Przejdź do treści
Załóż darmowe kontoDarmowe konto
← Wróć do listy
RozstrzygniętyPrzetarg nieograniczony · PN458294-2026

Świadczenie usługi utrzymania i rozwoju Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów

Państwowa Inspekcja Pracy Główny Inspektorat Pracy2 aktualne · 21 w archiwum·NIP 5261026544·mazowieckie

Rozstrzygnięcie

Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.

WygrałaNETIA S.A.
NIP zwycięzcy5260205575
Kwota oferty11 920 141,57 zł
Złożonych ofert1

Przedmiot zamówienia

AI

Zamówienie obejmuje świadczenie usług utrzymania i rozwoju Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD) przez 48 miesięcy, w tym przedłużenie wsparcia dla licencji Microsoft na 48 miesięcy, oraz rozbudowę systemu o nowe elementy sprzętowe i programowe.

Zakres prac obejmuje:

  • 48 miesięcy świadczenia usługi utrzymania Systemu SEOD,
  • 2500 roboczogodzin na usługi rozwoju systemu,
  • rozbudowę infrastruktury w dwóch lokalizacjach (GIP Warszawa i OSPIP Wrocław), obejmującą: 2 serwery, 2 półki dyskowe, 24 dyski twarde, 1 szt. dodatkowego oprogramowania,
  • opcjonalne rozszerzenie dostępu do systemu dla maksymalnie 500 nowych użytkowników wraz z ich utrzymaniem.
Trudność: wysoka

Zamówienie łączy utrzymanie i rozwój krytycznego systemu informatycznego z dostawami sprzętowymi i konfiguracją infrastruktury, co wymaga dużej wiedzy o architekturze systemu zamawiającego, zapewnienia ciągłości pracy (SLA 99%) oraz koordynacji prac w dwóch odrębnych lokalizacjach.

Warunki udziału

AI
1Doświadczenie — Należyte wykonanie (lub wykonywanie w przypadku świadczeń ciągłych) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert co najmniej dwóch usług utrzymania i rozwoju systemu elektronicznego obiegu dokumentów, z których każda dotyczyła systemu obsługującego co najmniej 1000 użytkowników i trwała co najmniej 12 miesięcy.
2Kadra — Dysponowanie zespołem, w skład którego wchodzą:

Pozostałe 2 warunki po założeniu darmowego konta.

Czerwone flagi

AI

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

SWZ zmodyfikowany 14 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Termin składania ofert przypada na okres wakacyjny (16 lipca)
Termin w okresie wakacyjnym (lipiec-sierpień) może ograniczać liczbę oferentów ze względu na urlopy.

Kary i sankcje

AI
  • Wadium: 50 000 zł (pieniądz lub gwarancja/poręczenie).
  • Kary umowne: w projekcie umowy (zał. nr 14).
  • Zabezpieczenie należytego wykonania: w projekcie umowy (zał. nr 14).

