Dostawa, wdrożenie i utrzymanie systemu zarządzania – Województwo Podlaskie
Województwo Podlaskie1 aktualny · 5 w archiwum·NIP 5422542016·podlaskie
Składanie ofert: 20 listopada 2026 · Wadium: 200 000 zł
Przedmiot zamówienia
AIZamówienie obejmuje dostawę, wdrożenie i 60-miesięczne utrzymanie Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ZSZ UMWP) z pełną infrastrukturą, licencjami, szkoleniami i asystą techniczną dla ok. 1000 użytkowników.
- Licencje wieczne na ZSZ UMWP (nielimitowana liczba użytkowników, wszystkie moduły), zmiany bez dopłat
- Serwery, systemy operacyjne, oprogramowanie bazodanowe, sprzęt sieciowy, UPS-y — z instalacją i konfiguracją
- Wdrożenie z analizą, adaptacją systemu, migracją danych (KOMAX, Eurobudżet, AssetNinja), integracjami (Płatnik, KSEF, EZD, TERYT, RFID), testami akceptacyjnymi
- Środowiska testowo-szkoleniowe i zapasowe, dokumentacja techniczna, paczki instalacyjne
- Szkolenia administratorów i użytkowników z materiałami i dokumentacją
- 60 miesięcy asysty technicznej: naprawa błędów, aktualizacje, monitoring, SLA 97%, czasy napraw 3h/1dz/2dz
- 1000 roboczogodzin rozwojowych rocznie na modyfikacje i rozbudowę
- Doradztwo merytoryczne, wsparcie telefoniczne/zdalne, dedykowany opiekun
Trudność: wysoka
Zamówienie obejmuje wdrożenie złożonego systemu IT z wieloma modułami, integracjami z kilkunastoma systemami zewnętrznymi, migrację danych, długoterminowe utrzymanie z rygorystycznymi SLA i wymaganiem sztucznej inteligencji.
Terminy realizacji
Termin realizacji zamówienia
85 miesięcy od dnia zawarcia umowy
85 miesięcy od dnia zawarcia umowy
Dostawa i wdrożenie
24 miesiące od podpisania umowy
24 miesiące od podpisania umowy
Asysta techniczna i gwarancja
60 miesięcy od podpisania protokołu odbioru
60 miesięcy od podpisania protokołu odbioru
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — min. 1 usługa wdrożenia ZSZ w zakresie modułu finanse, w instytucji zatrudniającej ≥500 pracowników + JOW ≥100 osób, ostatnie 5 lat
2Kadra obsługa — ≥10 osób z doświadczeniem w obsłudze/konserwacji/naprawie błędów ZSZ
Pozostałe 5 warunków po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena oferty brutto
60%
Czas pełnego wdrożenia modułu kadry–płace
20%
Zwiększenie ilości roboczogodzin
20%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
5 z 7 części zamówień (71%) miało jedną ofertę
Wzorzec niskiej liczby ofert u tego zamawiającego sugeruje, że postępowania mogą być formą faworyzowania konkretnego wykonawcy.
SWZ zmodyfikowany 52 dni po udostępnieniu dokumentów
Późna modyfikacja specyfikacji może sugerować dostosowanie wymagań pod konkretnego wykonawcę lub celowe utrudnienie konkurencji, która przygotowała ofertę na pierwotną wersję SWZ.
Kary i sankcje
AI- Wadium: 200 000,00 zł (pieniądz / gwarancja bankowa / gwarancja ubezpieczeniowa / poręczenie)
- Zabezpieczenie należytego wykonania: 1% ceny całkowitej oferty
- Kary umowne: w projekcie umowy (Załącznik nr 2)
Pytania i odpowiedzi
145Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Wnosimy o podanie producenta, modelu, liczby kontrolerów, wersji oprogramowania (firmware) oraz posiadanych licencji funkcjonalnych istniejącego klastra macierzy, z którym dostarczane macierze mają zostać spięte. Bez tych danych nie jest możliwe dobranie ani wycenienie macierzy spełniającej to wymaganie, co narusza art. 99 ust. 1 ustawy Pzp. Jednocześnie wykonawcy dysponujący tą wiedzą z innego tytułu — w szczególności obsługujący dotychczas infrastrukturę Zamawiającego — znajdują się w pozycji nierównej wobec pozostałych, co stanowi naruszenie zasady równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji z art. 16 pkt 1 ustawy Pzp.
