Przejdź do treści
Załóż darmowe kontoDarmowe konto
← Wróć do listy
Po terminiePodstawowy bez negocjacji2026/BZP 00501261/01

Usługi hotelarsko-restauracyjne i konferencyjne – Warszawa

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej1 aktualny · 288 w archiwum·NIP 5262895101·mazowieckie

Przedmiot zamówienia

AI
  • Część 1 (nocleg): zakwaterowanie w hotelu co najmniej 4-gwiazdkowym w Krakowie dla maksymalnie 130 osób na 1 dobę hotelową (pokoje jednoosobowe lub dwuosobowe wykorzystywane przez 1 osobę), ze śniadaniem.
  • Część 2 (sala konferencyjna): wynajem sali konferencyjnej dla co najmniej 136 osób wraz z wyposażeniem i obsługą techniczną na 2 dni (26–27 listopada 2026 r.).
  • Część 3 (wyżywienie): usługi gastronomiczno-restauracyjne dla uczestników konferencji obejmujące 2 obiady, 1 uroczystą kolację, śniadanie dla nocujących oraz 2 przerwy kawowe.
  • Część 4 (materiały konferencyjne): wydruk i rozdanie kompletów materiałów dla maksymalnie 136 uczestników (ok. 100 stron na komplet) w teczkach kartonowych z długopisem.
  • Część 5 (parking): bezpłatny parking dla maksymalnie 10 stanowisk na terenie obiektu hotelowego.
Trudność: średnia

Wymaga koordynacji kilku usług jednocześnie dla wydarzenia w Krakowie.

Terminy realizacji

Termin wykonania zamówienia
26–27.11.2026 r.

Warunki udziału

AI
1Ubezpieczenie OC: min — 100 000 zł (polisa aktywna przez cały okres umowy).

Kryteria wyboru oferty

AI

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Cena oferty brutto
60%
Lokalizacja hoteludo 3 km: 40 pkt; 3,01–5 km: 30 pkt; 5,01–10 km: 20 pkt; 10,01–14 km: 10 pkt; 14,01–15 km: 0 pkt
40%

Czerwone flagi

AI

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

SWZ zmodyfikowany 8 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Brak opublikowanych pytań i odpowiedzi: "brak odpowiedzi"
Brak pytań i odpowiedzi może sugerować, że zamawiający nie chce udzielać wyjaśnień, co utrudnia przygotowanie oferty.

Kary i sankcje

AI
  • Kary umowne: 10% maks. wynagrodzenia brutto — niewykonanie całości / odstąpienie z winy wykonawcy; 10% części wynagrodzenia — nienależyte wykonanie (§ 5 ust. 1–3 PPU).
  • Łączny limit kar: 25% maks. wynagrodzenia brutto (§ 5 ust. 7 PPU).
  • Obniżenie wynagrodzenia: proporcjonalnie do zastrzeżeń w protokole odbioru (§ 4 ust. 4 PPU).

Pytania i odpowiedzi

18

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.

