Zakup i wdrożenie systemu do elektronicznej ewidencji i zarządzania zbiorami wraz z zaprojektowaniem, budową i wdrożeniem portalu internetowego do prezentacji zbiorów

Zamawiający: Uniwersytet Warszawski, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa, woj. mazowieckie, Polska.

• REGON: 000001258
• NUTS 3: PL911 – Miasto Warszawa
• Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny – jednostka sektora finansów publicznych – uczelnia publiczna

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy Pzp (bez negocjacji). Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej.

Brak danych w dostarczonym fragmencie SWZ dotyczących wartości szacunkowej zamówienia, budżetu zamawiającego ani informacji o finansowaniu ze środków Unii Europejskiej. W dokumencie wskazano jedynie, że zamówienie nie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków UE (sekcja 2.14 SWZ — s.

• Termin składania ofert: 2026-06-19 11:00
• Termin otwarcia ofert: 2026-06-19 12:00
• Termin związania ofertą: do 2026-07-18

Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia na podstawie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp oraz stawia warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej. Doświadczenie Wykonawcy (usługi): Wykonawca musi wykazać się w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert:

• co najmniej 2 usługi (odrębne umowy) wdrożenia systemu informatycznego do przetwarzania danych oraz ewidencji i zarządzania danymi, przeznaczonego do katalogowania zbiorów grafiki oraz obsługi procedur (akcesja, wypożyczenia itp.), obsługującego bazę danych zawierającą nie mniej niż 40 000 rekordów, każda o wartości brutto nie mniejszej niż 200 000 zł (nie dotyczy zakupów sprzętu i wyposażenia);
• co najmniej 2 usługi (odrębne umowy) polegające na wykonaniu portalu internetowego zintegrowanego z systemem do ewidencji zbiorów muzealnych, każda o wartości brutto nie mniejszej niż 50 000 zł;
• co najmniej 2 usługi (odrębne umowy) polegające na migracji danych z systemu MONA do informatycznego systemu do ewidencji i zarządzania zbiorami muzeum, z bazą danych zawierającą minimum 40 000 obiektów muzealnych. Zastrzeżenie: Warunek musi być spełniony w całości przez jednego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie lub podmiot udostępniający zasoby. Kierownik/Kierowniczka Projektu/Zamówienia (1 osoba):
• Wykształcenie: wyższe (techniczne, informatyczne, zarządzanie, nauki społeczne lub ekonomiczne);
• Certyfikat: zaawansowany certyfikat zarządzania projektami (np. PMP, PRINCE2 Practitioner lub równoważny);
• Doświadczenie: co najmniej 5-letnie doświadczenie zawodowe jako kierownik projektu w projektach informatycznych; w ciągu ostatnich 3 lat, przez nieprzerwany okres co najmniej 6 miesięcy, pełniła funkcję kierownika w co najmniej 2 zakończonych realizacjach, każda o wartości nie mniejszej niż 200 000 zł brutto, polegająca na dostarczeniu i wdrożeniu systemu do ewidencji zbiorów artystycznych/muzealnych z migracją danych, dla instytucji kultury lub uczelni wyższej. Programista/Programistka (3 osoby):

Postępowanie prowadzone jest w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy Pzp. Ocena ofert odbywa się w oparciu o trzy kryteria, wszystkie wyrażone procentowo: 1. Cena — waga 50% 2. Jakość techniczna produktu (jakość, parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne, w tym dostępność dla osób niepełnosprawnych) — waga 40% 3. Doświadczenie zespołu skierowanego do realizacji zamówienia (organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych) — waga 10% Zamawiający nie uwzględnia aspektów społecznych, środowiskowych, innowacyjnych ani etykiet w kryteriach oceny ofert. Nie stosuje rachunku kosztów cyklu życia. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej.

Brak danych. W dostarczonej części SWZ (Sekcje I–VIII ogłoszenia o zamówieniu) nie zawarto postanowień dotyczących kar umownych, stawek procentowych, maksymalnych kwot kar, rozwiązywania umowy, sądu polubownego, siły wyższej ani mechanizmu FKG.

• Zmiany umowy: Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy – zakres i warunki określa projekt umowy (załącznik nr 7 do SWZ). Brak szczegółowego opisu w ogłoszeniu.
• Zaliczki: Zamawiający nie przewiduje udzielania zaliczek.
• Aspekty społeczne/środowiskowe/innowacyjne: Zamawiający nie uwzględnił aspektów społecznych, środowiskowych, innowacyjnych ani etykiet związanych z realizacją zamówienia.
• RODO (obowiązek informacyjny): Administrator danych – Uniwersytet Warszawski; Inspektor Ochrony Danych – Dominik Ferenc (iod@adm.uw.edu.pl, tel. 22 55 22 042). Dane osobowe przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem. Okres przechowywania – 4 lata od dnia zakończenia postępowania (lub cały czas trwania umowy, jeśli przekracza 4 lata). Przysługuje m.in. prawo dostępu do danych, sprostowania, ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia skargi do Prezesa UODO. Nie przysługuje prawo do usunięcia danych, przenoszenia ani sprzeciwu.

Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą następujące dokumenty:

• Formularz cenowo-asortymentowy (Załącznik nr 8 do SWZ) – dotyczący oferowanego przedmiotu zamówienia; nie podlega uzupełnieniu; jego brak lub niekompletność skutkuje odrzuceniem oferty.
• Wykaz osób dotyczący kryterium „Doświadczenie zespołu skierowanego do realizacji zamówienia” (Załącznik nr 9 do SWZ) – jego brak skutkuje nieprzyznaniem punktów w tym kryterium.
• Próbka oferowanego rozwiązania wraz z Formularzem nr 7 (Załącznik nr 10 do SWZ) – potwierdzająca istnienie i działanie wymaganych funkcjonalności. Minimalna liczba dostępnych funkcjonalności musi przekroczyć 60% wskazanych w liście funkcjonalności. Próbka może być udostępniona jako środowisko demonstracyjne online (z loginem i hasłem dostępnym w dniu składania ofert) lub zestaw filmów poglądowych (z adresami URL i danymi dostępowymi). Brak próbki lub jej niezgodność z wymaganiami skutkuje odrzuceniem oferty.

W dokumentacji SWZ zidentyfikowano następujące sygnały ostrzegawcze: 1. Wysokie i szczegółowe warunki doświadczenia – Wykonawca musi wykazać realizację co najmniej 2 usług wdrożenia systemu ewidencji zbiorów (każda ≥ 200 000 zł brutto), 2 usług portalu internetowego (każda ≥ 50 000 zł brutto) oraz 2 usług migracji danych z systemu MONA (≥ 40 000 rekordów) – łącznie 6 odrębnych umów w okresie ostatnich 3 lat (s. 3). Dodatkowo wymagany jest zespół 5 osób z konkretnymi certyfikatami i doświadczeniem w instytucjach kultury/uczelniach (s. 4–5). Ryzyko ograniczenia konkurencji. 2. Obowiązek złożenia próbki oferowanego rozwiązania – Wymagana próbka (środowisko demo lub zestaw filmów) potwierdzająca działanie ≥ 60% funkcjonalności z listy (s. 5). Brak próbki lub jej niezgodność skutkuje odrzuceniem oferty (s. 5). Ryzyko proceduralne dla wykonawców.