Po terminiePrzetarg nieograniczony · PN584914-2026
Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów – Warszawa
Akademia Sztuki Wojennej9 aktualnych · 582 w archiwum·NIP 1130005367·mazowieckie
Składanie ofert: 28 września 2026 · Wadium: 20 000 zł
Przedmiot zamówienia
AIWdrożenie zintegrowanego systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) klasy Business Process Automation w Akademii Sztuki Wojennej, obejmujące:
- dostarczenie systemu wraz z licencjami (z możliwością rozbudowy narzędziami low-code/no-code bez dodatkowych opłat licencyjnych);
- konfigurację i wdrożenie 3 etapów procesowych: moduł faktur i dokumentów kosztowych (kosztowe, magazynowe, inwestycyjne, projektowe, inne dowody księgowe), moduł wydatków i zakupów (zapotrzebowania ZP-2, delegacje, polecenia przelewów i zaliczek) oraz moduły planowania finansowego, postępowań PZP powyżej progu, rejestrów (porozumienia, upoważnienia/pełnomocnictwa), wnioskowania o wydatkowanie środków naukowych oraz faktur sprzedaży;
- samodzielne opracowanie od podstaw analizy i wdrożenie procesu obiegu umów i aneksów (m.in. karta umowy, matryca akceptacji, podpis kwalifikowany, alerty terminów, dokument analizy szczegółowej);
- wykonanie dwukierunkowych integracji API w czasie rzeczywistym z: systemem Symfonia Kadrowo-Płacowym, KSeF, systemem Symfonia FK, Centralnym Rejestrem Umów, eDoręczeniami, platformą zakupową PZP, rejestrami GUS oraz Białą Listą VAT;
- przeprowadzenie szkoleń (użytkownicy końcowi oraz administratorzy/projektanci procesów);
- świadczenie wsparcia technicznego, utrzymania i asysty przez 36 miesięcy po wdrożeniu, w tym aktualizacje i dostosowanie do zmian prawa (w tym KSC).
Zamówienie obejmuje jedną całość — Zamawiający nie dopuszcza podziału na części.
Trudność: wysoka
Wieloetapowe wdrożenie systemu BPA obejmującego co najmniej kilkanaście odrębnych procesów biznesowych, siedem integracji z systemami zewnętrznymi (w tym KSeF i Symfonia), samodzielne zaprojektowanie modułu umów od zera, wymogi cyberbezpieczeństwa KSC oraz ograniczenia środowiska wojskowego.
Terminy realizacji
Termin realizacji zamówienia
maksymalnie 50 tygodni od dnia podpisania umowy
maksymalnie 50 tygodni od dnia podpisania umowy
Wsparcie techniczne i utrzymanie
36 miesięcy po wdrożeniu
36 miesięcy po wdrożeniu
Warunki udziału
AI1Zdolność do występowania w obrocie gospodarczym — nie stawia wymagań w tym zakresie
2Uprawnienia do prowadzenia działalności — nie stawia wymagań w tym zakresie
Pozostałe 3 warunki po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cenaoferty brutto
60%
Czas wykonania prac wdrożeniowych, integracyjnych wraz z uruchomieniem systemuod dnia podpisania umowy, 20–50 tygodni
40%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
SWZ zmodyfikowany 29 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Kary i sankcje
AI- Wadium: 20 000,00 zł; formy: pieniądz, gwarancja bankowa/ubezpieczeniowa, poręczenie (Rozdział XVII SWZ).
- Zabezpieczenie należytego wykonania umowy: 5% ceny brutto oferty; zwrot w terminie 30 dni od wykonania zamówienia i uznania za należycie wykonane (Rozdział XXI SWZ).
- Kary umowne: w projekcie umowy (załącznik nr 11 do SWZ).
Pytania i odpowiedzi
115Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Dot. SWZ, rozdział III – Opis przedmiotu zamówienia pkt. 4
W tym punkcie Zamawiający opisuje zasady uzyskania dokumentu analizy przedwdrożeniowej. OPTeam S.A. w ogłoszonym przez uczelnię postępowaniu w dniu 19.06.2026 r. o numerze 16.2026 w trybie badania rynku pod nazwą „Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) w celu automatyzacji procesów biznesowych w Akademii Sztuki Wojennej.”, podpisał z Zamawiającym umowę NDA i otrzymał dokument „Analizy biznesowej”.
Link do ww. postępowania: https://akademia-mil.ezamawiajacy.pl/pn/akademia-mil/demand/notice/public/221247/details
Prosimy o informację, czy dokument analizy przedwdrożeniowej o którym mowa w SWZ, rozdział III, pkt. 4, to ten sam dokument, który został udostępniony OPTeam w postępowaniu o numerze 16.2026 z dnia 19.06.2026 r.