1Wnosimy o zmianę pozycji 5 tabeli w pkt 4 Formularza ofertowego: zastąpienie rozliczenia „cena za osobę × 50 osób” jedną ceną ryczałtową za całą usługę transportową Warszawa–Kraków–Warszawa, z jednostką rozliczeniową „1 usługa”, analogicznie do pozycji dotyczącej sali konferencyjnej i dodatkowej przestrzeni. Przedmiotem świadczenia jest zapewnienie pojazdu, kierowcy i wykonanie przejazdów na określonej trasie, a nie sprzedaż pojedynczych biletów. Przy niezmienionej trasie, liczbie kursów i wymaganej pojemności pojazdu zmniejszenie liczby pasażerów z 50 do 40 nie powoduje proporcjonalnego zmniejszenia zasadniczych kosztów przewozu. Obecny sposób rozliczenia obniżałby natomiast wynagrodzenie za transport o 20%. Transport powinien zatem być w tym zamówieniu rozliczany ryczałtem, a nie według frekwencji. Proponujemy postanowienie: „Wynagrodzenie za prawidłowo wykonaną usługę transportową ma charakter ryczałtowy. Zmniejszenie liczby pasażerów w granicach przewidzianych w umowie, z 50 do nie mniej niż 40 osób, nie powoduje obniżenia tego wynagrodzenia, o ile nie zmieniają się trasa, liczba przejazdów i pozostały uzgodniony zakres usługi”. Czy Zamawiający wprowadzi powyższą zmianę do Formularza ofertowego, § 3 PPU i SOPZ oraz potwierdzi, że także wynagrodzenie z pozycji 1 formularza – za sale, infrastrukturę i obsługę – nie będzie zmniejszane wyłącznie z powodu niższej liczby uczestników?
Zamawiający informuje, że dokonuje zmiany zakresu świadczonych usług poprzez rezygnację z usługi transportowej dla uczestników konferencji. W związku z powyższym, Zamawiający zmienia nazwę postępowania, które otrzymuje brzmienie „Wykonanie usługi hotelarsko-restauracyjnej oraz wynajem sali konferencyjnej z wyposażeniem, obsługą techniczną i wydrukiem materiałów konferencyjnych” oraz dokonuje odpowiedniej zmiany dokumentów postępowania, tj. Formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ, Projektowanych postanowień umowy (PPU) stanowiących załącznik nr 2 do SWZ oraz Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia (SOPZ) stanowiącego załącznik nr 4 do PPU. Wyżej wskazane dokumenty stanowią załączniki do niniejszych wyjaśnień. Zamawiający dokonuje jednocześnie zmiany treści SWZ, która szczegółowo została opisana w pkt II niniejszych wyjaśnień.
2Czy Zamawiający uwzględnił, że zapewnienie w ramach jednej umowy przewozu i noclegu dla tych samych uczestników może stanowić imprezę turystyczną w rozumieniu art. 4 pkt 1 lit. a i b, pkt 2 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 925 ze zm.), a działalność organizatora turystyki jest działalnością regulowaną zgodnie z art. 22 tej ustawy? Prosimy o jednoznaczne stanowisko dotyczące tego zamówienia. Jeżeli Zamawiający uznaje, że ustawa nie ma zastosowania, prosimy o wskazanie konkretnej podstawy wyłączenia i okoliczności uzasadniających jej zastosowanie. W szczególności, przy powołaniu się na art. 3 pkt 2, prosimy wyjaśnić, dlaczego umowa dotycząca jednego oznaczonego wydarzenia miałaby być umową generalną o organizowanie podróży służbowych oraz jak spełnione są ustawowe przesłanki dotyczące stron takiej umowy. Sam służbowy lub konferencyjny cel wyjazdu nie rozstrzyga tej kwestii.
Patrz odpowiedź na pytanie nr 1.
3W przypadku potwierdzenia stosowania ustawy turystycznej wnosimy o uzupełnienie SWZ o odpowiedni warunek dotyczący uprawnień, na podstawie art. 112 ust. 2 pkt 2 i art. 114 Pzp, oraz określenie sposobu weryfikacji wpisu do rejestru organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych, w zakresie organizowania imprez turystycznych. Wnosimy także o wskazanie, jak Zamawiający zweryfikuje aktualne, odpowiednie do zakresu działalności zabezpieczenie finansowe na wypadek niewypłacalności, w jednej z form dopuszczonych ustawą. Weryfikacja powinna dotyczyć podmiotu rzeczywiście występującego jako organizator. Nie należy utożsamiać tego statusu z samym korzystaniem z hotelu lub przewoźnika posiadającego uprawnienia do własnej działalności. Dla bezpieczeństwa uczestników i prawidłowego wydatkowania