Pytania i odpowiedzi

8

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

1Pytanie 1 (dotyczy par. 13 ust 1 wzoru Umowy) W par. 13 ust. 1 wzoru Umowy Zamawiający wyspecyfikował kary umowny. Tak rażąco wygórowane kary umowne przewidziane przez Zamawiającego, z dużym prawdopodobieństwem mogą powodować, że Wykonawca utraci cały zysk z realizacji umowy ewentualnie Wykonawca może powiększyć wartość oferty o wysokość kar, które Zamawiający przewiduje naliczyć i tym samym to Zamawiający będzie ponosić ten koszt. Dodatkowo, w odniesieniu do kar umownych Zamawiający zastrzegł możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, zatem jego interes jest należycie zabezpieczony. Wskazać należy, iż umowa w sprawie zamówienia publicznego, tworzy pomiędzy Zamawiającym i wykonawcą stosunek zobowiązaniowy, do którego w zakresie nieuregulowanym przepisami Ustawy, mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego. Stanowi to punkt wyjścia do przyjęcia, iż normatywną podstawą postanowień w zakresie kar umownych stanowi art. 483 Kodeksu cywilnego. w orzecznictwie Krajowej Izby odwoławczej, w którym podkreśla się, iż zgodnie z wyrokiem KIO z 5.12.2028 r. sygn. 2574/18 „nie można akceptować takich mechanizmów, które pozbawią wykonawcy przychodu z tytułu świadczonej usługi. Kara umowna powinna mieć wysokość, która będzie odczuwalna w stopniu dyscyplinującym stronę umowy, ale nie w stopniu prowadzącym do rażącego wzbogacenia jednej strony kosztem drugiej, a wręcz czyniącym niecelowym jej wykonywanie”. Podsumowując, zastrzegane w umowach o zamówienie publiczne kary umowne powinny zmierzać do zabezpieczenia należytego wykonania umowy i pozostawać w związku z zasadniczymi obowiązkami wykonawcy, wynikającymi z przedmiotu zamówienia. W ocenie Wykonawcy, postanowienia projektu umowy celu tego nie spełniają. Czy Zamawiający obniży kary umowne wymienione w pkt. 1 -16 par. 13 ust.1 wzoru Umowy zgodnie z poniżej przedstawioną propozycją zapisów? „Par. 13 1.Wykonawca zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu karę umowną: 1) w kwocie 2000 zł za każdą rozpoczętą godzinę roboczą zwłoki w usunięciu Awarii krytycznej w stosunku do terminu określonego w §6 ust. 5 Umowy; 2) w kwocie 500 zł za każdą rozpoczętą godzinę roboczą zwłoki w usunięciu Usterki w stosunku do terminu określonego w §6 ust. 6 Umowy; 3) w przypadku zwłoki w wykonaniu Usługi rozbudowy w wysokości 0,1% łącznego wynagrodzenia z podatkiem VAT za Usługi rozbudowy określonego w § 10 ust. 1 pkt 1 ppkt. 1.4 za każdy rozpoczęty dzień zwłoki w stosunku do terminu określonego w § 3 ust. 2 zdanie 2 Umowy; 4) w wysokości 0,1% wynagrodzenia z podatkiem VAT określonego w §10 ust. 1 pkt 1 ppkt 1.2 Umowy, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki w przedłużeniu wsparcia dla licencji Microsoft, w stosunku do terminu określonego w § 3 ust. 1 Umowy; 5) w kwocie 250 zł za każdy rozpoczęty dzień roboczy zwłoki w naprawie sprzętu, w stosunku do terminu określonego w § 5 ust. 8 Umowy; 6) w wysokości 0,05 % wynagrodzenia z podatkiem VAT z tytułu realizacji Usługi rozwoju za dane Zlecenie, obliczonego na zasadach określonych w § 10…
Odpowiedź na pytanie Zamawiający podtrzymuje zapisy §13 „Wzoru umowy” (załącznik nr 14 do swz). Zamawiający wskazuje, że wysokość kar umownych jest adekwatna do przedmiotu zamówienia oraz ryzyk związanych z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy. Zamawiający zwraca również uwagę, że część rozwiązań dotyczących kar umownych funkcjonuje również w ramach umowy zawartej w 2023 r., która jest obecnie realizowana. Mając na uwadze charakter i zakres usług objętych zamówieniem, Zamawiający nie podziela stanowiska, że kary umowne przewidziane w projekcie Umowy są rażąco wygórowane. Określona przez Zamawiającego wysokość kar ma charakter prewencyjny i służy zabezpieczeniu należytego wykonania najważniejszych obowiązków, wynikających z umowy. To Wykonawca określa w ofercie wysokość wynagrodzenia, uwzględniając wszystkie wymagania Zamawiającego, a także związane z realizacją zamówienia ryzyka oraz zakładany zysk.