Zamawiający udzielił już odpowiedzi na pytanie w jaki sposób uzyskać informacje odnośnie posiadanej infrastruktury.
1W związku z warunkiem udziału w postępowaniu dotyczącym wykazania wykonania w okresie ostatnich 5 lat co najmniej 2 usług polegających na wdrożeniu Zintegrowanego Systemu Zarządzania w zakresie minimum modułu finanse, w instytucji zatrudniającej minimum 800 pracowników oraz jej jednostkach podległych zatrudniających łącznie co najmniej 200 osób... zwracamy się z wnioskiem o jego modyfikację poprzez zastąpienie wymogu wykazania dwóch usług wdrożenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania następującym wymogiem: [nowe brzmienie]
Pytanie jest bezprzedmiotowe. Zapisy zostały zmienione i opublikowane w dokumentach.
2Czy Zamawiający dopuści zmianę: progu uruchomienia waloryzacji z 20 punktów procentowych do 5 punktów procentowych, maksymalnego limitu waloryzacji z 10% do 20% wynagrodzenia umownego, poprzez nadanie postanowieniom następującego brzmienia: [nowe brzmienie]
Pytanie jest bezprzedmiotowe. Zapisy zostały zmienione i opublikowane w dokumentach.
2Wnosimy o podanie producenta, nazwy i wersji posiadanego systemu backupu, rodzaju wykorzystywanych nośników, dostępnej przestrzeni oraz obecnie stosowanych polityk retencji dla kopii krótkoterminowych i długoterminowych. Wymóg kompatybilności z systemem, którego nazwy Zamawiający nie ujawnił, przy jednoczesnym narzuceniu parametrów odtworzenia 24 i 48 godzin, nie pozwala ocenić wykonalności ani wycenić integracji — z tych samych względów co w pytaniu poprzedzającym (art. 99 ust. 1 i art. 16 pkt 1 ustawy Pzp).
Zamawiający udzielił już odpowiedzi na pytanie w jaki sposób uzyskać takie informacje.
2Zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 20 oraz art. 24 ust. 5) sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdania budżetowe, powinny być sporządzane na podstawie zatwierdzonych dokumentów księgowych. Przepisy te wymagają, aby wszelkie korekty były dokonywane poprzez zmiany na poziomie dokumentów źródłowych, a nie bezpośrednie edytowanie sprawozdań. Bezpośrednia edycja sprawozdań może być niezgodna z wymogami ustawy, która nakazuje, aby sprawozdania wiernie odzwierciedlały zapisy księgowe. Czy mogą Państwo potwierdzić, że system powinien jedynie generować sprawozdania finansowe i budżetowe na podstawie odpowiednich dokumentów księgowych, a ewentualne korekty mają być dokonywane poprzez modyfikację dokumentów źródłowych?
Nie, musi być możliwość edycji sprawozdania.
3Zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 20 oraz art. 24 ust. 5) sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdania budżetowe, powinny być sporządzane na podstawie zatwierdzonych dokumentów księgowych. Przepisy te wymagają, aby wszelkie korekty były dokonywane poprzez zmiany na poziomie dokumentów źródłowych, a nie bezpośrednie edytowanie sprawozdań. Bezpośrednia edycja sprawozdań może być niezgodna z wymogami ustawy, która nakazuje, aby sprawozdania wiernie odzwierciedlały zapisy księgowe. Czy mogą Państwo potwierdzić, że system powinien jedynie generować sprawozdania finansowe i budżetowe na podstawie odpowiednich dokumentów księgowych, a ewentualne korekty mają być dokonywane poprzez modyfikację dokumentów źródłowych?
Nie, musi być możliwość edycji sprawozdania.
3Czy Zamawiający obniży wysokość wygórowanych kar umownych przewidzianych w projektowanych postanowieniach umowy, mając na uwadze, że ich obecny wymiar jest niewspółmierny do charakteru i skali potencjalnych naruszeń... Poniżej proponowane zmiany: [detale zmian]
Pytanie jest bezprzedmiotowe. Zapisy zostały zmienione i opublikowane w dokumentach.
3Wnosimy o podanie producenta, nazwy i wersji oprogramowania antywirusowego oraz o wskazanie, czy Zamawiający wymaga instalacji agenta tego oprogramowania na serwerach dostarczanych w ramach zamówienia i czy dostarcza na nie licencje.
Zamawiający udzielił już odpowiedzi na pytanie w jaki sposób uzyskać takie informacje.