Zamawiający potwierdza, że dokument Analizy przedwdrożeniowej, o którym mowa w rozdziale III pkt 4 SWZ, jest tożsamy z dokumentem „Analizy biznesowej” udostępnionym Wykonawcy w ramach postępowania nr 16.2026 z dnia 19.06.2026 r.
1w związku z postępowaniem zwracamy się z prośbą o zmianę warunku udziału w postępowaniu dotyczącego doświadczenia Wykonawcy, polegającego na wykazaniu realizacji usługi: „Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) w celu rozwoju analityki danych i digitalizacji procesów w Akademii Sztuki Wojennej” o wymaganej wartości 500 000 zł brutto w okresie ostatnich 3 lat.
Wnosimy o rozszerzenie okresu referencyjnego z 3 do 5 lat, tak aby Wykonawca mógł wykazać należyte wykonanie wymaganych zamówień zrealizowanych w ciągu ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert.
...
Dodatkowo prosimy o podanie informacji jaka ilość Pracowników ma otrzymać dostęp do systemu elektronicznego obiegu dokumentów EOD i ma zostać przeszkolona z zakresu obsługi systemu.
Zamawiający nie wyraża zgody na wydłużenie okresu referencyjnego do 5 lat. Zapisy SWZ pozostają bez zmian.
Planowana liczba użytkowników: do 200.
1Czy Zamawiający potwierdza, że w ramach Etapu I dopuszczalna i wystarczająca jest konfiguracja obsługi wszystkich typów faktur i dokumentów kosztowych (kosztowych, magazynowych, inwestycyjnych, projektowych oraz innych dowodów księgowych) w oparciu o jeden uniwersalny, konfigurowalny formularz/mechanizm klasyfikacji dokumentu, umożliwiający Zamawiającemu samodzielne dodawanie w przyszłości nowych typów/wariantów faktur bez udziału Wykonawcy i bez dodatkowych prac programistycznych?
Zamawiający potwierdza. Dopuszczalne i pożądane jest oparcie obsługi typów faktur i dokumentów kosztowych na uniwersalnym, elastycznym formularzu/mechanizmie klasyfikacji i parametryzacji pól. Architektura rozwiązania musi w pełni odwzorowywać odrębne ścieżki i reguły biznesowe dla poszczególnych rodzajów dokumentów wymienionych OPZ (np. powiązanie z magazynem PZ, inwestycjami, projektami/grantami) oraz zapewniać możliwość samodzielnego dodawania nowych typów dokumentów przez Zamawiającego przy użyciu narzędzi klasy low-code/no-code bez udziału Wykonawcy.
1Czy w sytuacji wykazania braków w infrastrukturze klienta klient na swój koszt jest w stanie określone braku uzupełnić?
Zamawiający zapewnia infrastrukturę sprzętowo-serwerową oraz środowisko wirtualizatora pod instalację Systemu. W przypadku gdy w toku wdrożenia wystąpi uzasadniona technicznie konieczność przydzielenia dodatkowych zasobów serwerowych (np. pamięć RAM, przestrzeń dyskowa, rdzenie vCPU) pod zaoferowane rozwiązanie to Zamawiający przydzieli te zasoby we własnym zakresie, a gdy tych zasobów zabraknie to Zamawiający jest zobowiązany je uzupełnić.
1I. Dotyczy § 1 pkt 10 wzoru umowy o zachowaniu poufności danych i informacji – Czy Zamawiający dopuszcza ograniczenie definicji „Incydentu Bezpieczeństwa” wyłącznie do zdarzeń faktycznie stwierdzonych, skutkujących — a nie jedynie mogących skutkować — utratą, zniszczeniem, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem, dostępem lub wykorzystaniem Informacji Poufnych? Alternatywnie prosimy o wskazanie obiektywnych kryteriów pozwalających odróżnić zdarzenie „mogące skutkować” naruszeniem od zdarzenia niewymagającego zgłoszenia.
Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowane zmiany.
2Czy Zamawiający na swój koszt pokrywa potrzebę rozwoju systemów zewnętrznych np. systemu Finansowo Księgowego, w sytuacji gdyby te rozwoje były wymagana do potrzeb spełnienia oczekiwań klienta?
Zgodnie z OPZ odpowiedzialność za realizację integracji spoczywa w całości na Wykonawcy. Wykonawca ma obowiązek zintegrować System z posiadanym przez Uczelnię środowiskiem (w tym Symfonia ERP) w oparciu o stan zastany oraz istniejące mechanizmy integracyjne (API/bazy danych). Zamawiający nie pokrywa kosztów modyfikacji ani rozwoju oprogramowania zewnętrznego.
