Kompleksowa organizacja dwudniowego spotkania plenerowego – Warszawa

• Część 1 (lokalizacja i noclegi): wynajem obiektu hotelowego/szkoleniowo-wypoczynkowego na wyłączność z terenem zielonym, zapleczem konferencyjnym i 350 noclegami (pokoje 2–4-osobowe z łazienkami + 50 pokoi single w hotelu 3 do 25 km), pełne wyżywienie.
• Część 2 (scenografia i space design): namiot główny (min. 300 miejsc teatralne, podłoga, OPAQUE, klimatyzacja), 2 namioty tematyczne (~150 m2 each), strefa chillout, strefa mentorska/VIP, fotobudka, strefa retro gaming, system wayfinding, branding wejścia.
• Część 3 (technika sceniczna): LED ściana min. 10×3 m, nagłośnienie PA, 6× bodypack + 3× handheld, promptery, realizator dźwięku/oświetlenia, monitory LCD w warsztatach, 30 stacji ładowania, prądotwórcze.
• Część 4 (personel merytoryczny): 2 keynote speakerów, min. 1 moderator panelu, min. 4 prelegentów na panel, eksperci warsztatowi, konferansjer, szef zabezpieczenia, zespoły foto/video (min. 2 operatory).
• Część 5 (catering): bufet śniadaniowy, food trucki (min. 8 wariantów), kolacja grillowa, przekąski kawowe nielimitowane, dieta specjalna.
• Część 6 (rekrutacja i obsługa uczestników): formularz rejestracyjny, lista 300+100 rezerwa, biuro recepcji, identyfikatory, Welcome Packi (360 szt.: bidon, lanyard, płaszcz, naklejki), SMS/push.
• Część 7 (promocja i content): 2 teasyery wideo, 5 artykułów prasowych, 2 influencerzy (LinkedIn 10k+/Instagram 100k+ oraz AI/startup 50k+), 30 rolek Reels, paczka social media ~30 zdjęć/dzień.
• Część 8 (transport i bezpieczeństwo): 2 minibuse premium dla 50 osób, karetka/R1, ubezpieczenie NNW i OC, ochrona doby nocnej, zamykane biuro organizatora + garderoba VIP.
• Część 9 (dokumentacja): koncepcja kreatywna ze Key Visual, Koncepcja Realizacji, sprawozdanie z listą obecności i statystykami.

Zamówienie łączy kilkanaście wzajemnie powiązanych podzadań od scenografii plenerowej po rekrutację i promocję, wymaga koordynacji wielu podwykonawców i pracuje na plenerze z ograniczonymi terminami realizacji.

Wagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.

Sygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.

Brak istotnych sygnałów ostrzegawczych.

• Kary umowne: w projekcie umowy (§ 9 umowy — zwłoka/odszkodowanie; odstąpienie od umowy przy trzykrotnym braku akceptacji Koncepcji).

Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.