4Który system wirtualizacji Zamawiający faktycznie eksploatuje i który ma zostać wykorzystany dla ZSZ UMWP — Microsoft Hyper-V Server 2022 czy VMware ESXi, w jakiej wersji i przy jakim modelu licencjonowania? Czy licencje wirtualizacji dla dostarczanych serwerów zapewnia Zamawiający, czy wykonawca w ramach ceny oferty?
Zamawiający udzielił już odpowiedzi na pytanie w jaki sposób uzyskać takie informacje.
4Prosimy o wyjaśnienie, czy § 2 ust. 2 odnosi się do momentu udzielenia licencji (§ 1 pkt 4) czy rozpoczęcia świadczenia usług asysty technicznej i gwarancji, o których mowa w § 1 pkt 5. Kiedy Zamawiający oczekuje udzielenia licencji?
Zamawiający oczekuje udzielenia licencji po zakończeniu realizacji etapów określonych w § 1 pkt 1)-3) Umowy będącej Załącznikiem nr 2 do SWZ.
4Prosimy o dostarczenie aktualnej instrukcji oraz formularzy z nią związanych, gdyż bez nich Wykonawca nie może określić możliwości spełnienia wymagania
Zamawiający precyzuje, że system musi zapewniać pełną obsługę i generowanie sprawozdań budżetowych jednostkowych oraz zbiorczych w szczegółowości wymaganej przepisami prawa. W zakresie sprawozdawczości Urzędu Marszałkowskiego (w szczególności dla sprawozdań Rb-27S oraz Rb-28S), system musi umożliwiać elastyczną agregację i prezentację danych w układzie: klasyfikacja budżetowa, zadanie budżetowe oraz dysponent środków. https://bip.podlaskie.eu/wojewodztwo/akty_prawne1/uchw_zarzad/ rej_uchw_zarzadu_do_2007/rok_2004/uch_sier_04/103_1336_04.html
5Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę § 3 ust. 6 Umowy poprzez nadanie mu brzmienia wskazanego poniżej, w celu jednoznacznego określenia zakresu, treści oraz momentu oceny oświadczenia Wykonawcy dotyczącego produktów ICT, usług ICT lub procesów ICT... Proponowane brzmienie: § 3 ust. 6 [nowe brzmienie] Ponadto wnosimy o skorygowanie Załącznika nr 4 stanowiącego wzór w/w oświadczenia...
Zamawiający podtrzymuje zapisy Umowy doprecyzowując jednocześnie, że Wykonawca jest zobowiązany do złożenia oświadczenia na moment składania oferty (dla przedmiotu zamówienia) oraz w dniu dostarczenia przedmiotu zamówienia (w momencie podpisania protokołu odbioru).
5Prosimy o wyjaśnienie odniesienia do obszaru „Zadłużenie/Należności” w wymaganiu dotyczącym raportu wyceny bilansowej instrumentów. SWZ nie zawiera wymagań funkcjonalnych ani opisu modułu Zadłużenie/Należności, a tym samym nie jest możliwe ustalenie zakresu funkcjonalności, z których mają być pobierane dane.
Określenie „Zadłużenie/Należność” nie oznacza odrębnego modułu systemu. Wymaganie dotyczy danych niezbędnych do sporządzenie raportu wyceny bilansowej instrumentów finansowych, które powinny być pobierane z odpowiednich ewidencji prowadzonych w systemie. System powinien umożliwić prowadzenie ewidencji zobowiązań finansowych Województwa, w szczególności kredytów, pożyczek oraz innych instrumentów dłużnych, z uwzględnieniem co najmniej kwoty zobowiązania, terminów zaciągania i spłaty, harmonogramu spłat oraz salda zadłużenia. Ewidencja powinna obejmować również udzielone przez województwo poręczenia. Po stronie należności system powinien umożliwić ewidencję udzielonych ze środków budżetu Województwa pożyczek, w szczególności z uwzględnieniem kwoty udzielonej pożyczki, harmonogramu i terminów spłat oraz salda należności. Dane z powyższych ewidencji powinny być dostępne do wykorzystania przy sporządzaniu raportu bez konieczności funkcjonowania odrębnego modułu
5Wnosimy o podanie producenta i modelu przełączników Ethernet oraz przełączników Fibre Channel w obu serwerowniach, liczby wolnych portów przeznaczonych na przedmiot zamówienia, wymaganego typu wkładek oraz o wskazanie, czy porty i wkładki po stronie przełączników zapewnia Zamawiający, czy wykonawca.
