RozstrzygniętyPodstawowy bez negocjacji2026/BZP 00374845/01
Organizacja wydarzenia edukacyjnego – dwudniowa konferencja w Warszawie
Ośrodek Rozwoju Edukacji11 aktualnych · 75 w archiwum·NIP 7010211452·mazowieckie
Rozstrzygnięcie
Kto wygrał, za ile i ilu było chętnych.
NIP zwycięzcy8451560099
Kwota oferty196 800,00 zł
Złożonych ofert8
Przedmiot zamówienia
AI- Organizacja konferencji (usługa kompleksowa): dwudniowa stacjonarna konferencja w Warszawie dla maks. 200 osób (co najmniej 160, do 185 uczestników + do 15 osób VIP/prelegenci) obejmująca kompletną obsługę – wynajem sal (1 sala plenarna na 2 dni, 4 sale warsztatowe na 1 dzień), wyposażenie sal, punkt rejestracyjny z obsługą, miejsce na stoisko 4 m2, obsługę administracyjno‑organizacyjną (min. 2 osoby) i koordynatora dostępnego przez cały czas trwania konferencji.
- Gastronomia (dostawa i obsługa): całodzienne serwisy kawowe dla 200 osób w obu dniach (2 serwisy), obiady dla 200 osób w obu dniach (2 obiady), śniadanie dla osób nocujących, kolacja dla osób nocujących, przerwy kawowe oraz obsługa kelnerska; serwisy i posiłki zgodnie z określonym rozkładem i minimalnymi gramaturami.
- Usługa hotelowa (dostawa miejsc noclegowych): noclegi dla maks. 200 osób (184 osobonocy w pokojach dwuosobowych i 16 osobonocy w pokojach jednoosobowych przewidziane w formularzu), w standardzie co najmniej 3★; przednoclegi dla do 16 osób; pokoje przystosowane dla osób niepełnosprawnych oraz zapewnienie śniadań.
- Materiały konferencyjne (produkcja, druk, transport, dystrybucja): przygotowanie projektów graficznych na podstawie dostarczonych grafik, wydruk i dostarczenie do miejsca konferencji pakietów dla 200 uczestników: teczka składana (A4), notatnik (A4, 20–25 kartek), długopis (metalowy 200 szt.), identyfikator ze smyczą (200 szt.), plus materiały merytoryczne i publikacje (pakiet do 3 kg/os.), odbiór niewykorzystanych materiałów i zwrot do Zamawiającego.
- Logistyka i wyposażenie techniczne: dostarczenie i obsługa nagłośnienia, min. 8 mikrofonów bezprzewodowych, min. 4 mikrofony nauszne, rzutnik multimedialny, ekran, min. 1 laptop w sali plenarnej i 1 laptop w każdej sali warsztatowej, pilot do slajdów, flipcharty, oświetlenie i zaciemnienie, klimatyzacja, bezpłatny Internet, miejsce (min. 20 m2) przygotowane pod streaming i tłumacza PJM.
- Oznakowanie i materiały informacyjne: przygotowanie i montaż oznakowania obiektu (wejście, recepcja, drogowskazy, programy, roll-upy, ścianka reklamowa), wydruk programów i plakatów, obsługa zgodna z wytycznymi promocji projektów FERS.
- Usługi dodatkowe i serwisowe: zapewnienie copy/print 200 stron A4, szatnia, co najmniej 10 miejsc parkingowych dla Zamawiającego, strzeżona przechowalnia bagażu jeśli potrzebna, zgodność z wytycznymi SANEPID/GIS.
- Koordynacja i dokumentacja: przygotowanie harmonogramu do akceptacji (5 dni od umowy), protokół odbioru, raport z realizacji, zapewnienie ubezpieczenia OC oraz przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO.
Trudność: średnia
Wymóg kompleksowej koordynacji wielu usług (sala, noclegi, wyżywienie, druk materiałów, technika AV, dostępność dla osób niepełnosprawnych) przy określonej liczbie uczestników i krótkich terminach wymaga doświadczenia i dobrej organizacji, ale nie obejmuje skrajnie specjalistycznych technologii.
Terminy realizacji
Planowany termin realizacji usługi
od podpisania umowy do 15.10.2026 r.
od podpisania umowy do 15.10.2026 r.
