/w wymagań poprzez sprawdzenie rodzaju opakowania, nadruku symboli producenta na części/materiale eksploatacyjnym lub opakowaniu, szczelności opakowania.
17Z jakich powodów Zamawiający nie wymaga takich dowodów na etapie składania ofert i czy rozważa zmianę pkt 2.1.8 SWZ poprzez żądanie – co najmniej dla alternatywnych Materiałów eksploatacyjnych – karty technicznej, deklaracji producenta materiału lub dokumentu równoważnego, potwierdzającego: producenta i oznaczenie produktu, przeznaczenie do danego modelu, fabrycznie nowy charakter, brak komponentów regenerowanych/używanych oraz deklarowaną wydajność wraz z normą lub metodą jej określenia?
Zamawiający wyjaśnia, że zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 - Prawo zamówień publicznych, żądanie przedmiotowych środków dowodowych jest uprawnieniem, a nie obligatoryjnym wymogiem w postępowaniu. Zamawiający uznał, że na etapie składania ofert weryfikacja za pomocą oświadczenia Wykonawcy w formularzu ofertowym w pkt. 1.2 oraz 1.3 jest w pełni wystarczająca do przeprowadzenia postępowania a żądanie dodatkowych przedmiotowych środków dowodowych nie jest niezbędne. Zamawiający nie wprowadza zmian w zapisach pkt. 2.1.8 SWZ, podtrzymuje zapisy SWZ.
18Czy dla alternatywnego Materiału eksploatacyjnego wystarczy deklaracja jego producenta o kompatybilności z urządzeniem, czy wymagane będzie obiektywne potwierdzenie kompatybilności? Czy dopuszczony będzie materiał niewskazany przez producenta urządzenia jako rekomendowany lub zalecany; jeżeli tak, jakie dokumenty lub wyniki badań będą wystarczającym potwierdzeniem zgodności z SOPZ?
Dla Zamawiającego potwierdzeniem kompatybilności będzie prawidłowe funkcjonowanie urządzenia drukującego zapewniający czytelny wydruk , naniesiony tylko i wyłącznie w miejscu zadanym, bez widocznych śladów brudzących, czy niedoskonałości, np. smużenia, plam, zagięć i innych nieprawidłowych objawów. Zamawiający nie wymaga potwierdzenia kompatybilności zastosowanych materiałów/części przez producenta urządzenia.
19W jaki sposób Zamawiający będzie weryfikował datę produkcji każdego urządzenia zastępczego i jakie dokumenty lub informacje Wykonawca będzie zobowiązany przedstawić? Czy brak wiarygodnego potwierdzenia daty produkcji będzie oznaczał niewykazanie spełnienia SOPZ?
Zamawiający będzie weryfikował datę produkcji na podstawie numeru seryjnego urządzenia.
20Czy Zamawiający potwierdza, że dla części 1, 3 i 4 urządzeniem zastępczym może być wyłącznie urządzenie Kyocera, a dla części 2 wyłącznie urządzenie Brother, oraz że nie dopuszcza urządzeń innych producentów, nawet o parametrach równych lub wyższych?
Zamawiający potwierdza, że dla części 1, 3 i 4 urządzeniem zastępczym może być wyłącznie urządzenie Kyocera, a dla części 2 wyłącznie urządzenie Brother oraz że nie dopuszcza urządzeń innych producentów.
Historia zmian
03.08.2026 — publikacja ogłoszenia
07.09.2026 — upływ terminu składania ofert
07.09.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (1 dokument z wyjaśnieniami · 1 modyfikacja dokumentacji)