2Pytanie 2 Zamawiający w par. 6 ust. 8 wzoru Umowy zapisał wymagania dla Wykonawcy jakie mają zawierać miesięczne protokoły odbioru Usług utrzymania (ust 8. punkty 1 -8) oraz wymagania, co do podpisów Stron (ust 8. Punkt 9) w następujący sposób: 9) podpisy Stron – ze strony Wykonawcy - podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w jego imieniu, ze strony Zamawiającego – podpis dyrektora lub wicedyrektora Departamentu Informatyki. Wnioskujemy o dodanie w projekcie Umowy zapisu o możliwości podpisywania przez Strony miesięcznych protokołów odbioru Usług utrzymania za pośrednictwem elektronicznego podpisu kwalifikowanego.
Odpowiedź na pytanie Zamawiający dokonuje zmiany §6 ust. 8 „Wzoru Umowy” (załącznik nr 14 do swz), który otrzymuje brzmienie: „8. Protokoły odbioru Usług utrzymania powinny zostać przygotowane przez Wykonawcę w dwóch egzemplarzach i zawierać co najmniej: 1) nazwę i adres Zamawiającego oraz Wykonawcy; 2) okres rozliczeniowy objęty Usługą utrzymania; 3) wykaz zgłoszeń przekazanych przez Zamawiającego; 4) faktyczny czas reakcji oraz czas usunięcia poszczególnych Awarii krytycznych, Usterek; 5) dostępność Systemu SEOD(SLA) wraz z informacją o sposobie pomiaru; 6) wykaz i opis dokonanych zmian, poprawek, aktualizacji, wprowadzenia nowej wersji; 7) wykaz przekazanych przez Wykonawcę dokumentacji wraz z kodami źródłowymi z wyłączeniem dokumentacji i kodów źródłowych do o-programowania, o którym mowa w pkt 5 i 6 załącznika nr 1 do Umowy; 8) informację o odbiorze z uwagami/bez uwag; 9) podpisy Stron – ze strony Wykonawcy - podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w jego imieniu, ze strony Zamawiającego – podpis dyrektora lub wicedyrektora Departamentu Informatyki, przy czym podpisanie protokołu odbioru Usług utrzymania może nastąpić również przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.” .
3Pytanie 3 Zamawiający w par. 6 ust. 10 wzoru Umowy zapisał wymagania dla Wykonawcy, co do terminu wykonania miesięcznych protokołów odbioru Usług utrzymania, wyznaczając bardzo krótkie terminy na ich realizację: 10) Protokół odbioru Usług utrzymania Wykonawca dostarczy Zamawiającemu w terminie 2 dni roboczych od dnia upływu danego okresu rozliczeniowego na adres wskazany w § 9 ust. 9 Umowy. Zamawiający przekaże Wykonawcy podpisany protokół z uwagami lub bez uwag w terminie 5 dni roboczych od dnia przekazania przez Wykonawcę protokołu. W związku z powyższym zwracamy się o zmianę terminu realizacji z 2 dni roboczych na 7 dni roboczych, a co za tym idzie zmianę zapisów par. 6 ust. 10 wzoru Umowy.
Odpowiedź na pytanie Zamawiający dokonuje zmiany §6 ust. 10 „Wzoru Umowy” (załącznik nr 14 do swz), który otrzymuje brzmienie: „10. Protokół odbioru Usług utrzymania Wykonawca dostarczy Zamawiającemu w terminie 7 dni roboczych od dnia upływu danego okresu rozliczeniowego na adres wskazany w § 9 ust. 9 Umowy. Zamawiający przekaże Wykonawcy podpisany protokół z uwagami lub bez uwag w terminie 5 dni roboczych od dnia przekazania przez Wykonawcę protokołu.”.
1(dotyczy par. 13 ust 1 wzoru Umowy) W par. 13 ust. 1 wzoru Umowy Zamawiający wyspecyfikował kary umowny. Tak rażąco wygórowane kary umowne przewidziane przez Zamawiającego, z dużym prawdopodobieństwem mogą powodować, że Wykonawca utraci cały zysk z realizacji umowy ewentualnie Wykonawca może powiększyć wartość oferty o wysokość kar, które Zamawiający przewiduje naliczyć i tym samym to Zamawiający będzie ponosić ten koszt. Dodatkowo, w odniesieniu do kar umownych Zamawiający zastrzegł możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, zatem jego interes jest należycie zabezpieczony. Wskazać należy, iż umowa w sprawie zamówienia publicznego, tworzy pomiędzy Zamawiającym i wykonawcą stosunek zobowiązaniowy, do którego w zakresie nieuregulowanym przepisami Ustawy, mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego. (...) Podsumowując, zastrzegane w umowach o zamówienie publiczne kary umowne powinny zmierzać do zabezpieczenia należytego wykonania umowy i pozostawać w związku z zasadniczymi obowiązkami wykonawcy, wynikającymi z przedmiotu zamówienia. W ocenie Wykonawcy, postanowienia projektu umowy celu tego nie spełniają. Czy