Termin konferencji (okres do wyboru)
2 dni pomiędzy 28.09 – 02.10.2026 r. (szczegółowy termin potwierdzony w ciągu 7 dni od podpisania Umowy)
2 dni pomiędzy 28.09 – 02.10.2026 r. (szczegółowy termin potwierdzony w ciągu 7 dni od podpisania Umowy)
Warunki udziału
AI1Doświadczenie — posiadanie co najmniej 2 usług obejmujących organizację stacjonarnych dwudniowych wydarzeń (konferencje/seminaria/szkolenia) dla co najmniej 120 osób w okresie ostatnich 3 lat, z podaniem przedmiotu, wartości, daty wykonania i podmiotu, na rzecz którego usługa została wykonana oraz załączeniem dowodów należytego wykonania (referencje lub oświadczenie);
2Zakres doświadczenia — usługi, o których mowa powyżej, muszą obejmować zapewnienie wyżywienia oraz zakwaterowania.
Pozostałe 2 warunki po założeniu darmowego konta.
Kryteria wyboru oferty
AIWagi punktowe, według których zamawiający oceni oferty.
Cena brutto (C)całkowita cena oferty brutto
80%
Aspekt społeczny (Zatrudnienie w okresie obowiązywania umowy osoby z niepełnosprawnością)zatrudnienie min. 1 osoby (1/4 etatu/40h)
20%
Czerwone flagi
AISygnały, na które warto zwrócić uwagę przed startem.
Termin składania ofert przypada na okres wakacyjny (11 sierpnia)
Termin w okresie wakacyjnym (lipiec-sierpień) może ograniczać liczbę oferentów ze względu na urlopy.
Kary i sankcje
AI- kary umowne za odstąpienie Wykonawcy: 50% maksymalnego wynagrodzenia brutto
- maksymalna suma kar za niewykonanie/nienależyte wykonanie: 30% maksymalnego wynagrodzenia brutto (za poszczególne naruszenia)
- kara umowna za brak zatrudnienia osoby z niepełnosprawnością: 20% wartości maksymalnego wynagrodzenia brutto
Pozostałe 5 zapisów o karach po założeniu darmowego konta.
Pytania i odpowiedzi
4Wyodrębnione z wyjaśnień treści SWZ.
1Zamawiający w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia w Rozdziale II pkt 3 wskazał, że wydarzenie ma odbyć się w obiekcie zlokalizowanym „w Warszawie”, jednocześnie precyzując, że obiekt „powinien znajdować się w promieniu do 25 km od Dworca Centralnego” oraz spełniać warunek dogodnego dojazdu komunikacją miejską (czas przejazdu do 45 minut, maksymalnie jedna przesiadka, przystanek końcowy nie dalej niż 400 m od obiektu). Wskazujemy, że wyznaczony przez Zamawiającego promień do 25 km od Dworca Centralnego obejmuje swoim zasięgiem również obszary położone poza granicami administracyjnymi m.st. Warszawy (m.in. gminy ościenne, takie jak Piaseczno, Legionowo, Marki, Ząbki, Pruszków). Zapisy pkt 3 pozostają zatem w tym zakresie niejednoznaczne - kryterium „w Warszawie” nie pokrywa się z kryterium „w promieniu do 25 km od Dworca Centralnego”. W związku z powyższym wnosimy o wyjaśnienie: Czy Zamawiający dopuszcza wskazanie w ofercie obiektu położonego poza granicami administracyjnymi m.st. Warszawy, o ile obiekt ten spełnia łącznie pozostałe wymagania określone w Rozdziale II pkt 3–4 SOPZ, tj. znajduje się w promieniu do 25 km od Dworca Centralnego, zapewnia dogodny dojazd komunikacją miejską (czas przejazdu do 45 minut, maksymalnie jedna przesiadka, przystanek końcowy do 400 m od obiektu) oraz spełnia standard minimum hotelu trzygwiazdkowego.
Zamawiający informuje, że:
dopuszcza, aby obiekt znajdował się poza granicami administracyjnymi m.st. Warszawy,
jednakże musi spełniać warunki:
• Znajdować się w promieniu do 25 km od Dworca Centralnego, z dogodnym dojazdem komunikacją miejską. Przez dogodny dojazd (Zamawiający wyklucza dojazd autobusami linii nocnych) komunikacją miejską Zamawiający rozumie dojazd środkami komunikacji miejskiej tj. m.in. autobus, tramwaj, metro, kolej miejska, z Dworca Centralnego w Warszawie, w promieniu do 25 km od Dworca Centralnego.