2II. Dotyczy § 3 ust. 1 pkt 15 wzoru umowy o zachowaniu poufności danych i informacji – 1) Czy Zamawiający dopuszcza wydłużenie terminu na zgłoszenie Incydentu Bezpieczeństwa, Naruszenia Ochrony Danych Osobowych lub nieuprawnionego dostępu do Informacji Poufnych z 24 do 48 godzin? 2) Czy Zamawiający dopuszcza zmianę momentu rozpoczęcia biegu tego terminu z chwili „wykrycia” zdarzenia na chwilę jego „stwierdzenia”?
Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowane zmiany.
2Prosimy o potwierdzenie, że w ramach realizacji zamówienia System ma spełniać łącznie następujące cechy:
(a) wszystkie obiegi finansowe wskazane w OPZ - faktury, zapotrzebowania ZP-2, delegacje, polecenia przelewów, plany finansowe oraz obieg umów - działają w ramach jednej, wspólnej instancji systemowej i jednej bazy danych;
(b) uprawnienia użytkowników do wszystkich tych obiegów zarządzane są w jednym, wspólnym mechanizmie uprawnień;
(c) konfiguracja wszystkich obiegów odbywa się z poziomu jednego, wspólnego środowiska administracyjnego.
Prosimy o odniesienie się do każdego z powyższych punktów odrębnie, mając na uwadze zasadę jednolitości architektury Systemu wyrażoną w Rozdziale III ust. 5 SWZ.
A) Wszystkie wymienione w OPZ moduły i obiegi muszą działać w ramach jednej, spójnej platformy procesowej (instancji systemowej) opartej o wspólną relacyjną bazę danych, zapewniając pełną integralność danych i spójność rejestrów.
B) Uprawnienia użytkowników do wszystkich modułów i obiegów muszą być centralnie zarządzane z poziomu jednego, wspólnego mechanizmu uprawnień
C) Konfiguracja i parametryzacja procesów musi odbywać się z poziomu jednolitego środowiska administracyjnego (konsoli administratora/projektanta).
2Szanowani Państwo,
proszę o udzielenie odpowiedzi na poniższe pytanie:
Wykonawcy znana jest okoliczność, że Akademia Sztuki Wojennej posiada w swoich zasobach platformę klasy low-code/no-code o nazwie WEBCON BPS. Prosimy o potwierdzenie: czy w przypadku, w którym zakres funkcyjny i integracyjny opisany w OPZ oraz pozostałej dokumentacji postępowania jest możliwy do zrealizowania w oparciu o posiadaną przez Zamawiającego platformę WEBCON BPS, Zamawiający dopuści jej wykorzystanie oraz rozbudowę (rozszerzenie funkcjonalności, konfiguracji i ewentualnych dodatkowych licencji) w ramach realizacji przedmiotu zamówienia – czy też, niezależnie od możliwości technicznych posiadanej platformy, będzie oczekiwał dostarczenia nowych licencji oraz skonfigurowania całkowicie nowego, odrębnego środowiska systemowego.
Zamawiający wyjaśnia, że nie dopuszcza realizacji przedmiotu zamówienia poprzez wykorzystanie lub rozbudowę istniejącego środowiska platformy funkcjonującego dotychczas na Uczelni w obszarze dydaktyki.
Przedmiotem niniejszego postępowania jest wdrożenie autonomicznego systemu, dedykowanego wyłącznie do obsługi procesów obiegu dokumentów finansowo-księgowych i budżetowych. W związku z powyższym realizacja przedmiotu zamówienia wymaga zapewnienia odrębnego środowiska systemowego, zgodnego z wymaganiami określonymi w dokumentacji postępowania.
3Czy mechanizm OCR ma obsługiwać wyłącznie faktury krajowe w języku polskim, czy również faktury zagraniczne w innych językach i walutach? Prosimy o wskazanie języków/walut, które mają być obsługiwane, gdyż ma to bezpośredni wpływ na dobór technologii OCR oraz wycenę.
Zamawiający rezygnuje z mechanizmu OCR, tym samym Zamawiający dokonuje odpowiednich zmian w Załączniku nr 2 do SWZ - Opis Przedmiotu Zamówienia.
3Czy jest wymóg migracji danych z obecnie użytkowanych systemów poza słownikami danych? Jeśli tak to prosimy o wskazanie systemów, zakresu oraz wolumenu danych oraz formy w jakiej będą udostępnione?