Zamawiający udzielił już odpowiedzi na pytanie w jaki sposób uzyskać takie informacje.
6Czy Zamawiający zgodzi się na zmianę § 3 ust. 7 Umowy poprzez zastąpienie sformułowania: „Zweryfikowane przez Zamawiającego wyliczenie może być podstawą do zmiany wynagrodzenia Wykonawcy” sformułowaniem: „Zweryfikowane i zaakceptowane przez Zamawiającego wyliczenie stanowi podstawę do odpowiedniej zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, w zakresie, w jakim zmiana rekomendacji lub treść decyzji, o których mowa w ust. 7, wpływa na koszt realizacji zamówienia.”
§ 3 ust. 7 przyjmuje brzmienie: W przypadku, gdy w trakcie realizacji zamówienia rekomendacje ulegną zmianie, lub pojawią się nowe rekomendacje albo zostanie wydana decyzja, której mowa w ust. 4 pkt 2, Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie w sposób uwzględniający treść nowych rekomendacji lub decyzji. W przypadku, gdy zmiana rekomendacji lub treść decyzji o której mowa w ust. 4 pkt 2 w ocenie Wykonawcy może spowodować zmianę kosztu realizacji zamówienia, czego Wykonawca nie mógł przewidzieć składając ofertę, Wykonawca jest zobowiązany niezwłocznie poinformować o tym Zamawiającego, przedstawiając wyliczenie z uzasadnieniem, w jaki sposób zmiana rekomendacji lub treść decyzji wpływa na koszt realizacji zamówienia. Zweryfikowane i zaakceptowane przez Zamawiającego wyliczenie stanowi podstawę do odpowiedniej zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, w zakresie, w jakim zmiana rekomendacji lub treść decyzji, o których mowa w ust. 7, wpływa na koszt realizacji zamówienia.
6Czy Zamawiający potwierdza, że udostępnia wykonawcy obie serwerownie wraz z miejscem w szafach rack, zasilaniem i chłodzeniem na potrzeby montażu i eksploatacji infrastruktury dostarczanej w ramach zamówienia? Projekt umowy wymienia wyłącznie pomieszczenia biurowe, co przy wymogu rozlokowania sprzętu w dwóch serwerowniach pozostawia po stronie wykonawcy nieokreślone ryzyko.
Zamawiający udzielił już odpowiedzi na pytanie w jaki sposób uzyskać takie informacje.
6Prosimy o doprecyzowanie, jakie dokładnie sprawozdania statystyczne powinny być generowane z kont księgowych. Prosimy o wskazanie katalogu wymaganych raportów oraz kluczowych danych i wskaźników, które powinny zostać uwzględnione. Czy istnieją konkretne wymogi dotyczące formatu lub struktury tych sprawozdań (np. zgodność z obowiązującymi przepisami lub standardami)?
W zależności od sprawozdania (np. RF-03)
7Prosimy o sprecyzowanie, o jakie rodzaje sprawozdań chodzi – czy są to sprawozdania budżetowe, finansowe, statystyczne, czy inne? Dodatkowo, czy istnieją szczególne wymagania dotyczące formatów plików eksportowanych sprawozdań (np. PDF, Excel) oraz ich struktury lub układu, a jeśli tak, to jakie? Czy są przewidziane określone wzorce lub standardy, z którymi te sprawozdania powinny być zgodne?
formaty: xml, xls, pdf,
Sprawozdania: budżetowe, finansowe
7Wnosimy o potwierdzenie, że między serwerowniami nadal dostępne są ciemne włókna światłowodowe o długości około 1 km oraz że zostaną one udostępnione na potrzeby realizacji zamówienia, a także o podanie liczby dostępnych par włókien. Odległość i parametry łącza są warunkiem koniecznym oceny wykonalności replikacji synchronicznej oraz przełączenia w czasie do 1 godziny. Prosimy również o wyjaśnienie przyczyny usunięcia tej informacji z OPZ.
Zamawiający udzielił już odpowiedzi na pytanie w jaki sposób uzyskać takie informacje.
Historia zmian
25.08.2026 — aktualizacja ogłoszenia (Termin składania: 23.10.2026 → 20.11.2026)
23.09.2026 — publikacja ogłoszenia
23.09.2026 — modyfikacja dokumentacji (4 modyfikacje dokumentacji)
14.11.2026 — wyjaśnienia i modyfikacja dokumentacji (2 dokumenty z wyjaśnieniami · 5 modyfikacji dokumentacji)