• Czas dojazdu komunikacją publiczną, zgodnie z rozkładem jazdy, nie może przekraczać 45 minut. Przez dogodny dojazd rozumie się przejazd, z maksymalnie jedną przesiadką w odległości przystanków
komunikacji miejskiej do 500 m od dworca (odległość drogowa liczona na podstawie mapy, np. Google Maps, przy zachowaniu dokładności pomiaru rzędu max. 100 m.).
• Odległość końcowego przystanku nie większa niż 400 m od obiektu/miejsca wydarzenia (według odległości dla pieszego według Google Maps). Czas dojazdu do obiektu nie dotyczy dojścia z/do przystanku i oczekiwania na transport.
Powyższe informacja są wiążące i stanowią integralną część SWZ.
Wykonawcy zobowiązani są uwzględnić powyższe zmiany w składanych przez siebie ofertach.
Pozostałe zapisy SWZ pozostają bez zmian.
1materiały marketingowe, identyfikacja wizualna i dekoracje
W Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia Zamawiający przewidział wymagania dotyczące przygotowania przestrzeni konferencyjnej, oznakowania wydarzenia oraz zastosowania elementów zgodnych z identyfikacją wizualną projektu i Funduszy Europejskich. Jednocześnie formularz cenowy nie zawiera pozycji umożliwiających wycenę wykonania, wynajmu, transportu, montażu i demontażu wszystkich wymaganych elementów dekoracyjnych i marketingowych, takich jak w szczególności: roll-upy, plansze informacyjne, flagi z logotypami, banery, ścianki reklamowe, tablice kierunkowe, inne elementy dekoracyjne, ekspozycyjne i informacyjne.
W związku z powyższym prosimy o jednoznaczne wyjaśnienie: Czy Zamawiający zapewni i udostępni we własnym zakresie wszystkie materiały marketingowe, elementy identyfikacji wizualnej oraz dekoracje wymagane do realizacji konferencji, wraz z ich dostarczeniem, montażem i demontażem?
Jeżeli nie, prosimy o wskazanie: które elementy powinien zapewnić Wykonawca, jakie są ich wymagane ilości, formaty i parametry, w której pozycji formularza cenowego należy uwzględnić koszty ich przygotowania, wykonania lub wynajmu, transportu, montażu i demontażu.
Zamawiający informuje, że udostępni materiały informacyjno-promocyjne takie jak: ściankę reklamową o wymiarach 300x220 cm, ścianę typu typu roll-up.
Transport, montaż i demontaż ścianek realizuje Wykonawca. Ponadto, przekaże do wydruku przez Wykonawcę materiały w formacie .pdf: plakat informacyjny, program konferencji do umieszczenia w przestrzeni ogólnodostępnej celem jej oznaczenia.
Materiały drukowane (plakat informacyjny, program konferencji) powinny być umieszczone w widocznych miejscach, np. na tablicach czy tablicach typu „potykacz”. Dopuszcza się umieszczenie plakatu informacyjnego, programu konferencji na wyświetlaczach, monitorach w przestrzeni ogólnodostępnej. Liczba oznakowań (strzałek) wynikać musi z architektury obiektu – ich celem jest ułatwienie orientacji uczestników w obiekcie.
Program konferencji w formacie A4 wchodzi również w skład materiałów konferencyjnych. Wydruk wykonuje Wykonawca.