Zamawiający obniży kary umowne wymienione w pkt. 1 -16 par. 13 ust.1 wzoru Umowy zgodnie z poniżej przedstawioną propozycją zapisów? „Par. 13 1.Wykonawca zobowiązuje się zapłacić Zamawiającemu karę umowną: 1) w kwocie 2000 zł za każdą rozpoczętą godzinę roboczą zwłoki w usunięciu Awarii krytycznej w stosunku do terminu określonego w §6 ust. 5 Umowy; 2) w kwocie 500 zł za każdą rozpoczętą godzinę roboczą zwłoki w usunięciu Usterki w stosunku do terminu określonego w §6 ust. 6 Umowy; 3) w przypadku zwłoki w wykonaniu Usługi rozbudowy w wysokości 0,1% łącznego wynagrodzenia z podatkiem VAT za Usługi rozbudowy określonego w § 10 ust. 1 pkt 1 ppkt. 1.4 za każdy rozpoczęty dzień zwłoki w stosunku do terminu określonego w § 3 ust. 2 zdanie 2 Umowy; 4) w wysokości 0,1% wynagrodzenia z podatkiem VAT określonego w §10 ust. 1 pkt 1 ppkt 1.2 Umowy, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki w przedłużeniu wsparcia dla licencji Microsoft, w stosunku do terminu określonego w § 3 ust. 1 Umowy; (...) [oraz punkty 5-16]
Zamawiający podtrzymuje zapisy §13 „Wzoru umowy” (załącznik nr 14 do swz). Zamawiający wskazuje, że wysokość kar umownych jest adekwatna do przedmiotu zamówienia oraz ryzyk związanych z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy. Zamawiający zwraca również uwagę, że część rozwiązań dotyczących kar umownych funkcjonuje również w ramach umowy zawartej w 2023 r., która jest obecnie realizowana. Mając na uwadze charakter i zakres usług objętych zamówieniem, Zamawiający nie podziela stanowiska, że kary u mowne przewidziane w projekcie Umowy są rażąco wygórowane . Określona przez Zamawiającego wysokość kar ma charakter prewencyjny i służy zabezpiecz eniu należytego wykonania najważniejszych obowiązków, wynikających z umowy. To Wykonawca określa w ofercie wysokość wynagrodzenia , uwzględniając wszystkie wymagania Zamawiającego , a także związane z realizacją zamówienia ryzyka oraz zakładany zysk.
2Zamawiający w par. 6 ust. 8 wzoru Umowy zapisał wymagania dla Wykonawcy jakie mają zawierać miesięczne protokoły odbioru Usług utrzymania (ust 8. punkty 1 -8) oraz wymagania, co do podpisów Stron (ust 8. Punkt 9) w następujący sposób: 9) podpisy Stron – ze strony Wykonawcy - podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w jego imieniu, ze strony Zamawiającego – podpis dyrektora lub wicedyrektora Departamentu Informatyki. Wnioskujemy o dodanie w projekcie Umowy zapisu o możliwości podpisywania przez Strony miesięcznych protokołów odbioru Usług utrzymania za pośrednictwem elektronicznego podpisu kwalifikowanego.
Zamawiający dokonuje zmiany §6 ust. 8 „Wzoru Umowy” (załącznik nr 14 do swz), który otrzymuje brzmienie: „8. Protokoły odbioru Usług utrzymania powinny zostać przygotowane przez Wykonawcę w dwóch egzemplarzach i zawierać co najmniej: 1) nazwę i adres Zamawiającego oraz Wykonawcy; 2) okres rozliczeniowy objęty Usługą utrzymania; 3) wykaz zgłoszeń przekazanych przez Zamawiającego; 4) faktyczny czas reakcji oraz czas usunięcia poszczególnych Awarii krytycznych, Usterek; 5) dostępność Systemu SEOD(SLA) wraz z informacją o sposobie pomiaru; 6) wykaz i opis dokonanych zmian, poprawek, aktualizacji, wprowadzenia nowej wersji; 7) wykaz przekazanych przez Wykonawcę dokumentacji wraz z kodami źródłowymi z wyłączeniem dokumentacji i kodów źródłowych do oprogramowania, o którym mowa w pkt 5 i 6 załącznika nr 1 do Umowy; 8) informację o odbiorze z uwagami/bez uwag; 9) podpisy Stron – ze strony Wykonawcy - podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w jego imieniu, ze strony Zamawiającego – podpis dyrektora lub wicedyrektora Departamentu Informatyki, przy czym podpisanie protokołu odbioru Usług utrzymania może nastąpić również przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.” .

Historia zmian

02.06.2026 — ogłoszenie o zamówieniu
03.07.2026 — sprostowanie
16.07.2026 — upływ terminu składania ofert
16.07.2026 — modyfikacja dokumentacji (2 modyfikacje dokumentacji)
30.09.2026 — rozstrzygnięcie
Janusz wypełni Twoje przetargiWgraj SWZ — dostaniesz warunki, wycenę i komplet dokumentów. 14 dni za darmo, bez karty.
Wypróbuj 14 dni