środków publicznych istotne jest, aby zamówienie wykonywał podmiot uprawniony do prowadzenia działalności objętej jego zakresem. Pozwoli to również porównywać oferty wykonawców uwzględniających te same obowiązki i koszty prawne. Zwykła polisa OC działalności na 100 000 zł, przewidziana w § 6 ust. 5 PPU, nie jest sama w sobie odpowiednikiem ustawowego zabezpieczenia na wypadek niewypłacalności organizatora. Prosimy uwzględnić zasady dotyczące wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, w tym art. 117 ust. 2 Pzp, oraz ustawowo dopuszczone rozwiązania dla przedsiębiorców zagranicznych. Jeżeli Zamawiający nie przewiduje takiego warunku, prosimy wskazać, w jaki sposób zapewni weryfikację legalności wykonywania działalności objętej zamówieniem.
Patrz odpowiedź na pytanie nr 1.
4Prosimy potwierdzić i zapisać jednolicie w PPU oraz SOPZ, że po wykorzystaniu maksymalnych dopuszczalnych redukcji zamówienie obejmuje nie mniej niż 100 noclegów w pokojach do pojedynczego wykorzystania, 106 pakietów gastronomicznych i 106 kompletów materiałów. Prosimy również wprost uwzględnić redukcję noclegów w § 3 ust. 3 PPU, zgodnie z pkt 1 ppkt 3 SOPZ. Czy podstawą rozliczenia będzie ostateczna liczba świadczeń zgłoszona w umownym terminie, a późniejsze rezygnacje, nieprzyjazd uczestników i niewykorzystanie prawidłowo przygotowanych świadczeń z przyczyn niedotyczących Wykonawcy nie obniżą wynagrodzenia? Prosimy wyraźnie odróżnić takie przypadki od niewykonania świadczenia przez Wykonawcę i doprecyzować użyte w § 3 ust. 2 PPU określenie „rzeczywistej liczby uczestników”.
Zamawiający potwierdza, że po wykorzystaniu maksymalnych dopuszczalnych redukcji zamówienie obejmie nie mniej niż 100 noclegów w pokojach do pojedynczego wykorzystania, 106 pakietów gastronomicznych i 106 kompletów materiałów. Zamawiający wyjaśnia, że podstawą rozliczenia wynagrodzenia Wykonawcy będzie ostateczna liczba świadczeń zgłoszona przez Zamawiającego w terminie określonym w umowie, z zastrzeżeniem zasad rozliczeń wynikających z postanowień umowy. Późniejsze rezygnacje uczestników, ich nieprzyjazd lub niewykorzystanie świadczeń, które zostały prawidłowo przygotowane i pozostawały do dyspozycji uczestników, jeżeli okoliczności te nie wynikają z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, nie będą same w sobie stanowiły podstawy do obniżenia wynagrodzenia Wykonawcy. Powyższe nie dotyczy przypadków, w których świadczenie nie zostało wykonane lub nie było dostępne z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. W takich sytuacjach rozliczenie nastąpi z uwzględnieniem zakresu świadczeń faktycznie wykonanych oraz postanowień umowy. Użyte w § 3 ust. 2 PPU określenie „rzeczywista liczba uczestników” należy zatem rozumieć jako liczbę uczestników ustaloną zgodnie z zasadami i terminami zgłaszania określonymi w umowie, z uwzględnieniem rozróżnienia pomiędzy niewykorzystaniem prawidłowo przygotowanego świadczenia z przyczyn niezależnych od Wykonawcy a niewykonaniem świadczenia z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. Jednocześnie Zamawiający informuje, że dokonuje odpowiedniej zmiany PPU i SOPZ. Zmodyfikowane PPU i SOPZ stanowią załączniki do niniejszych odpowiedzi.
5Wnosimy o ustalenie ostatecznej liczby pokoi nie później niż na 5 dni roboczych przed wydarzeniem, przy pozostawieniu możliwości późniejszych zmian nazwisk bez zmiany liczby pokoi. Utrzymywanie blokady do 130 pokoi z możliwością bezkosztowego zwolnienia 30 z nich dopiero na 2 dni robocze przed przyjazdem wymaga uwzględnienia tego ryzyka w cenie. Niezależnie od odpowiedzi prosimy o wyznaczenie jednolitego, nieprzekraczalnego terminu przekazania liczebności, list, harmonogramu i plików do druku. Czy Zamawiający usunie zastrzeżenia pozwalające przekazać te dane dopiero w dniu podpisania umowy bez zapewnienia minimalnego czasu przygotowania? W razie późniejszego przekazania danych prosimy przewidzieć uzgodnienie wykonalnego harmonogramu i wyłączenie odpowiedzialności Wykonawcy za skutki wynikające wyłącznie z opóźnienia Zamawiającego.