Koszty należy uwzględnić w poz. 14 Załącznika nr 1 do SWZ - Formularz ofertowy - korekta
2– obsługa konferencji SOPZ nakłada na Wykonawcę obowiązek zapewnienia koordynatora konferencji oraz personelu odpowiedzialnego za obsługę organizacyjną i techniczną wydarzenia, obsługę punktu rejestracyjnego, przygotowanie sal oraz bieżącą koordynację przebiegu konferencji. Jednocześnie formularz cenowy nie przewiduje odrębnej pozycji umożliwiającej wycenę kosztów pełnej obsługi konferencji. W związku z powyższym prosimy o wyjaśnienie: W której pozycji formularza cenowego należy uwzględnić koszty zapewnienia obsługi konferencji, w szczególności: koordynatora konferencji, obsługi punktu rejestracyjnego, personelu organizacyjnego, personelu technicznego, osób odpowiedzialnych za przygotowanie i bieżącą obsługę sal, pozostałego personelu niezbędnego do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia? Prosimy również o wskazanie minimalnej wymaganej liczby osób obsługi, zakresu ich obowiązków oraz godzin pracy w poszczególnych dniach konferencji, tak aby Wykonawcy mogli dokonać rzetelnej i porównywalnej kalkulacji ceny
Koszt koordynatora konferencji, personelu organizacyjnego, personelu technicznego, osób odpowiedzialnych za przygotowanie i bieżącą obsługę sal, pozostałego personelu niezbędnego do prawidłowej realizacji przedmiotu powinien być uwzględniony w poz. 14 Załącznika nr 1 do SWZ - Formularz ofertowy - korekta.
Koszt obsługi punktu rejestracyjnego powinien być uwzględniony w poz. 12 Załącznika nr 1 do SWZ - Formularz ofertowy - korekta.
3– termin realizacji konferencji
W dokumentacji postępowania występuje niejednoznaczność dotycząca terminu realizacji wydarzenia.
W formularzu cenowym wskazano propozycję czterech możliwych terminów konferencji, natomiast w treści SWZ i SOPZ wskazano, że konferencja ma odbyć się przez dwa dni pomiędzy 28 września a 2 października 2026 r. Jednocześnie dokumentacja zawiera informację, że planowany termin realizacji całej usługi obejmuje okres od podpisania umowy do 15 października 2026 r., przy czym Zamawiający zastrzega możliwość zmiany terminu konferencji.
W związku z powyższym prosimy o jednoznaczne wyjaśnienie: Czy konferencja może zostać przeprowadzona również po 2 października 2026 r., w tym w terminie do 15 października 2026 r., czy też data 15 października 2026 r. odnosi się wyłącznie do zakończenia czynności związanych z realizacją i rozliczeniem zamówienia po przeprowadzeniu konferencji?
Ponadto prosimy o wskazanie: które cztery terminy wskazane w formularzu są dopuszczalnymi terminami realizacji konferencji, czy Wykonawca ma obowiązek zapewnić dostępność obiektu i wszystkich usług dla każdego z tych terminów, czy Zamawiający dokona wyboru jednego terminu spośród terminów wskazanych w formularzu, czy termin konferencji może zostać wyznaczony poza terminami określonymi w formularzu, jaki jest najpóźniejszy dopuszczalny termin faktycznego przeprowadzenia dwudniowej konferencji. Rozbieżność ta ma istotny wpływ na możliwość potwierdzenia dostępności obiektu, rezerwację miejsc noclegowych, sal konferencyjnych, usług gastronomicznych oraz prawidłowe skalkulowanie ceny oferty
Zamawiający informuje, że planowany termin konferencji: 2 dni pomiędzy 28.09 – 02.10.2026 r.
Zamawiający wyklucza organizację konferencji w dni ustawowo wolne od pracy. Szczegółowy termin konferencji zostanie potwierdzony przez Zamawiającego w ciągu 7 dni od podpisania Umowy.
Dopuszczalne terminy konferencji to: 28.09.-29.09.2026 r., 29.09.-30.09.2026 r., 30.09.-01.10.2026 r., 01.10.-02.10.2026 r.
Wykonawca wskazuje 1 bądź więcej terminów, w których może zrealizować zamówienie.
Liczba wskazań i nie wpływa na ocenę, żaden z terminów nie jest premiowany.
Zamawiający pozostawił możliwość zorganizowana konferencji w terminie późniejszym, jednak nie później niż do 15.10.2026 r., na wypadek nieprzewidzianych okoliczności. Zmiana terminu po podpisaniu umowy wymagać będzie zgody dwóch stron.
Historia zmian
03.08.2026 — publikacja ogłoszenia
11.08.2026 — wyjaśnienia treści SWZ (2 dokumenty z wyjaśnieniami)
17.08.2026 — upływ terminu składania ofert
03.09.2026 — ogłoszenie o wyniku postępowania