Nie. Zamawiający nie wymaga migracji dokumentów ani spraw historycznych.
3III. Dotyczy 8 ust. 1 wzoru umowy o zachowaniu poufności danych i informacji – 1) Czy Zamawiający dopuszcza obniżenie wysokości kary umownej z kwoty 50.000,00 zł do kwoty 5.000,00 zł za każde naruszenie? 2) Czy Zamawiający dopuszcza wprowadzenie łącznego limitu kar umownych (np. do kwoty 100.000,00 zł)? 3) Czy Zamawiający dopuszcza wprowadzenie zasady traktowania kilku naruszeń wynikających z tego samego zdarzenia, działania lub zaniechania jako jednego naruszenia na potrzeby naliczenia kary umownej?
Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowane zmiany.
3Cytując Zamawiającego: " zapewnienia pełnej spójności przesyłu danych bez konieczności modyfikacji nadrzędnych systemów zewnętrznych" Czy w sytuacji, gdy dane w nadrzędnym systemie nie są spójne albo logicznie połączone? Czy wtedy Zamawiający wprowadzi te dane w logicznej strukturze w systemie EOD?
Zamawiający odpowiada za poprawność merytoryczną danych zgromadzonych w systemach źródłowych. Wykonawca odpowiada za zaprojektowanie i zaimplementowanie interfejsów integracyjnych oraz reguł walidacji w EOD w oparciu o stan zastany. Wszelkie konektory oraz system musi być dostosowany do systemów Akademii.
4Prosimy o podanie przybliżonej liczby dokumentów (faktur papierowych oraz innych dowodów księgowych) planowanych do przetwarzania przez mechanizm OCR w ujęciu miesięcznym oraz rocznym, w miarę możliwości w podziale na poszczególne typy dokumentów (faktury kosztowe, magazynowe, inwestycyjne, projektowe, inne dowody księgowe).
Zamawiający rezygnuje z mechanizmu OCR, zgodnie z odpowiedzią na Pytanie nr 3. Zamawiający wyjaśnia iż, szacowany wolumen dokumentów księgowych przetwarzanych u Zamawiającego wynosi łącznie około 25000 dokumentów rocznie. Faktury docelowo będą pobierane cyfrowo za pośrednictwem KSeF.
4Czy jest wymagany termin zakończenia całości wdrożenia. Jeśli tak to prosimy o wskazanie?
Zgodnie z SWZ maksymalny dopuszczalny termin wykonania całego zamówienia (wdrożenie, integracje, szkolenia i uruchomienie produkcyjne) wynosi do 50 tygodni od dnia podpisania umowy. Jednocześnie termin ten stanowi pozacenowe kryterium oceny ofert i deklarowany jest przez Wykonawcę w formularzu ofertowym w przedziale od 20 do 50 tygodni.
4Czy w ramach tego modułu wymagana jest integracja z systemem Finansowo -Księgowym?
Zamawiający informuje, że w obowiązującym Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 2 do SWZ, nie występuje postanowienie oznaczone jako „pkt 2.2 b)”. W związku z powyższym Zamawiający nie może odnieść się do wymagania wskazanego przez Wykonawcę jako dotyczącego tego punktu.
Jednocześnie Zamawiający wskazuje, że wymagania dotyczące integracji z systemami zewnętrznymi, w tym integracji z systemem Finansowo-Księgowym / Symfonia ERP, zostały określone w pkt 3 obowiązującego Załącznika nr 2 do SWZ. W związku z powyższym zakres wymaganych integracji należy ustalać wyłącznie na podstawie treści obowiązującego OPZ, w szczególności pkt 3 Załącznika nr 2 do SWZ. Zamawiający nie wymaga realizacji integracji ani budowy interfejsów integracyjnych w zakresie niewynikającym z obowiązującej treści OPZ.
5Czy Zamawiający potwierdza, że mechanizm OCR wymagany w Etapie I (OPZ pkt 2.1) stanowi integralny element funkcjonalny Systemu, objęty jedną licencją Systemu bez odrębnych opłat lub abonamentu wobec podmiotu trzeciego, zgodnie z § 3 ust. 1 Projektowanych postanowień umowy, który wymaga zapewnienia pełnego zakresu funkcjonalnego bez konieczności ponoszenia dodatkowych opłat?
Zamawiający rezygnuje z mechanizmu OCR, zgodni z odpowiedzią na Pytanie nr 3.
Historia zmian
25.08.2026 — publikacja ogłoszenia
26.09.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (5 dokumentów z wyjaśnieniami · 3 modyfikacje dokumentacji)
28.09.2026 — upływ terminu składania ofert