Zamawiający informuje, że o liczbie pokoi, liczbie uczestników konferencji, liczbie kompletów materiałów konferencyjnych do wydruku, a także liście i harmonogramie poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem konferencji. Ponadto, Zamawiający zastrzega, iż zmniejszenia liczby pokoi, liczby uczestników konferencji oraz liczby kompletów materiałów konferencyjnych do wydruku może dokonać najpóźniej w dniu podpisania umowy, jeśli z przyczyn formalnych związanych z procedurą dot. zamówień publicznych podpisanie umowy opóźni się. Jednocześnie Zamawiający informuje, że dokonuje odpowiedniej zmiany PPU i SOPZ. Zmodyfikowane PPU i SOPZ stanowią załączniki do niniejszych odpowiedzi.
6Prosimy usunąć rozbieżność między pkt 6 SOPZ, wskazującym wyjazd z hotelu 27 listopada około godz. 16:00, a § 2 ust. 1 pkt 7 PPU, wskazującym godz. 16:30, oraz potwierdzić, że jest to godzina wyjazdu z Krakowa, a nie przyjazdu do Warszawy. Czy zakres obejmuje wyłącznie przejazd spod siedziby Ministerstwa do wskazanego hotelu 26 listopada i przejazd powrotny 27 listopada, bez dodatkowych transferów lokalnych i całodziennej dyspozycyjności autokaru? Prosimy wskazać ewentualne dodatkowe odcinki, w tym obsługę dwóch hoteli, oraz dopuszczalny zakres przesunięcia godzin. Zmiany wymagające dodatkowych kursów, kilometrów lub istotnego wydłużenia dyspozycyjności powinny mieć z góry określone zasady rozliczenia.
Patrz odpowiedź na pytanie nr 1.
7Czy przestrzeń z pkt 8 SOPZ może być tą samą salą, w której odbywa się uroczysta kolacja, pod warunkiem zapewnienia wymaganej funkcjonalności i wyłączności w godz. 19:00–24:00? Jeżeli wymagane są dwa odrębne pomieszczenia dostępne jednocześnie od godz. 19:00, prosimy o jednoznaczne potwierdzenie. Prosimy określić, czy 100 osób ma mieć zapewnione miejsca siedzące, jakie minimalne wyposażenie jest wymagane i czy wystarczą stoły, krzesła oraz przestrzeń do rozmów i samodzielnych aktywności. Prosimy potwierdzić, czy zakres nie obejmuje usług animatora, DJ-a, programu rozrywkowego ani szczególnego wyposażenia rekreacyjnego niewymienionego w SOPZ. Prosimy także potwierdzić, że dostępność wieczorna dotyczy wyłącznie 26 listopada 2026 r.
Zamawiający informuje, że rezygnuje z przestrzeni, o której mowa w pkt 8 SOPZ. Jednocześnie informuje, że dokonuje odpowiedniej zmiany SOPZ. Zmodyfikowany dokument stanowi załącznik do niniejszych odpowiedzi. Jednocześnie Zamawiający dokonuje zmiany postanowień SWZ w powyższym zakresie, opisanych w pkt II niniejszych wyjaśnień.
8Pkt 3 SOPZ dopuszcza dwa obiekty oddalone o nie więcej niż 0,5 km, natomiast pkt 2 lit. a posługuje się określeniem budynku „bezpośrednio przylegającego” i jednocześnie odległością do 0,5 km. Czy dopuszczalne są dwa niezależne budynki hotelowe bez bezpośredniego połączenia, przy zachowaniu limitu 500 m i organizacji konferencji w jednym z nich? Prosimy określić, czy odległość 500 m należy mierzyć w linii prostej, czy najkrótszą dostępną trasą pieszą między wejściami, oraz potwierdzić, że w kryterium lokalizacji oceniany będzie wyłącznie hotel, w którym znajduje się sala konferencyjna.
Zamawiający informuje, że dopuszcza możliwość zlokalizowania części noclegowej, jak i sali konferencyjnej w dwóch różnych obiektach, pod warunkiem, że obiekty te będą znajdowały się w odległości nie większej niż 500 m od siebie mierzonej w linii prostej lub będą bezpośrednio do siebie przylegać. Zamawiający potwierdza, że kryterium nr 2 „Lokalizacja hotelu” dotyczy odległości w kilometrach (z dokładnością do 2 miejsc po przecinku) w linii prostej pomiędzy lokalizacją hotelu, w którym będzie odbywać się konferencja a Dworcem Głównym w Krakowie.

Historia zmian

22.10.2026 — publikacja ogłoszenia
30.10.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (1 dokument z wyjaśnieniami · 6 modyfikacji dokumentacji)
05.11.2026 — upływ terminu składania ofert
Janusz wypełni Twoje przetargiWgraj SWZ — dostaniesz warunki, wycenę i komplet dokumentów. 14 dni za darmo, bez karty.
Wypróbuj 14 dni